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Méthodes et outilsOrganisation personnelle

5 outils pour gagner du temps au travail

par Karine Turcin
par Karine Turcin

Lassé.e de tous ces articles qui vous propose comme solution miracle de prioriser ou de faire des to-do lists ? Voici 5 outils concrets qui vous feront réellement gagner du temps !

Les bienfaits de la méthode Pomodoro

Gagner du temps passe aussi par le fait de mieux s’organiser, et de ne pas travailler à fond jusqu’à avoir le cerveau qui flanche. Le test de vigilance de Mackworth a prouvé que la concentration descend très rapidement dès la 30eme minute. Alors pourquoi se forcer à rester attentif ? La méthode Pomodoro nous propose le meilleur moyen selon Francesco Cirillo, son créateur, de rester concentré. Il faudrait travailler 25 minutes intensivement, puis se reposer et faire autre chose pendant 5 minutes. Tous les quatre cycles de travail, prendre une pause plus longue, de 15 à 20 minutes. Productivité accrue et fatigue mentale éradiquée, garantie !

Les astuces de la méthode Scrum

Gagner du temps, c’est aussi gérer ses projets de façon efficace ! La méthode Scrum nous propose plusieurs outils dans ce sens. Si elle n’est pas entièrement applicable à votre projet, il est possible d’en récupérer certains éléments. Par exemple, les sprints peuvent être une solution ! Il s’agit de se donner des temps de travail courts (de 30 minutes pour les petits projets sur une journée, à 4 semaines pour les projets de longue haleine). A la fin de chaque sprint, une action concrète doit être réalisée. Le projet est alors découpé en différentes séquences dont on peut voir le bout.
Un autre outil de Scrum intéressant : le daily meeting. Il s’agit d’une petite réunion quotidienne, durant laquelle l’équipe échange sur le projet. Le principe : trois questions sont posées dans les 15 minutes de réunion : Ce que j’ai fait hier, les difficultés que je rencontre, et ce que je vais faire aujourd’hui. Fini les réunions de 4 heures toutes les semaines !

Une solution simple : numériser facilement ses notes

Numériser vos notes de réunion, vos dessins sur paper board, ou vos schémas pour vos projets, c’est très utile mais c’est long et fastidieux ! Voici deux astuces pour vous simplifier la vie : l’outil “Numériser” de Google Drive, et celui de Microsoft, Office Lens. Les deux vous permettent de prendre en photo vos notes, modifier vos images, les enregistrer en pdf en deux clics. Vous pouvez ensuite les envoyer directement par mail.

Devenir un roi de l’organisation avec Trello

Pas de to-do lists, c’est ce qu’avait dit. Mais je déroge à la règle pour vous présenter un outil très utile ! Trello vous permet de créer des tableaux avec différentes listes correspondant à des thématiques, ou des états d’avancement. Dans chaque liste, vous mettrez vos cartes, c’est-à-dire vos différentes tâches. Aux cartes peuvent être accrochés des liens, des documents, des checklists… C’est très complet, facile d’utilisation, et vous pouvez travailler en collaboration avec plusieurs personnes sur le même tableau.

Découvrir la matrice d’Eisenhower

Et on termine sur une note plus classique. En effet, pour gagner du temps il faut aussi prioriser. Mais bien prioriser ! Et en cela, la matrice d’Eisenhower est un excellent outil. Elle permet de classer nos tâches en fonction de leur degrés d’urgence (en abscisse) et de leur niveau d’importance (en ordonnée). Apparaît ainsi ce qu’on doit traiter en priorité, ce qu’il faut planifier, déléguer, et ce qu’on peut laisser de côté.

Nous espérons que tous ces outils vont ont été utiles ! Et vous, lesquels utilisez-vous ?

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Méthodes et outils

5 astuces pour punker, dès demain, vos réunions au boulot.

par les facilitatrices
par les facilitatrices

 

Bonjour !

Aujourd’hui, ce que vous souhaitez, plus que tout, c’est transformer vos réunions, les rendre plus efficaces et moins longues.

Et vous avez raison ! Parce que ces temps interminables où aucune décision n’est prise rendent tout le monde fou.

