Organisation personnelle

Gestion du temps : en finir avec les distractions et les interruptions

par Karine Turcin

Le principal problème de notre époque, c’est le manque de temps.

« J’ai pas le temps, je suis débordé.e, je suis en retard partout, je fais tout au dernier moment … » : le sentiment de ne pas être efficace et de courir après une to-do list toujours plus longue n’est pas du tout agréable, nous le savons tous.

Si vous vous reconnaissez ici, je vous propose de réfléchir à une seule et unique question :

Comment protégez-vous votre temps ?

Parce que personne d’autre que vous ne fera attention à votre temps. Personne ne se dira : « tiens, si je te laissais tranquillement finir ton dossier avant de t’interrompre avec ma question brûlante… »

Donc pour être efficace, et (re)gagner du temps, nous ne pouvons compter que sur nous-mêmes. Par conséquent, il faut mettre en place une vraie stratégie personnelle de lutte contre les tueurs de temps ! Et cette stratégie commencer par les identifier clairement.

Les tueurs de temps

Les tueurs de temps sont les choses qui nous empêchent de profiter pleinement des 24h de notre journée. Il nous empêchent de faire ce que nous avons à faire pour avoir le sentiment d’être efficaces sans nous épuiser.

Ce sont aussi par conséquent les choses qui nous volent notre temps libre !

Générateurs de stress, les tueurs de temps impactent également notre moral. Je me sens toujours super mal après une journée gâchée par 1000 choses qui m’ont coupée dans mon travail.

Il y a donc une première étape avant de nous remettre totalement en question (« je travaille lentement, je ne suis pas organisé.e, je n’ai pas les bons équipements, je n’utilise pas le bon logiciel » …). Cette étape est l’identification des tueurs de temps de notre quotidien. Elle sera suivie par la mise en place d’une stratégie pour les éliminer, ou du moins réduire au maximum leur impact.

Et, bonne nouvelle, il n’existe que deux types de tueurs de temps : les interruptions et les distractions. Nous allons donc pouvoir nous y attaquer facilement 😉

Tueurs de temps numéro 1: les interruptions

Les interruptions sont des actions qui nous coupent dans ce que nous sommes en train de faire. Elles viennent de l’extérieur, et ne sont pas prévues. Une interruption m’oblige à arrêter ce que je fais, pour consacrer mon attention à une soudaine demande particulière.

Dans le désordre : les notifications sur nos outils numériques, quelqu’un qui passe la tête dans notre bureau pour nous parler, un appel téléphonique, une défaillance de l’un de nos outils de travail, la livraison d’un colis espéré « entre 8h et 12h », un dossier qui devient tout à coup urgent alors qu’on est sur autre chose, …

Le gros problème des interruptions, c’est qu’elles se croient toujours prioritaires sur ce que nous étions en train de faire. Elles s’imposent dans notre journée de manière brutale et sans négociation possible. Car une fois qu’on est interrompu.e, même si nous refusons poliment de répondre à cette interruption, nous avons quand même été déconcentré.e…

Des études ont montré qu’il faut plus de 20mn pour se reconcentrer après une interruption. Et que nous sommes en moyenne sollicité.e.s toutes les 10mn !

Conclusion de l’affaire : nous ne sommes jamais pleinement concentré.e.s. Ce découpage de nos journée en plein de petits temps successifs est extrêmement fatiguant : nous allons consommer beaucoup d’énergie supplémentaire pour, à chaque fois, nous replonger dans nos propres activités.

Notre préconisation : Protégez votre temps des interruptions en vous créant des « bulles » de déconnexion et de vraie indisponibilité chaque jour. Et surtout planifiez-les pour vous y tenir. L’objectif : les transformer en habitudes (Vive Tim Ferriss !). Organisez votre planning pour dédier ces temps protégés à des choses vraiment importantes pour vous et votre travail (Vive Eisenhower !). Vous allez voir, c’est un vrai cadeau à soi-même !

Tueurs de temps numéro 2 : Les distractions

Les seconds tueurs du temps que nous pouvons chasser sont les distractions. Les distractions viennent de nous-mêmes. Ce sont des auto-interruptions, si vous préférez !

Quelques exemples : tiens, si j’allais surfer sur Instagram / manger quelque chose (alors que je n’ai pas faim…) / étendre une lessive / appeler un ami pour prendre des nouvelles / traîner à la machine à café / ranger mon bureau .. le tout alors que je suis dans mon temps et dans mon espace de travail.

Je dis pas que tout ça doit être banni de nos habitudes ! Mais si nous laissons ces distractions envahir notre temps de travail… alors nous devrons bien rattraper le temps perdu à un autre moment. CQFD.

C’est-à-dire travailler plus tard, sous pression, voire le soir ou le week-end, au lieu de se distraire sereinement avec nos activités préférées.

Notre préconisation : nous avons tous tendance à laisser les distractions nous envahir quand nous sommes sur une activité ou une tâche qui ne nous motive pas vraiment. Nous vous proposons donc de baliser très clairement le temps que vous allez dédier à cette tâche pas super fun.

Ce temps doit être court (1h maximum) pour éviter le « pffffff j’en ai marre .. ».

Pensez à vous offrir une pause de 10 à 15mn juste après, pour chasser ce truc pas drôle de votre esprit. Ensuite, prévoyez d’enchaîner sur quelque chose qui vous plaît et que sur quoi vous pourrez facilement vous concentrer, avec plaisir.

Et en équipe ?

Faire une évaluation de toutes les interruptions que vous subissez en équipe est une excellente idée ! Ce travail collaboratif vous permettra de rentrer dans une démarche d’amélioration continue : vous pourrez ainsi mettre en place quelques règles correctives pour que chacun respecte le temps des autres.

Envie d’aller plus loin ? Le premier module de notre formation certifiante « Développer des compétences de manager facilitateur » est entièrement consacré à l’organisation et la productivité du manager / chef de projet. Plus d ‘info par ici !

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En équipe Manager Facilitateur Méthodes et outils Organisation personnelle

Comment nous n’utilisons plus les mails pour travailler (et nous en sommes très heureuses!)

par les facilitatrices

Nombre de mails quotidiens : néant.

