Pourquoi la conversation agile va rendre votre équipe très efficace ?

par les facilitatrices
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Et si nous vous disions que la conversation, c’est la clé du succès pour avoir une équipe super efficace ?

Oui, parce que, la gestion de projet classique, ça ne marche plus. En France, nous passons près de 4h par jour à traiter des emails pour gérer des urgences, à demander et collecter des informations que tous devraient déjà avoir (“euh, tu as reçu mon mail ?”, “euh, tu peux me renvoyer le dossier ?”, “euh, vous avez reçu mon devis ?”). Les réunions sont trop longues et inefficaces (16 ans de la vie d’une manager passés en réunion ! 16 ans!).

Pour lutter contre ça,et remettre l’efficacité au cœur de nos projets, nous avons trouvé des solutions qui fonctionnent super bien. Et vous l’avez deviné, ces solutions viennent de la culture agile… Vous n’y connaissez rien ? Vous êtes au bon endroit : nous allons tout vous dire ! 

La première solution que nous avons trouvée c’est donc … le papotage ! Ok, je vous sens sceptique. Précisons. 

Vous avez déjà vécu un projet qui part en vrille ? 

Nous, oui. Genre : plus personne ne sait qui est responsable de quoi. Plus personne ne sait qui décide, et du coup, plus personne n’ose prendre de vraies décisions. Les planning sont explosés, la deadline approche : le stress monte. On perd des fichiers, des dossiers, des informations. Les relations interpersonnelles s’enveniment pour des détails jusqu’ici sans importance. Les réunions s’enchaînent sans que le projet n’avance. L’équipe évite de reculer, certes, mais elle n’avance plus. 

Parce que, pour nous, la qualité de vie dans l’équipe est au moins aussi importante que la réussite du projet, nous nous sommes interrogées : comment faire autrement ? comment améliorer notre fonctionnement collectif pour gagner en efficacité et en respect de chacun ? 

Donc, les agilistes ont trouvé quelques réponses intéressantes à ces questions. 

Non, pas des équilibristes, pas des gymnastes, pas des funambules. Des coachs et des équipes qui ont intégré les valeurs et les outils de ce que l’on appelle partout : l’agilité. 

Alors au début, l’agilité et les fameuses “méthodes agiles”, ça nous a fait un peu peur. Les agilistes ont leur vocabulaire bien à eux ! Backlog, itération, sprint, revue, rétrospective, dette technique, story, scrum, kanban, scrumban (!!), mêlée quotidienne, product owner, scrum master, release, … Et si vous êtes assis pendant la mêlée quotidienne, qu’elle dépasse 15 mn et qu’on traite plus de 3 questions, ça ne va pas ! Si votre sprint dure plus de 4 semaines, ça ne va pas ! Et si la composition de votre équipe est chamboulée pendant le sprint, ça ne va pas ! 

Là, nous nous sommes dit que ça allait être un peu (sic) compliqué d’adapter tout ça à nos clients, des organisations classiques peu disposées à tant de bouleversements à la fois … Aussi bien dans le public que dans le privé, tous nous ont dit : chez nous, ça, ce n’est pas possible (voir notre article sur les tueurs d’idées à ce sujet!). 

Nous sommes convaincues du contraire. Vous pouvez, dès demain, glisser de l’agilité dans vos équipes.

Pour le démontrer, nous avons observé les informaticiens pendant 10 ans. Avec eux, nous avons découvert ce qu’être agile veut vraiment dire. A force de les écouter, et de lire les articles des coachs agiles, de fréquenter les agiles tours (merci, merci, merci pour tous vos partages !) nous avons gardé cette idée qui nous semble facilement adaptable à qui voudrait enclencher en douceur une transition dans sa manière de gérer des projets et/ou des équipes: être agile, c’est papoter.

Ouille, nous voyons d’ici maintenant le regard noir des agilistes qui nous fusille…Allez, précisons cette idée. 

