Vous vivez des réunions parfaites. Chaque semaine, vous les enchaînez et elles sont toutes fascinantes, vous êtes captivé à chaque minute et vous n’êtes pas sorti de l’une qu’il vous tarde déjà la suivante. Vous en ressortez boosté pour des jours entiers, avec une motivation au plus haut et une liste claire de ce que vous devez faire parce qu’elles sont toutes au top de l’efficacité ?!
Oui mais bien sûr !! Allez à d’autres !!
Alors pour faire un pas et stopper l’hémorragie de la réunionite aigüe, voici les 5 erreurs que l’on retrouve (très) souvent et qui sont rédhibitoires ou incontournables pour une réunion. Tout est histoire de point de vue.
1. Ne pas respecter les horaires
Ça n’a l’air de rien mais commencer avec 15 minutes de retard, pour finir avec une demi-heure ou 45 minutes. Non, trop c’est trop.
Par respect, envers vous-même et celui des participants, il est vraiment important de se montrer ponctuel. Cette bonne habitude ne se prend pas du jour au lendemain. en revanche, le fait de savoir que les réunions commencent et surtout se terminent à l’heure amène une discipline positive, et une mobilisation différente des participants. C’est un peu comme quand nous avons rendez-vous chez le dentiste. On sait à quelle heure est notre rendez-vous mais on ne sait jamais à quelle heure on va en sortir et c’est jamais très agréable.
Donc c’est tout simple, on commence à l’heure et dès le début de la réunion, on s’accorde sur l’heure de fin (et éventuels décalages), même si cela a déjà été mentionné dans l’envoi de l’ordre du jour. Il en va du bon déroulement de la réunion mais aussi de la journée de chacun. Une proposition pour vous y aider est d’utiliser un time keeper.
2. Ne pas fixer d’objectifs à la réunion
Ca semble saugrenue mais cela arrive tellement souvent. Combien de fois nous sommes-nous dit “pour quelles raisons je vais à cette réunion?” “ Et au final, qu’en est-il sorti?” “des décisions ont-elles été prises?” “Et moi, je n’ai rien de spécial à faire pour la prochaine? “ “Je me demande vraiment pourquoi je suis venu”….
Dans la présentation de l’ordre du jour, il est donc vraiment important de préciser les décisions, les engagements, ou encore, les points d’étapes qui doivent aboutir lors de cette réunion. Chaque participant doit en ressortir avec une vision claire de ce qu’il doit ainsi apporter pour la prochaine fois.
3. Lancer une présentation de 140 slides…
… ou comment perdre son auditoire au bout de la 3ème …
Et pour peu que les slides soient remplies de texte. C’est foutu !
Une méthode éprouvée et vraiment pertinente pour palier au Powerpoint sans fin est le Pecha Kucha : 20 slides, 20 secondes par slide, pas de texte, une photo ou une illustration. 6mn40 pour présenter un succès et capter votre auditoire à coup sûr, tout en respectant un timing.
Mais le compte-rendu dans tout ça me direz-vous ?
4. Ne pas faire de compte-rendu
Et oui, il en faut bien un. Comment transmettre l’information, garder traces des décisions, des échanges. Rien de mieux que d’avoir un scribe, ou une personne qui se charge du compte-rendu et cela à tour de rôle. Ca participe aussi à l’implication et la participation de chacun. Et pour rebondir avec le Pecha Kucha, à côté de la photo, le scribe synthétise grâce à quelques mots clés. Ou encore, expérimentez les compte-rendus vidéos/audios. Vous en surprendrez plus d’un à le regarder/écouter jusqu’au bout alors que jusque là, il ne l’aurait pas forcément lu avec attention.
5. Pensez tout seul !
Rien de pire que de participer à une réunion uniquement faite d’informations descendantes où les participants font simplement acte de présence.
Alors qu’il existe tellement d’outils et de solutions très faciles pour s’assurer que le message est clair, compris et partagé par tous. Exemple ? Quand vous avez une information à partager à votre équipe, plutôt que de vous lancer dans un Powerpoint que vous aurez mis des heures à préparer, et sur lequel vous allez parler pendant bien 30 minutes, je vous propose une autre approche. Lancez-vous dans un pecha kucha. Le temps de préparation sera plus court pour vous, il vous permettra de bien structurer votre intervention, d’aller à l’essentiel. Ensuite, 6mn40 de présentation attractive pour votre équipe. Puis, en petits groupes, demandez-leur de retranscrire sur une affiche, comme pour la Une d’un journal, ce qu’ils ont retenu de vos messages. Vous aurez ainsi un retour constructif de votre intervention et ils y auront pris part.
Et tout est là. il est indispensable d’associer vos collaborateurs, même dans le simple partage d’informations, pour ne pas que ça rentre par une oreille pour sortir par une autre. Il faut les mobiliser et les solliciter sur ce qu’ils en ont retenu. L’intelligence collective commence déjà là.