Zéro. Nada. Nothing, Aucun. Nous avons totalement supprimé les mails entre les membres de notre équipe.

Je ne reçois aucun mail de mon équipe de travail de La facilitation. Et je ne leur en envoie aucun non plus.

Et pourtant nous avons plus d’une dizaine de projets en cours, ainsi que des formations quasi chaque semaine à planifier, un site web, une page YouTube, des conférences en ligne chaque mois, des ateliers découverte mensuels également à organiser. Une newsletter, des publications sur LinkedIn…

Nous sommes tout.e.s en travail à distance. Nous n’avons quasiment aucune réunion entre nous qui dépasse 40mn.

Et pour tout coordonner, nous nous passons TOTALEMENT des mails.

Et ce depuis des années. Quand nous initions des gros projets, avec des partenaires extérieurs (souvent !), nous avons pour but dès le début du projet de mettre en place avec eux la même organisation.

Voici notre recette, en 3 étapes

Etape 1: utiliser un Kanban sur un outil collaboratif numérique, de type TRELLO

Nous avons mis en place depuis des années un suivi très transparent du travail en cours (workflow : flux de travail) sur l’outil Trello à partir du modèle Kanban.

Comment ça marche ?

Nous avons des tableaux dédiés à nos gros projets. D’autres tableaux sont dédiés au suivi des formations, de nos campagnes de communication, ou encore au suivi de la progression des stagiaires. Ils sont tous super accessibles sur notre interface Trello. C’est un outil que nous vénérons profondément pour le temps qu’il nous fait gagner !

Sur chaque tableau, nous créons une liste de tâches à réaliser. Nous leur assignons un.e responsable et une date limite. Ensuite, chacun fait progresser ses tâches dans les colonnes « à faire » quand nous décidons (seul.e.s ou en équipe, selon la tâche) que ça devient une priorité. La carte navigue ensuite dans « en cours » quand le travail et lancé, dans « en validation » si nécessaire. Elle est déposée avec joie dans « terminé » quand elle est achevée!

Toutes nos conversations se font par messages sur ces tableaux, messages répartis clairement sur les tâches qui les concernent. Nous y ajoutons également les pièces jointes ou des liens vers nos espaces de stockage en ligne (Google Drive et Dropbox).

Terminé les mails qui s’entassent dans la boite de réception sans aucune organisation, heure après heure ! Tout est automatiquement classé par projets ou par tâches.

Terminé les personnes en copie de mails qui ne les concernent que de loin : tout le monde a accès au Trello, et donc à toutes les infos, en toute transparence !

Nous avons choisi Trello depuis des années, en version gratuite encore (largement suffisante). Et nous testons également Planner avec nos clients lorsqu’ils utilisent la suite Office 365. Notion.so nous intéresse aussi beaucoup car cet outil propose des fonctionnalités plus approfondies que Trello. A voir si un jour nous basculons.

Etape 2: utiliser un WhatsApp pour les urgences et les échanges plus légers !

Nous utilisons aussi notre groupe WhatsApp quand nous voulons nous envoyer des informations plus urgentes qui demandent une réaction dans la demie journée en cours. Cette application nous permet de nous envoyer des messages vocaux et des photos, bien plus pratiques que du texte pour transmettre et écouter une demande qui demande des explications précises.

Et nous l’utilisons aussi pour nous envoyer les bonnes nouvelles (de jolis nouveaux projets, de nouveaux inscrits dans les formations…), des liens intéressants, des clins d’oeil, des Gifs, des photos de vacances … C’est notre machine à café virtuelle 😉

Pour tout ce qui doit être traité dans l’heure, c’est téléphone direct. Ça nous arrive rarement, en réalité, depuis que nous avons reconsidéré notre définition de l’urgence 😉

Etape 3: ritualiser une réunion hebdomadaire d’organisation de la semaine

Chaque lundi, nous avons notre « weekly » en visio sur Zoom à 11h. C’est notre réunion de lancement de la semaine. L’occasion d’échanger des news de notre week-end, de voir comment ça va, et de lancer la semaine. Que reste-il à préparer pour les projets? Pour les formations ? Y-a-t-il des changements au planning prévu (souvent !) ? Cette réunion est l’occasion de poser nos « gros cailloux » de la semaine, c’est-à-dire les choses importantes et qui doivent être priorisées. Elle permet d’éviter de se voir submerger par les « urgences » des autres, qui ne manqueront pas d’arriver dès le lundi après-midi 😉

Si vous avez envie d’en savoir plus sur la théorie des gros cailloux afin de mieux gérer vos priorités pour gagner du temps, voici une vidéo que nous adorons utiliser dans notre formation « Organisation et productivité des managers » : les gros cailloux.

Comment choisir les bons outils pour se passer des mails ?

Nous avons mis en place ces outils depuis plusieurs années. Cette stabilité est très importante pour nous car elle nous permet de bien les maîtriser et donc de réellement gagner du temps. Leur utilisation est devenue une seconde nature. Nous formons au maximum nos nouveaux partenaires de travail pour qu’ils les utilisent avec nous. Les convaincre n’est pas si difficile… Il suffit de leur montrer que, grâce à ça, ils ne seront pas envahis de mails quand ils travaillent avec nous ! La prise en main est facile, intuitive, et le résultat quasi immédiat en termes de gain de temps.

Les outils collaboratifs numériques sont très nombreux sur le marché, il est parfois difficile de s’y retrouver. Nous avons créé une cartographie en accès libre sur Coogle pour commencer à répertorier ce qui existe et y voir un peu plus clair. Vous pouvez la consulter ici : cartographie des outils collaboratifs numériques.

Notre cartographie des outils collaboratifs numériques

Voici quelques pré-requis à suivre pour mettre en place un kit de communication efficace dans votre équipe, et ne plus perdre de temps avec les montagnes de mails non traités:

–> Explorez ce que votre organisation a déjà mis à votre disposition (la suite Office 365 de Microsoft, par exemple)

–> choisissez des outils qui sont déjà largement diffusés (pour éviter les flops de start-up aventureuses). Prenez en compte votre budget (attention aux versions premium qui basculent en payant après quelques semaines). Enfin, visez la simplicité. Rien de pire que des usines à gaz qui nous font perdre du temps au lieu d’en gagner!