Etre agile, c’est mettre en place les bonnes conditions pour stimuler la conversation interpersonnelle directe entre les parties prenantes d’un projet (oui, c’est vrai, ça fait plus sérieux dit comme ça …)

Et ça c’est juste super génial pour tout le monde (sauf ceux qui n’aiment vraiment pas, mais vraiment pas discuter…) La démarche agile vise à créer de la conversation, et d’en faire la pierre d’édifice sur lequel reposera ensuite tout le reste : la gestion d’un projet, la réalisation d’une stratégie, la mise en place des opérations courantes… De la conversation entre les membres d’une équipe, de la conversation entre une équipe et son manager (qui n’est plus trop manager, nous en reparlerons plus tard), de la conversation entre une équipe et son client. Faire en sorte que les gens se parlent, s’écoutent, et prennent du plaisir à le faire. 

Savoir converser, c’est savoir écouter ses interlocuteurs, apporter ses idées. Et pour aller même un peu plus loin, étymologiquement, conversation veut dire “vivre avec”. C’est l’action de vivre avec, de se fréquenter. 

OK, on papote. Mais sur quoi, exactement, pour devenir une équipe vraiment efficace

La conversation qui est ainsi lancée concerne de multiples sujets. Elle traite des tâches à faire, des contraintes à envisager, des motivations qui nous animent, de notre mode d’organisation. On peut aussi échanger sur les processus de travail, sur la résolution de conflit, sur la connaissance des autres. La conversation peut même devenir le socle de l’auto-organisation d’une équipe. 

Je vous vois venir avec votre objection… “Mais nous, tu sais, on n’a pas le temps pour ça !”

Il va falloir le trouver ! Et c’est possible. Concrètement, ces conversations sont si importantes qu’elle peuvent vous faire gagner du temps et non vous en faire perdre. Les agilistes ont pensé à tout pour nous permettre d’intégrer ces échanges dans notre quotidien professionnel. La méthode agile la plus connue, SCRUM, propose 4 temps incontournables dans une gestion de projet, pour favoriser les échanges interpersonnels directs.

Commençons par clarifier un détail indispensable ici : selon cette méthode, le projet est découpé en périodes (les “sprints”) de maximum 4 semaines chacune, qui s’enchaînent jusqu’à atteindre l’objectif final (nous en reparlerons précisément dans un prochain article). 

Donc, voici ces 4 temps précieux : les rites qui permettent de favoriser la conversation et de créer une équipe efficace !

LA PLANIFICATION : une réunion de moins de 2h pour planifier précisément ce qui va être réalisé et par qui dans le prochain sprint. Tous les membres de l’équipe échangent sur qui fait quoi pendant les prochaines semaines. 

LE DAILY MEETING, ou mêlée quotidienne : chaque jour, toute l’équipe se réunit 15mn pour échanger. Chacun répond à ces 3 questions : Qu’est ce que j’ai hier, que vais-je faire aujourd’hui, et quels sont les obstacles que je rencontre. Oui, se parler en face tous les jours c’est efficace (et possible !). Nous en reparlerons également dans un autre article. 

LA REVUE du sprint : l’équipe échange en fin de sprint avec son client, son commanditaire, pour obtenir son feed-back sur les premiers éléments qui ont été réalisés. Conversation informelle, hyper enrichissante ! L’équipe devient ainsi de plus en plus efficace.

LA REPROSPECTIVE : l’équipe se retrouve en fin de sprint, pour un bilan de 2h de son fonctionnement, dans le but de s’améliorer, de dépasser des difficultés d’organisation, de communication, de travail ensemble ! 

Vous imaginez, une réunion de 2h toutes les 4 semaines uniquement dédiée à l’amélioration de votre fonctionnement collectif ? Wahoo ! 

Finalement, c’est bien d’intelligence collective dont nous parlons ici. La conversation est la clé de l’intelligence collective, entendue comme le résultat de la mise en relation des intelligences individuelles des membres d’une équipe. Elle est l’un des plus grand facteur du développement d’une équipe efficace.

Et vous, comment facilitez vous la conversation interpersonnelle directe entre les membres de vos équipes ? Racontez-nous !

Dans un prochain article : le 2ème secret des agilistes que vous pourrez mettre en place dès demain : les itérations courtes (oui, les sprints !).

Secrets n°2 et 3 … restez connectés !

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