Parce que plus personne n’écoute…

Parce que la présentation de 50 slides de Denise a encore endormi tout le monde …

Parce que tout le monde en profite pour répondre à ses mails…

Parce que ça coûte aussi un peu cher, à la fin, tout ce temps perdu…

Alors voici 5 astuces pour punker, dès demain, vos réunions au boulot.

Affichez clairement l’ordre du jour !

Ok c’est pas très fun, c’est tout bête, c’est tout simple, mais ça marche !

Mais dis, Karine, l’ordre du jour, c’est quoi ?

C’est le sujet de la réunion, ce dont vous allez parler. Si ce n’est pas clairement précisé, et bien on parle … d’autre chose! Et au bout du temps imparti à la réunion (le maximum jusqu’à épuisement…), chacun repart travailler, et personne n’a répondu à la question…

Alors, fixez un ordre du jour clair, envoyez-le à l’avance aux participants, et affichez-le en grand dans la salle de réunion!

Affichez, on vous dit, affichez…

Les mots et les idées qui ne sont pas écrites s’envolent. C’est la base de notre travail de facilitatrices. Tout ce qui est important doit donc être noté. Le meilleur moyen de tout conserver, c’est d’utiliser des templates ou cadres visuels que vous avez pré-dessinés (une frise chronologique, une mindmap, un arbre à idées…) et de coller dessus les bonnes idées sur des posts-it (ou des petits papiers avec un bout de scotch).Si vous avez une salle de réunion attitrée (veinards!), gardez les idées affichées, vous en serez inspiré.e.s la prochaine fois (on appelle aussi ça une Obeya, promis, nous en parlerons bientôt sur ce blog.).

Soyez ambitieux.se: limitez vous à 3 sujets par réunion

Pourquoi ambitieux ? Parce qu’il faudra les terminer, ces 3 sujets. Aller au bout, y répondre, creuser les idées. Et si nous avons 10 sujets à traiter en 2h, c’est sûr, c’est certain, le premier fera l’objet de longs débats, et, les 9 derniers, on en parlera (pas) trop peu. Alors, limitez-vous, et allez jusqu’au bout !

Restez debout …

Oui, debout. Pour des réunions quotidiennes, des debriefs, des discussions flash pour prendre des décisions rapides. Rester debout, avec du mobilier approprié (mange-debout) ou même en se promenant (dans le parc d’à côté?) permet d’être dynamique, de ne pas piquer du nez sur son smartphone, et de faire court ! Les anglophones appellent ça les “stand-up meeting”. Mais “réunion debout”, ça marche aussi !

Jouez pour décider

Tout le monde a gardé une âme d’enfant. Et rien de mieux que le jeu pour stimuler les participants et les inciter à participer et à donner des idées! Les anglophones disent “serious games”, parce que l’objectif c’est quand même d’être sérieux, mais en s’amusant. Il existe nombre de livres qui présentent des jeux sérieux pour stimuler la créativité, réaliser des diagnostics, faire du team building, ou encore préparer un plan d’actionNotre référence préférée en ce moment : Gamestorming – Jouer Pour Innover, de James Macanufo et Sunni Brown.  Mais promis, nous vous en donnerons plein d’autres, très bientôt!

Nous sommes 3 facilitatrices convaincues que la facilitation, par les outils et les postures qu’elle utilise, est un trésor que nous nous devons de partager ! Vous trouverez au fil des semaines dans ce blog nos retours d’expériences, nos astuces, nos coups de cœur, nos cas d’usage.

N’hésitez pas à les piocher, reproduire, tester et à raconter ici vos propres expériences.

Copier, c’est apprendre !

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Méthodes et outils

Les 5 erreurs à commettre (et leurs parades) pour rater à coup sûr sa réunion !

par Solenne Muret
par Solenne Muret

Vous vivez des réunions parfaites. Chaque semaine, vous les enchaînez et elles sont toutes fascinantes, vous êtes captivé à chaque minute et vous n’êtes pas sorti de l’une qu’il vous tarde déjà la suivante. Vous en ressortez boosté pour des jours entiers, avec une motivation au plus haut et une liste claire de ce que vous devez faire parce qu’elles sont toutes au top de l’efficacité ?!

Oui mais bien sûr !! Allez à d’autres !!

Alors pour faire un pas et stopper l’hémorragie de la réunionite aigüe, voici les 5 erreurs que l’on retrouve (très) souvent et qui sont rédhibitoires ou incontournables pour une réunion. Tout est histoire de point de vue.