–> Établissez en équipe une charte d’usage de ces outils en fonction de l’urgence / importance de l’information à transmettre

–> Testez un nouvel outil à la fois . Pensez à bien former chaque utilisateur aux principes de base, dès le début !

Et n’oubliez pas : les outils numériques ne remplacent en aucune façon le contact réel ! Pensez à prendre du temps ensemble, à discuter de tout et de rien, à respirer en plein air 😉

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Méthodes et outils Organisation personnelle

Rythmer ses journées avec de l’important non-urgent

par Solenne Muret

Régulièrement, je me dis « Waouw ! Je n’ai pas touché terre de la journée… Mais pour autant, sur quels dossiers ai-je réellement avancé ?! ». Comment réussir à organiser ses journées pour ne plus se dire ça ?

Ça ne vous arrive jamais d’avoir ce sentiment désagréable, cette frustration de ne pas avoir pu travailler sur des sujets de fond, des dossiers importants? Et au contraire d’avoir été happé.e par le quotidien, les mails, les coups de fil, les demandes de dernière minute…

Mais qu’est-ce qui est important ?

Parmi toutes les demandes à traiter, les dossiers à gérer, comment définir l’importance ?

Selon le Larousse, l’importance est le degré de force, d’intensité, de valeur, d’intérêt, de quelque chose ou de quelqu’un… Bon… Ma définition ?

Ce qui est important, ce sont les actions qui permettent d’avancer sur un projet, de débloquer des situations, de faire des pas, d’être dans le mouvement, la progression : caler un rendez-vous de cadrage, prendre un temps de réflexion pour construire une proposition ajustée pour un client, faire des points d’étape avec ses collègues pour mieux avancer ensemble, produire du contenu pour notre communauté, préparer les formations…. Il y a donc aussi un critère fort de temporalité derrière ce qui est important, sans pour autant tomber dans l’urgence. Car impossible de tout rendre urgent. Sinon, c’est la course à l’urgence. L’engrenage. Et je ne suis pas une machine…

Et le plaisir dans tout ça ?

Effectivement, l’importance relève aussi de ce qui est source de plaisir, d’épanouissement, de satisfaction individuelle et collective. Ici, j’identifie ma zone de génie, ou ma zone de flow. Quelles sont les activités dans lesquelles je m’exprime pleinement, dans lesquelles je prends énormément de plaisir et qui sont productrices de grande valeur ? Qui m’apportent satisfaction ? Qui me font grandir ?

L’urgent est nécessaire pour ne pas reculer

Pour autant, je suis vite rattrapée par le quotidien. Les mails, les appels téléphoniques, les demandes pour hier, les rendez-vous impératifs de dernière minute, les changements de plannings… Et d’un certain point de vue, c’est aussi important de répondre, d’être disponible, réactif.

Alors, comment s’y prendre ? Comment améliorer sa propre organisation et trouver un équilibre efficient ?

Pour la gestion des mails, je vous livre ici une de mes pratiques mises en place depuis plus de 15 ans maintenant. C’est pour moi une règle immuable qui a transformé mes débuts de journée.

A l’époque, je travaillais comme chef de projets événementiels. Et pendant certaines périodes, je pouvais recevoir jusqu’à 400 mails par jour… Je vous passe le nombre de courriers reçus quand je partais quelques jours en congés… C’était donc la hantise d’ouvrir la boîte de réception. Je me rappelle même faire des paris avec mon collègue : celui qui en a le plus, l’autre lui offre un chocolat pour alléger sa peine…

Aujourd’hui, j’en reçois beaucoup moins car j’utilise d’autres outils que le mail. Mais, surtout, je continue à respecter cette bonne pratique :

Ne jamais commencer sa journée par lire ses mails

C’est une règle d’or. Toujours débuter ma journée de travail par une activité de fond, qui nécessite une concentration, un calme. Réserver entre 30 minutes et une heure pour avancer sur de l’important. Une fois que c’est fait, j’ai la satisfaction d’avoir réalisé du concret, d’être dans l’action « utile ». C’est la base, pour organiser ses journées de travail.

Du coup, ok, je peux ouvrir ma messagerie avec le sourire. J’accueille tout de suite plus sereinement les messages, les sollicitations, car je sais que j’ai déjà produit, j’ai déjà avancé. Je n’ai pas à repousser des éléments importants sous prétexte d’avoir un mail urgent à traiter. Car, dans les faits, répondre à 9h (ou 10h) au lieu de 8h à un mail, en quoi cela va-t-il être néfaste ?

Et cadeau, j’ai une autre très bonne astuce pour vous …

Récemment, j’ai découvert une nouvelle pratique. J’ai envoyé un mail à une de nos prestataires. Là, réponse automatique immédiate : « j’ai bien reçu votre mail. Je prends connaissance de mes messages 2 fois par semaine, le mercredi matin et le vendredi après-midi. Je pourrai donc vous apporter une réponse sur ces créneaux. »

J’ai trouvé ça excellent ! Très efficace d’un point de vue organisation personnelle !

J’ai voulu le tenter. Je n’ai pas encore osé. Je ne l’ai pas encore fait car mon agenda hebdomadaire n’est pas aussi linéaire, mes plages « libres » ne sont pas les mêmes d’une semaine à l’autre. Pour autant, je retiens bien l’idée d’adresser une réponse automatique comme par exemple : « Je ne suis pas tous les jours connectée à mes mails, je reviens vers vous d’ici 72h. » A creuser…

Seul l’important permet d’avancer

Là est le fond de la question. Comment consacrer un temps suffisant et satisfaisant chaque jour, pour réaliser des actions importantes à la fois pour soi, et pour les autres. Pour moi, c’est un défi, ça relève aussi d’une certaine forme de discipline.

