Gérer le temps en atelier est un des principaux points de vigilance de tous les facilitateurs.
Qu’il se signale tout de suite, celui ou celle qui ne s’est jamais laissé.e déborder par un groupe …
Celui qui n’a pas perdu un milliard de minutes en problèmes techniques, en retards des participants (voire du commanditaire!), ou en discussions à rallonge qu’on n’arrive pas stopper…
L’œil rivé à la montre, le Time Timer sur le bureau, le chrono du téléphone bien actif : nous nous transformons souvent en gardiennes du temps.
Il paraît que ça nous rend un peu psychorigides… OK, on assume ! C’est pour le bien des participants à l’atelier !
Un peu de cadre ne fait de mal à personne.
Donc en tant que facilitateur, nous cadrons le temps, c’est notre job.
Notre rôle consiste notamment à :
- prévoir le temps : organiser les séquences pour atteindre les objectifs
- gérer le temps : répartir le temps durant l’atelier en fonction de ce qui se passe réellement (pas toujours conforme à ce qu’on a prévu, bien sûr, sinon c’est pas drôle)
- signaler le temps: donner des repères clairs aux participants pour qu’ils puissent contribuer au mieux à l’atelier
Cette gestion du temps est d’ailleurs le premier module de notre formation certifiante « Devenir manager facilitateur » .
Donc, étape 1 : prévoir le temps de l’atelier
Souvent dans la phase de cadrage, notre commanditaire (celui qui commande l’atelier, donc), est plus ou moins capable de nous donner une date, une heure de début et une heure de fin (quoique… même pas toujours !). Alors parler de la temporalité des différentes séquences dans l’atelier, c’est un immense pas que nous lui faisons franchir.
Le rôle du facilitateur est donc de « time boxer » les ateliers : de mettre le temps dans des cases, pour anticiper tout ce qui va se passer durant son temps d’intervention.
- La durée de l’accueil café
- Celle du discours du commanditaire pour poser les objectifs
- Les minutes pour le brise glace
- Le temps de la phase de divergence
- Celui des phases d’émergence et de convergence
- Le temps de la déclusion, de la clôture
Dans ce travail préparatoire, il faudra veiller au réalisme des séquences, mais aussi au rythme du groupe, aux rythmes biologiques (ahhhhh le fameux créneau 13h-15h, vive la sieste – digestive…), aux aléas potentiels, au temps de préparation entre deux séquences, aux temps cachés (les consignes, les discussions, les cafés…)
Bref : gérer le temps sen atelier est un vrai travail de dentelle. Il nous arrive de faire des séquentiels minute par minute ici, comme pour un spectacle. Bien sûr, il faut être réaliste : ça ne se passe (presque) jamais comme prévu. Mais cette trame bien préparée permet ensuite d’improviser en toute sécurité !
Nous formons tous nos stagiaires de la formation « Devenir Manager-facilitateur » à réaliser cette dentelle. C’est notre B.A.BA à nous 😉
Ensuite étape 2: gérer le temps
Notre parti pris : nous animons quasi tous nos ateliers à 2. Le binôme nous permet de nous relayer sur les rôles de facilitateur, de gardien du temps, de fournisseur de post-it, de répondre aux questions individuelles, etc.
Pour gérer le temps, nous imprimons tous nos séquentiels, et à chaque séquence nous lançons le chrono qui correspond au temps que nous avons imparti au travail du groupe.
Ainsi, au fur et à mesure de l’atelier, nous re-notons les décalages, le temps perdu, le temps gagné (plus rare). Nous ajustons comme ça en live le déroulé prévu avec une obsession : finir à l’heure sans impacter la qualité du livrable final.
Bref: la gestion du temps est un gros boulot pendant l’atelier.
Enfin étape 3 : signaler le temps
C’est totalement rassurant pour le groupe de savoir où il en est en terme de progression dans son atelier. Et de savoir combien de temps il lui reste pour réaliser le travail qu’on lui a proposé d’accomplir (donner le plus d’idées possibles, en choisir trois, comparer deux propositions, donner un feedback …)
Un cadeau à vous faire vraiment utile pour réussir ça : le time timer, maintenant disponible pour Apple ou Android. Cette horloge permet de visualiser le temps qu’il nous reste, et vous le savez : nous, on adore la visualisation ! Nous l’utilisons surtout pour les prises de parole type discours : les orateurs savent exactement le temps qu’il leur reste (et s’il faut qu’ils se taisent bientôt pour laisser la parole au groupe).
Pour signaler le temps voici quelques idées que nous avons utilisées ou glanées auprès de nos pairs facilitateurs :
- demander aux gens de lever la main quand ils ont compris qu’ils devaient se taire. Petit à petit, tout le monde lève la main, et le silence arrive
- frapper dans ses mains. Possible avec un rythme qui attire l’attention
- un buzzer type klaxon de vélo (celui de Klaxoon est terrible !)
- un bâton de pluie (un peu plus doux)
- divers instruments de musique faciles à transporter (maracas…)
- un gong (il faut pouvoir le transporter aussi, donc un petit gong…)
- un bol tibétain
- une musique qu’on identifie dès le début de l’atelier et que les participants reconnaitront comme un signal temporel
En résumé, toute chose qui permet d’attirer l’attention en faisant du bruit, ou en attirant le regard vers le facilitateur qui souhaite prendre la parole pour lancer la suite de l’atelier.
Notre conseil : adapter l’outil au groupe ! Certains vont adorer le buzzer de Klaxoon, d’autres seront chavirés par le bol tibétain, et inversement !
Nous avons facilité des dizaines (des centaines ? oui…) d’ateliers, et essayé plein de méthodes, avec plus ou moins de succès, avant de choisir nos outils préférés. Si tu te lances dans la facilitation, nous pouvons te donner toutes les clés pour trouver ton style de facilitateur, et réussir tes ateliers.
C’est l’objectif de la formation « Devenir Manager facilitateur » , formation certifiante qui allie management et facilitation (et éligible au CPF).
Si tu es intéressé.e, contacte-nous !