1. Ne pas respecter les horaires

Ça n’a l’air de rien mais commencer avec 15 minutes de retard, pour finir avec une demi-heure ou 45 minutes. Non, trop c’est trop.

Par respect, envers vous-même et celui des participants, il est vraiment important de se montrer ponctuel. Cette bonne habitude ne se prend pas du jour au lendemain. en revanche, le fait de savoir que les réunions commencent et surtout se terminent à l’heure amène une discipline positive, et une mobilisation différente des participants. C’est un peu comme quand nous avons rendez-vous chez le dentiste. On sait à quelle heure est notre rendez-vous mais on ne sait jamais à quelle heure on va en sortir et c’est jamais très agréable.

Donc c’est tout simple, on commence à l’heure et dès le début de la réunion, on s’accorde sur l’heure de fin (et éventuels décalages), même si cela a déjà été mentionné dans l’envoi de l’ordre du jour. Il en va du bon déroulement de la réunion mais aussi de la journée de chacun. Une proposition pour vous y aider est d’utiliser un time keeper.

2. Ne pas fixer d’objectifs à la réunion

Ca semble saugrenue mais cela arrive tellement souvent. Combien de fois nous sommes-nous dit “pour quelles raisons je vais à cette réunion?” “ Et au final, qu’en est-il sorti?” “des décisions ont-elles été prises?” “Et moi, je n’ai rien de spécial à faire pour la prochaine? “ “Je me demande vraiment pourquoi je suis venu”….

Dans la présentation de l’ordre du jour, il est donc vraiment important de préciser les décisions,  les engagements, ou encore, les points d’étapes qui doivent aboutir lors de cette réunion. Chaque participant doit en ressortir avec une vision claire de ce qu’il doit ainsi apporter pour la prochaine fois.

3. Lancer une présentation de 140 slides…

… ou comment perdre son auditoire au bout de la 3ème …

Et pour peu que les slides soient remplies de texte. C’est foutu !

Une méthode éprouvée et vraiment pertinente pour palier au Powerpoint sans fin est le Pecha Kucha : 20 slides, 20 secondes par slide, pas de texte, une photo ou une illustration. 6mn40 pour présenter un succès et capter votre auditoire à coup sûr, tout en respectant un timing.

Mais le compte-rendu dans tout ça me direz-vous ?

4. Ne pas faire de compte-rendu

Et oui, il en faut bien un. Comment transmettre l’information, garder traces des décisions, des échanges. Rien de mieux que d’avoir un scribe, ou une personne qui se charge du compte-rendu et cela à tour de rôle. Ca participe aussi à l’implication et la participation de chacun. Et pour rebondir avec le Pecha Kucha, à côté de la photo, le scribe synthétise grâce à quelques mots clés. Ou encore, expérimentez les compte-rendus vidéos/audios. Vous en surprendrez plus d’un à le regarder/écouter jusqu’au bout alors que jusque là, il ne l’aurait pas forcément lu avec attention.

5. Pensez tout seul !

Rien de pire que de participer à une réunion uniquement faite d’informations descendantes où les participants font simplement acte de présence.

Alors qu’il existe tellement d’outils et de solutions très faciles pour s’assurer que le message est clair, compris et partagé par tous. Exemple ? Quand vous avez une information à partager à votre équipe, plutôt que de vous lancer dans un Powerpoint que vous aurez mis des heures à préparer, et sur lequel vous allez parler pendant bien 30 minutes, je vous propose une autre approche. Lancez-vous dans un pecha kucha. Le temps de préparation sera plus court pour vous, il vous permettra de bien structurer votre intervention, d’aller à l’essentiel. Ensuite, 6mn40 de présentation attractive pour votre équipe. Puis, en petits groupes, demandez-leur de retranscrire sur une affiche, comme pour la Une d’un journal, ce qu’ils ont retenu de vos messages. Vous aurez ainsi un retour constructif de votre intervention et ils y auront pris part.

Et tout est là. il est indispensable d’associer vos collaborateurs, même dans le simple partage d’informations, pour ne pas que ça rentre par une oreille pour sortir par une autre. Il faut les mobiliser et les solliciter sur ce qu’ils en ont retenu. L’intelligence collective commence déjà là.

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