Personnellement, j’ai besoin de faire du sport. Je nage, je cours, je pédale, je surfe. Pour moi, c’est une des clés de mon équilibre. Il m’arrive très régulièrement de dire « Non, je peux pas, j’ai piscine. » Cela fait très souvent sourire mais je n’y déroge pas dans 99,99% des cas. C’est important pour moi. Et si vous voulez que je me sente bien avec vous, j’ai besoin de faire des longueurs, de rire avec mes acolytes en maillot et de glisser sur quelques kilomètres. Donc je n’accepte aucune réunion sur ces créneaux. Je suis du coup capable de me jeter à l’eau à des heures très matinales pour certains et j’ai une énergie d’enfer pour le reste de la journée !

Certains vous parleront « Miracle Morning », qui repose sur le même principe : bloquer un temps matinal pour accomplir un rituel qui nous fait du bien. Même s’il faut bien noter que personne n’est obligé de se lever à 5h du matin pour passer une bonne journée 😉

D’autres utilisent aussi le fameux Diagramme d’Eisenhower. Pour tout savoir sur cet outil, retrouvez notre précédent article en cliquant ici.

Structurer son temps

Penser à soi pour être bien avec les autres et progresser positivement. C’est une organisation. De mon côté, j’aime bien le visualiser sur la semaine : répartir les actions importantes par lesquelles je vais commencer mes journées, caler donc mes séances de sport mais aussi les dossiers qui doivent progresser.

Karine, de son côté, pratique cette démarche au quotidien : clôturer chaque journée par ces deux questions: « Qu’ai-je réussi à faire d’utile et d’important aujourd’hui ? Et qu’est-il important que je fasse demain? ». Les réponses sont notées sur une feuille, laissée sur son bureau, pour initier la journée du lendemain avec déjà clairement posé ce qui est prioritaire. Et pour célébrer ce qui a été réussi !

Et vous, quelles sont vos bonnes pratiques pour sortir la tête du guidon ?

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Méthodes et outils Organisation personnelle

“Avoir l’audace d’espérer…”

par Solenne Muret

Si je vous dis “YES, WE CAN !” Forcément vous pensez à Barack Obama.

Et si je vous dis “AVOIR L’AUDACE D’ESPÉRER ! “. Vous savez ? C’est aussi Barack Obama !

Avoir l’audace d’espérer, page 80 de sa biographie dans laquelle je me suis plongée récemment.

Les biographies ne font pas forcément partie de mes premiers choix de lecture mais je suis en train de changer d’avis.

Découvrir le parcours d’un leader, c’est toujours inspirant : les épreuves, les coups bas, les jeux politiciens, partir de (presque) rien, être parfois à contre-courant, se nourrir de figures inspirantes, être dans l’action, pouvoir s’engager grâce à ses soutiens familiaux, faire bouger les lignes, défendre ses convictions, développer une confiance aveugle avec ses collaborateurs, s’adapter en permanence, évoluer face à des changements, des aléas, négocier, convaincre, argumenter, oser, croire en soi, gérer le stress, assumer les espoirs ou les attentes que des personnes vous confient…

Des histoires humaines qui m’inspirent et avec lesquelles je fais de nombreuses transpositions, à mon humble échelle, dans ma vie quotidienne.

AVOIR L’AUDACE D’ESPÉRER.

Le hasard du calendrier a fait que j’ai lu cette phrase entre Noël et Jour de l’An. Une période souvent propice pour faire le bilan, pour se poser les bonnes questions, pour retrouver son alignement entre ses valeurs, ses motivations et ses actions quotidiennes.

Définir ses ambitions et les assumer

Je prends ce temps de réflexion personnelle depuis de nombreuses années pour me poser, prendre du recul, et me dire “Ok, où j’en suis maintenant ?”. J’ai XX ans, est-ce que je suis heureuse ? Ce que j’ai fait cette année a-t-il du sens pour moi ? Et surtout dans quoi je me lance pour l’année qui arrive ? Mon pourquoi, mon comment. De là découleront des objectifs, des souhaits, des ambitions.

Et cette année, cette phrase qui ne cesse de raisonner dans ma tête a apporté une nouvelle dimension à ma réflexion.

Je me rends compte que j’ai posé des objectifs plus clairs, aussi bien à travers des objectifs à atteindre que d’éléments dont je ne veux pas/plus.

De la clarté aussi sur un niveau d’ambition, d’épanouissement et de réussite que j’ai envie d’assumer et qui me donne de l’élan.

Avoir l’audace…

Avoir l’audace, OSER, expérimenter, s’engager, être dans l’action, être moteur, initier, créer, proposer, innover…

…d’espérer.

Croire, positiver, dynamiser, être optimiste, persévérer, pérenniser, être enthousiaste, être aussi dans la résilience.

Concrètement, je fais comment ?

J’arrête de prendre des bonnes résolutions et je passe à l’action !

Chaque année, pour formaliser et structurer mes objectifs, j’utilisais une méthode toute simple et toute logique qui consiste à poser ses grands objectifs annuels, puis de les découper par trimestre, puis par mois, voire par semaine. Efficace pour tenir le cap, réalisable dans la plupart du temps selon les aléas.

Cette année, j’ai testé 2 outils que j’ai fini par croiser, pour affiner ma réflexion, qu’elle soit plus globale, qu’elle intègre des dimensions que je n’abordais pas jusque là.

Le Past Year Review

Tim Ferriss propose de faire son « Past Year Review« , son « examen de l’année passée ». Une méthode aussi simple qu’efficace pour faire le point de son année.

Pour cela, il suffit de prendre une feuille, de tracer 2 colonnes : POSITIF / NÉGATIF.

Et de reprendre ensuite son agenda.

Pour chaque semaine, ou mois, vous notez toutes les personnes, les activités, les engagements qui ont suscité chez vous des émotions positives/négatives dans les colonnes respectives.

Une fois que l’année est ainsi retracée, vous identifiez, dans la colonne « POSITIF », les 20% des éléments les plus fiables, les plus puissants. Et vous faites ainsi en sorte d’en avoir davantage sur 2022. Et surtout, de les reprogrammer de suite (déjeuner avec des amis, événements, engagements…).

Rien n’est réel tant que ce n’est pas bloqué dans l’agenda !

Puis, vous prenez la liste des points négatifs et vous la positionnez dans un endroit où vous pourrez la voir régulièrement, pas de manière omniprésente mais accessible.

Elle contient effectivement tous les éléments toxiques à réduire, à bannir de votre quotidien. (des personnes à éviter, des habitudes à supprimer…).

En conclusion, au bout de 45 minutes, on obtient une vision très concrète de ce qui nous fait du bien, ou pas… Et on peut alors repartir d’un bon pied. Car pour avancer, comme dit Tim Ferriss, il ne suffit pas simplement d’enlever le négatif car ça crée un vide.

Il faut remplir ce vide de positivité !

Dans un tout autre domaine, j’ai découvert aussi très récemment Shubam Sharma qui partage sur Youtube nombre de conseils pour gagner en productivité grâce à des outils numériques. Il partage sa méthode pour faire sa revue annuelle sur Notion. Vous pouvez tout aussi bien la faire sur dans un tableau ou sur une feuille de papier.

Je vous invite à découvrir en entier le contenu de sa démarche. Je vous partage ici les points qui ont le plus retenu mon attention.

Sur la partie “apprentissages”, j’y intègre désormais :

les éléments pour lesquels je suis reconnaissante (rencontres, relations, activités…)
mes découvertes de l’année (outils, livres, podcasts…)
les leçons de vie de l’année

Sur la partie “Actions à venir”, j’aime particulièrement l’approche “mes 3 intentions de l’année” que je décline ensuite à travers un plan d’actions et des indicateurs.

Cette nouvelle année est donc pour moi lancée avec l’audace d’espérer.

Et vous ?

Je serai ravie d’avoir votre feedback et de partager aussi vos objectifs audacieux.

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Dans la bibliothèque Manager Facilitateur Organisation personnelle

Biblio La Facilitation : nos livres préférés

par les facilitatrices

Nous vous partageons régulièrement nos conseils lecture lors des conférences, des formations ou des ateliers que nous passons ensemble.

Voici nos 3 références du moment :

Carnet de facilitation, l’intelligence collective ne s’improvise pas de Melissa Aldana, Vincent Dromer, Thibaud Gangloff, Geoffrey Guillochin et Yoann Lemeni. Editions Eyrolles

Non, ce n’est pas un énième livre sur la facilitation mais un carnet pour :

– explorer le monde de la facilitation,

– créer les conditions de l’intelligence collective

– trouver des outils pour fédérer et tirer le meilleur parti d’un collectif, le rendre réactif, adaptable et efficace.

La boîte à outils de la pensée visuelle de Béatrice Lhuillier et Caroline Tsiang – Edition Dunod

Un guide proposant des outils pour mettre en œuvre la pensée visuelle dans son entreprise, un mode de communication qui associe les mots et les images afin de dynamiser ses messages et de penser différemment.

La 25e Heure : comment travailler 1 heure de moins chaque jour, de Guillaume Declair, Bao Dinh et Jérôme Dumont. Édition Revue et augmentée
Ce petit livre regorge d’astuces très utiles (et faciles à déployer!) pour bien s’organiser, pour gagner du temps dans votre quotidien professionnel, même quand on n’est pas CEO de start-up 😉

Et vous, quels sont vos livres préférés pour optimiser votre quotidien professionnel ?

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Méthodes et outils Organisation personnelle

Retrouvez du temps chaque jour : priorisez !

par les facilitatrices

Chaque jour, j’entends des gens me dire qu’ils sont débordés. Pourtant, il existe une solution très simple pour bien s’organiser et retrouver du temps.

Et disons le tout de suite, soyons honnêtes : la to do list, ça ne marche pas.

Si vous êtes est en charge de plusieurs projets, si vous travaillez avec de nombreuses personnes, si vous voulez voir vos amis, votre famille, si vous avez des activités associatives, une maison à ranger, des animaux à nourrir, des réunions à n’en plus finir, des emails qui s’empilent, des notifications Slack, WhatsApp, Trello, Facebook Messenger … Vous le savez, c’est très vite le chaos !

Votre to do list est commencée depuis 2013, et elle est toujours en cours. Et puis quand une tâche listée ne vous plait pas, hop ! Il suffit de la laisser en plan et de passer à la suivante ! Emballé, c’est pesé, on passe à autre chose … (c’est la fameuse loi de Laborit !)

Mais le problème, c’est que les vilaines tâches ne s’effacent pas toutes seules… Elles restent là, bien sages, à attendre que qu’on s’y mette. Et souvent, elles en profitent aussi pour prendre beaucoup de place dans nos esprits. Une petite voix qui nous dit : ça, c’est à faire, c’est pas terminé, il faut que tu t’y colles …

Tout ça vous parle ? Très bien. Alors il est temps de passer à l’action avec de vraies solutions pour regagner la maîtrise de votre temps.

Les solutions pour gagner du temps sont nombreuses, trop nombreuses !

Mais par quoi commencer ? Quand vous recherchez « mieux gérer son temps » ou « efficacité temps » dans Google, il y a des kilomètres de propositions et d’astuces.

Je vous propose donc de commencer par un premier petit pas : la priorisation. Le principe ? Identifier ce qui est prioritaire, et ce qui peut attendre, un peu (ou beaucoup! ). Très facile à mettre en place, cette méthode va vite transformer vos journées et vous permettre de regagner du temps. Pour vous aider à prioriser, nous allons utiliser la matrice d’Eisenhower.

La priorisation et la matrice d’Eisenhower

Prioriser, c’est hiérarchiser avec des critères. Cette grille ultra simple propose de classer nos tâches en fonction de deux critères (facile!) : l’urgent et l’important.

Le président américain D. Eisenhower aurait dit : « ce qui est urgent est rarement important, et ce qui est important est rarement urgent« . Et c’est vrai ! Nous avons tous quelque chose d’important à faire, mais que nous laissons de côté à cause des urgences qui s’empilent. Les mails avec les demandes « urgentes » des autres nous dictent notre agenda. Nous sommes dépendants des urgences des autres.

Pour réussir à faire avancer les choses vraiment importantes pour nous, et à ne plus nous laisser submerger par ces urgences, voici la marche à suivre.

Évaluez l’urgence et l’importance de chacune de vos tâches

1. Pour chaque tâche de votre liste, notez de 1 à 5 son niveau d’importance : est-elle prioritaire pour faire avancer vos projets, ou est-elle plutôt secondaire ?

2. Ensuite, notez son niveau d’urgence, sur le même principe. Attention ! Une urgence est une demande qui ne peut pas attendre ! Il faut la traiter dans l’heure, réagir immédiatement. Relativisez : n’y-a-t il pas dans les urgences auxquelles vous répondez tout de suite des demandes qui pourraient attendre quelques heures ? …. Si. C’est certain !

Ensuite, positionnez chacune de vos tâches sur la matrice en fonction des deux notes. Puis, organisez votre travail :

Ce qui est important mais peu urgent doit être planifié ! Sinon, vous ne le ferez jamais. Identifiez ces tâches et calez-les dans votre agenda.

Ce qui est important et urgent doit être traité tout de suite, c’est la priorité du moment.

Ce qui est urgent mais pas très important peut être délégué, ou bien programmé en fin de matinée, en début ou en fin d’après midi. Positionnez-les quand vous avez une baisse d’énergie : si ce n’est pas important, ça ne nécessitera pas toute votre attention. Vous pourrez les traiter entre deux choses importantes.

Enfin, ce qui n’est ni important ni urgent… bon, vous avez compris ! Effacez ! Oubliez. Ça se résoudra sans vous, ou bien tout le monde oubliera.

Et faites de cette pratique un vrai rituel d’organisation

Faites cet exercice chaque lundi pour organiser et prioriser les tâches de votre semaine. Puis chaque matin pour y insérer les demandes et les nouvelles tâches qui se glissent jour après jour dans votre vie.

Au début, tout vous paraîtra peut-être urgent et important. Mais persévérez ! Interrogez-vous, testez. Petit à petit, vous aller y voir clair dans votre nouvelle organisation. Vous allez retrouver du temps.

N’hésitez pas à partager cette bonne pratique avec votre équipe : cet outil est aussi génial pour organiser les tâches quotidiennes de votre collectif de travail.

Tiana a réalisé pour vous un visuel que vous pouvez télécharger ici : imprimez-le et affichez-le sur votre bureau ! Il vous aidera à résister à la tyrannie de l’urgence.

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Méthodes et outils Organisation personnelle

Être confiné.e et restez motivé.e, ou l’inverse

par les facilitatrices

Cette période de re-confinement nous a pris de court, même si nous nous en doutions fortement.

A la différence de la 1ère session printanière, maintenant, nous sommes plus préparés, plus équipés, il n’y a plus autant d’inconnus sur les repères à trouver, les stocks de provisions à réaliser. Pour autant, le moral est touché. Nous changeons de saison, nous changeons d’heure, nous changeons aussi de distanciation. Marre du changement… Tout cela impacte notre état d’esprit, notre humeur, notre entrain.

Alors comment arriver à garder la flamme sans faire flamber la cheminée, comment garder la faim à l’estomac sans faire un ulcère, bref comment vivre sereinement ce confinement sans qu’il n’entrave notre motivation ? Motivation intrinsèque / extrinsèque, nous en avons déjà parlé ici donc, aujourd’hui, nous voulons revenir sur d’autres éléments liés à la motivation. Si vous connaissez nos approches, nous partageons souvent des outils, sans oublier pour autant de les relier à la posture. Et c’est ce que nous souhaitons aborder avec vous.

Quelle(s) posture(s) adopter et quel(s) outils peuvent nous aider, nous-même et nos collaborateurs, pour rester motivés même en étant confinés?

Pour aborder dans un premiers temps la posture, il est vraiment important de prendre du recul, de faire une pause, avec un bon café si vous le souhaitez mais surtout, respirer et se questionner sur notre raison d’être. Se poser pour identifier réellement et concrètement ce qui fait sens dans son quotidien, professionnel et personnel.

La première étape de notre accompagnement pour devenir un manager-facilitateur en 6 mois consiste à identifier son “Pourquoi” selon Simon Sinek, mais aussi sa zone de génie, les éléments qui font que nous sommes en capacité de devenir un leader inspiré et inspirant. Cela semble des mots que nous lisons souvent dans les articles.

Nous sous-estimons souvent l’effet qu’ils provoquent quand nous y accordons une vraie attention. Un membre de notre Cercle a perdu près de 25 kg suite à sa prise de conscience en suivant ce premier module. Un autre membre nous a dit avoir réorganisé aussi bien sa vie personnelle que professionnelle en quelques semaines et a de suite trouvé un alignement qu’il recherchait depuis des années. Ces électrochocs sont nécessaires pour retrouver du sens, embarquer sur un voilier et savoir vers quelle destination naviguer.

Le sens, nous en parlons bien entendu aussi quand nous accompagnons des groupes dans leur démarche de Responsabilité Sociétale. L’écho et la pertinence de la RSE ou la RSO ont été démultipliés depuis des mois maintenant.

En quoi initier une démarche de responsabilité sociétale peut-elle influer sur notre motivation?

Tout simplement parce qu’elle permet en tout premier lieu de se questionner et de s’aligner sur les valeurs, les objectifs à atteindre pour un développement durable (économique certes mais aussi social, sociétal et environnemental). Cette démarche permet de cerner la contribution de chacun à une œuvre qui est plus grande que lui. Elle offre l’opportunité de renforcer des liens, d’identifier des enjeux et de les prioriser. Elle crée des projets qui, par définition, seront transversaux et favoriseront les connexions, les échanges, la montée en compétences, la valorisation des fameuses soft skills, la reconnaissance d’expertises ou de propositions constructives.

Et elle aborde ainsi un point clé : la place de l’individu au sein d’un collectif.

Parce que l’intelligence collective, c’est bien, c’est efficace, nous en sommes convaincues. Pour autant, elle perd tout son sens si elle ne considère pas l’individualité, l’individu dans un groupe. Aborder une équipe avec cette posture ouvre aussi la voie de la résilience, de l’accompagnement au changement. Un manager qui se questionne sur l’estime de soi et la confiance en soi de ses collaborateurs pour atteindre une performance globale est alors un vrai leader.

Concrètement dans mon quotidien, cela se traduit comment?

Pour nous, les 2 premiers outils incontournables pour veiller à la motivation sont “Le Un à Un” et la carte d’empathie.

Le Un à Un offre un luxe à chacun de vos collaborateurs : de votre temps, de l’écoute, de la disponibilité, un échange authentique pour travailler en confiance, en qualité. Il se doit d’être régulier pour être efficace. Et si de prime abord, vous pouvez vous dire que vous n’avez pas suffisamment de temps, c’est parce que vous ne mesurez pas encore le temps qu’il va vous faire gagner, parce que vos collaborateurs seront rassurés d’avoir ces rendez-vous réguliers avec vous. Ils ne chercheront plus à vous interrompre à tout-va, entre 2 portes de votre salle Zoom… Essayez et racontez-nous…

Le deuxième outil à transposer des méthodes de design thinking entre autres est la fameuse carte d’empathie. Pourquoi ? Tout simplement parce qu’elle vous permet de vous mettre à la place de votre collaborateur, savoir ce qu’il entend, voit, perçoit… Elle vous invite à vivre une vraie posture d’écoute active pour que votre collaborateur se sente écouté, entendu, soutenu et aussi validé.

Et vous, qu’avez-vous mis en place pour rester motivé.e tout en étant confiné.e ?

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Méthodes et outils Organisation personnelle

Quelle différence entre la facilitation graphique, le sketchnote et le scribing ?

par Tiana Castelneau

Confucius a dit : J’entends et j’oublie, je vois et je retiens, je fais et je comprends. En effet, en moyenne, on retient 10% de ce que l’on entend, 20% de ce que l’on lit, et 80% de ce que l’on voit. De plus, 65% des individus ont une mémoire visuelle. Face à cette constatation, de nombreuses méthodes de facilitation visuelle ont émergé, comme la facilitation graphique, le scribing ou encore le sketchnote. Mais au fait, de quoi s’agit-il ? Comment s’en servir au quotidien

La facilitation graphique, la discipline mère

Qu’est-ce que c’est ?

C’est une méthode qui utilise des phrases courtes pour synthétiser les idées. L’objectif : renforcer l’impact et la compréhension. Elle favorise les échanges et les réflexions sur une base visuelle commune. A l’inverse de l’illustration, ce travail s’inscrit dans une dynamique collective. La facilitation graphique se combine efficacement à toutes les méthodes de facilitation de groupe, d’agilité, co-développement ou autres concepts d’animation d’intelligence collective.

Pourquoi faire ?

La facilitation graphique permet de produire des gabarits qui aideront au bon déroulé des réunions, en évitant les digressions chronophages. Elle mettra en scène les outils ou méthodes choisis pour résoudre vos problèmes opérationnels. Le résultat ? Des fresques obtenues par l’intelligence collective du groupe. Cette méthode vous aidera à visualiser des projets ou concept complexes et la mémorisation en sera améliorée. Le livrable est souvent produit en direct sous forme de fresque et parfois retravaillé en atelier. Il pourra être le départ d’une feuille de route annuelle. Affiché dans vos couloirs il mettre en avant par exemple les valeurs ou les visions de l’entreprise.

Des exemples d’utilisation ?

Avoir des compte-rendus visuels en fin de réunions, validés et co-construits (ils seront lus contrairement au compte rendus écrits !)
Modéliser les valeurs de l’entreprise.
Faire des points mi-année, clairs et concis pour les participants.
Avoir des trames pour recueillir les échanges d’un World Café et sa conclusion.
Accompagner les échanges et la conclusion des serious games.
….

Les méthodes de facilitation graphique les plus développées sont le scribing, et le sketchnote

Le scribing, capture d’idées en direct

Qu’est-ce que c’est ?

Le scribing s’apparente plus à la traduction d’un discours en visuels. Des phrases courtes, des métaphores visuelles, pas de mots clés qui empêchent de se souvenir du contexte. Le scribeur prend des notes visuelles et synthétiques d’un événement en direct, que tout le monde peut voir.

Pourquoi faire ?

Tous les participants à l’événement voient évoluer un compte rendu en temps réel, en même temps que la journée se déroule, et les points clés sont plus facilement mis en avant.

Des exemples ?

Lors d’une conférence, le scribeur peut dessiner une fresque des événements, contenant les principales idées, afin de favoriser les échanges et la simplification de parties complexes. Il restera un livrable visuel beaucoup plus impactant qu’un rapport écrit.

Le sketchnote, la meilleure des prises de notes

Qu’est-ce que c’est ?

C’est la version personnelle du scribing. Ce sont des notes classiques, mais formulées également en dessins, images, phrases courtes et en mots clés. Cette prise de notes un peu particulière permet de mieux comprendre, mieux retenir, et mieux agencer les différentes idées que vous voulez garder.

Pourquoi faire ?

Le visuel permet de mettre en avant les parties les plus importantes, là où la simple écriture ne le différencie pas. Cette technique oblige à travailler sur son écoute active et à synthétiser ce que l’on comprend. Il est possible de prendre des notes dans sa langue maternelle et de penser à autre chose… Le sketchnoting ne le permet pas car il faut être en écoute active pour être capable de synthétiser! L’intérêt de sketchnoter ces cours ou pendant une réunion est évident !

Des exemples d’utilisation ?

Faire des fiches de révision visuelles pour un examen.
Prendre des notes pendant des conférences.

Vous y voyez un peu plus clair ?

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Méthodes et outils Organisation personnelle

5 outils pour gagner du temps au travail

par Karine Turcin

Lassé.e de tous ces articles qui vous propose comme solution miracle de prioriser ou de faire des to-do lists ? Voici 5 outils concrets qui vous feront réellement gagner du temps !

Les bienfaits de la méthode Pomodoro

Gagner du temps passe aussi par le fait de mieux s’organiser, et de ne pas travailler à fond jusqu’à avoir le cerveau qui flanche. Le test de vigilance de Mackworth a prouvé que la concentration descend très rapidement dès la 30eme minute. Alors pourquoi se forcer à rester attentif ? La méthode Pomodoro nous propose le meilleur moyen selon Francesco Cirillo, son créateur, de rester concentré. Il faudrait travailler 25 minutes intensivement, puis se reposer et faire autre chose pendant 5 minutes. Tous les quatre cycles de travail, prendre une pause plus longue, de 15 à 20 minutes. Productivité accrue et fatigue mentale éradiquée, garantie !

Les astuces de la méthode Scrum

Gagner du temps, c’est aussi gérer ses projets de façon efficace ! La méthode Scrum nous propose plusieurs outils dans ce sens. Si elle n’est pas entièrement applicable à votre projet, il est possible d’en récupérer certains éléments. Par exemple, les sprints peuvent être une solution ! Il s’agit de se donner des temps de travail courts (de 30 minutes pour les petits projets sur une journée, à 4 semaines pour les projets de longue haleine). A la fin de chaque sprint, une action concrète doit être réalisée. Le projet est alors découpé en différentes séquences dont on peut voir le bout.
Un autre outil de Scrum intéressant : le daily meeting. Il s’agit d’une petite réunion quotidienne, durant laquelle l’équipe échange sur le projet. Le principe : trois questions sont posées dans les 15 minutes de réunion : Ce que j’ai fait hier, les difficultés que je rencontre, et ce que je vais faire aujourd’hui. Fini les réunions de 4 heures toutes les semaines !

Une solution simple : numériser facilement ses notes

Numériser vos notes de réunion, vos dessins sur paper board, ou vos schémas pour vos projets, c’est très utile mais c’est long et fastidieux ! Voici deux astuces pour vous simplifier la vie : l’outil “Numériser” de Google Drive, et celui de Microsoft, Office Lens. Les deux vous permettent de prendre en photo vos notes, modifier vos images, les enregistrer en pdf en deux clics. Vous pouvez ensuite les envoyer directement par mail.

Devenir un roi de l’organisation avec Trello

Pas de to-do lists, c’est ce qu’avait dit. Mais je déroge à la règle pour vous présenter un outil très utile ! Trello vous permet de créer des tableaux avec différentes listes correspondant à des thématiques, ou des états d’avancement. Dans chaque liste, vous mettrez vos cartes, c’est-à-dire vos différentes tâches. Aux cartes peuvent être accrochés des liens, des documents, des checklists… C’est très complet, facile d’utilisation, et vous pouvez travailler en collaboration avec plusieurs personnes sur le même tableau.

Découvrir la matrice d’Eisenhower

Et on termine sur une note plus classique. En effet, pour gagner du temps il faut aussi prioriser. Mais bien prioriser ! Et en cela, la matrice d’Eisenhower est un excellent outil. Elle permet de classer nos tâches en fonction de leur degrés d’urgence (en abscisse) et de leur niveau d’importance (en ordonnée). Apparaît ainsi ce qu’on doit traiter en priorité, ce qu’il faut planifier, déléguer, et ce qu’on peut laisser de côté.

Nous espérons que tous ces outils vont ont été utiles ! Et vous, lesquels utilisez-vous ?

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En équipe Méthodes et outils Organisation personnelle

Dynamisez vos restitutions grâce au mind mapping !

par Tiana Castelneau

Vos restitutions classiques en réunion ne sont pas assez claires ? Vous vous perdez dans vos notes ? Alors ajoutez-y du visuel et découvrez le mind mapping !

Voir, c’est déjà comprendre à moitié

Dans notre société moderne, le temps d’attention des personnes est de plus en plus court à cause des trop nombreux stimuli, notamment électroniques. Pour être compris, il faut donc savoir envoyer un maximum d’informations en un minimum de temps. C’est dans ce contexte que les différentes méthodes de management visuel sont nées, bien que les techniques de visualisation de l’information existent en fait depuis la nuit des temps.

Facilitation graphique à Lascaux

Parmi toutes ces techniques,le mind mapping occupe une place de choix

Les mind maps (ou cartes heuristiques, cartes mentales) sont des représentations visuelles d’idées. Elles sont reliées en arborescence pour imiter le schéma de pensée non linéaire du cerveau. Ainsi, on évite d’écrire toutes les idées à la suite comme des notes classiques. Le concept a été créé par Tony Buzan en 1970, diplômé en psychologie, et mathématiques.

Comment faire une mind map ?

La carte heuristique peut ressembler à un réseau neuronal, ou à un arbre plein de branches. On y met au centre ce qu’on appelle le coeur de carte (le sujet principal) et on en fait partir des idées qu’on fera graviter autour. De chaque notion sortira de nouvelles idées qu’on écrira aussi, et c’est ainsi qu’on forme une mind map ! Il faut néanmoins garder en tête qu’une mind map doit être lisible et claire. Nous privilégions donc les mots ou les expressions clés aux longues phrases.

Une mind map pour mieux comprendre l’outil QQOQCP

Comment améliorer vos mind maps ?

Le visuel est généralement plus simple à traiter par le cerveau. Donc afin de rendre sa carte plus claire et facile à mémoriser, il est possible d’y ajouter des couleurs. Chaque branche ou chaque niveau d’information peuvent être d’une couleur différente. Il est aussi très intéressant d’y ajouter des pictogrammes. Pas de panique : nul besoin d’être un artiste, quelques formes simples peuvent suffire.

Pour conclure, les cartes mentales peuvent avoir de nombreuses utilités : to do list, feuille d’action, diagnostic, présenter des informations, prendre des notes… Vous pouvez les adapter à tous vos besoins.

Alors, pourquoi ne pas tenter ?

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