Méthodes et outils

Pourquoi commencer ses réunions par du silence?

par les facilitatrices

Es-tu prêt.e à commencer tes réunions par 20 minutes de silence ?

Nous perdons beaucoup trop de temps à communiquer des infos en début de réunion parce que personne ne les lit si nous les envoyons avant.

Le temps pour le feedback, la résolution des problèmes et les décisions: réduit à peau de chagrin.

Voici la solution :

𝗦𝗶 𝘁𝘂 𝗮𝘀 𝟭𝗵 :

𝟮𝟬 𝗺𝗻 𝗱𝗲 𝘀𝗶𝗹𝗲𝗻𝗰𝗲 : chacun lit les documents, les annote, et complète un support de feedback que tu as fourni (”Ce que j’aime, ce qui me surprend, mes remarques, mes questions”).

𝟮𝟬 𝗺𝗻 𝗱𝗲 𝗽𝗮𝗿𝘁𝗮𝗴𝗲 : collecte des idées, discussions. Si trop nombreux (plus de 8): échanges en sous-groupes

𝟮𝟬 𝗺𝗻 𝗱𝗲 𝗰𝗼-𝗰𝗼𝗻𝘀𝘁𝗿𝘂𝗰𝘁𝗶𝗼𝗻 𝗱𝘂 𝗹𝗶𝘃𝗿𝗮𝗯𝗹𝗲 que tu veux obtenir à la fin de ta réunion en réaction aux infos diffusées (un diagnostic avec les problèmes clarifiés, des solutions, des décisions ou un plan d’action).

Un ROTI pour conclure.

Chiche ?

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Gérer le temps en atelier : Buzzer ou bol tibétain ?

par les facilitatrices

Gérer le temps en atelier est un des principaux points de vigilance de tous les facilitateurs.

Qu’il se signale tout de suite, celui ou celle qui ne s’est jamais laissé.e déborder par un groupe …

Celui qui n’a pas perdu un milliard de minutes en problèmes techniques, en retards des participants (voire du commanditaire!), ou en discussions à rallonge qu’on n’arrive pas stopper…

L’œil rivé à la montre, le Time Timer sur le bureau, le chrono du téléphone bien actif : nous nous transformons souvent en gardiennes du temps.

Il paraît que ça nous rend un peu psychorigides… OK, on assume ! C’est pour le bien des participants à l’atelier !

Un peu de cadre ne fait de mal à personne.

Donc en tant que facilitateur, nous cadrons le temps, c’est notre job.

Notre rôle consiste notamment à :

prévoir le temps : organiser les séquences pour atteindre les objectifs
gérer le temps : répartir le temps durant l’atelier en fonction de ce qui se passe réellement (pas toujours conforme à ce qu’on a prévu, bien sûr, sinon c’est pas drôle)
signaler le temps: donner des repères clairs aux participants pour qu’ils puissent contribuer au mieux à l’atelier

Cette gestion du temps est d’ailleurs le premier module de notre formation certifiante « Devenir manager facilitateu r » .

Donc, étape 1 : prévoir le temps de l’atelier

Souvent dans la phase de cadrage, notre commanditaire (celui qui commande l’atelier, donc), est plus ou moins capable de nous donner une date, une heure de début et une heure de fin (quoique… même pas toujours !). Alors parler de la temporalité des différentes séquences dans l’atelier, c’est un immense pas que nous lui faisons franchir.

Le rôle du facilitateur est donc de « time boxer » les ateliers : de mettre le temps dans des cases, pour anticiper tout ce qui va se passer durant son temps d’intervention.

La durée de l’accueil café
Celle du discours du commanditaire pour poser les objectifs
Les minutes pour le brise glace
Le temps de la phase de divergence
Celui des phases d’émergence et de convergence
Le temps de la déclusion, de la clôture

Dans ce travail préparatoire, il faudra veiller au réalisme des séquences, mais aussi au rythme du groupe, aux rythmes biologiques (ahhhhh le fameux créneau 13h-15h, vive la sieste – digestive…), aux aléas potentiels, au temps de préparation entre deux séquences, aux temps cachés (les consignes, les discussions, les cafés…)

Bref : gérer le temps sen atelier est un vrai travail de dentelle. Il nous arrive de faire des séquentiels minute par minute ici, comme pour un spectacle. Bien sûr, il faut être réaliste : ça ne se passe (presque) jamais comme prévu. Mais cette trame bien préparée permet ensuite d’improviser en toute sécurité !

Nous formons tous nos stagiaires de la formation « Devenir Manager-facilitateur » à réaliser cette dentelle. C’est notre B.A.BA à nous 😉

Ensuite étape 2: gérer le temps

Notre parti pris : nous animons quasi tous nos ateliers à 2. Le binôme nous permet de nous relayer sur les rôles de facilitateur, de gardien du temps, de fournisseur de post-it, de répondre aux questions individuelles, etc.

Pour gérer le temps, nous imprimons tous nos séquentiels, et à chaque séquence nous lançons le chrono qui correspond au temps que nous avons imparti au travail du groupe.

Ainsi, au fur et à mesure de l’atelier, nous re-notons les décalages, le temps perdu, le temps gagné (plus rare). Nous ajustons comme ça en live le déroulé prévu avec une obsession : finir à l’heure sans impacter la qualité du livrable final.

Bref: la gestion du temps est un gros boulot pendant l’atelier.

Enfin étape 3 : signaler le temps

C’est totalement rassurant pour le groupe de savoir où il en est en terme de progression dans son atelier. Et de savoir combien de temps il lui reste pour réaliser le travail qu’on lui a proposé d’accomplir (donner le plus d’idées possibles, en choisir trois, comparer deux propositions, donner un feedback …)

Un cadeau à vous faire vraiment utile pour réussir ça : le time timer, maintenant disponible pour Apple ou Android. Cette horloge permet de visualiser le temps qu’il nous reste, et vous le savez : nous, on adore la visualisation ! Nous l’utilisons surtout pour les prises de parole type discours : les orateurs savent exactement le temps qu’il leur reste (et s’il faut qu’ils se taisent bientôt pour laisser la parole au groupe).

Pour signaler le temps voici quelques idées que nous avons utilisées ou glanées auprès de nos pairs facilitateurs :

demander aux gens de lever la main quand ils ont compris qu’ils devaient se taire. Petit à petit, tout le monde lève la main, et le silence arrive
frapper dans ses mains. Possible avec un rythme qui attire l’attention
un buzzer type klaxon de vélo (celui de Klaxoon est terrible !)
un bâton de pluie (un peu plus doux)
divers instruments de musique faciles à transporter (maracas…)
un gong (il faut pouvoir le transporter aussi, donc un petit gong…)
un bol tibétain
une musique qu’on identifie dès le début de l’atelier et que les participants reconnaitront comme un signal temporel

En résumé, toute chose qui permet d’attirer l’attention en faisant du bruit, ou en attirant le regard vers le facilitateur qui souhaite prendre la parole pour lancer la suite de l’atelier.

Notre conseil : adapter l’outil au groupe ! Certains vont adorer le buzzer de Klaxoon, d’autres seront chavirés par le bol tibétain, et inversement !

Nous avons facilité des dizaines (des centaines ? oui…) d’ateliers, et essayé plein de méthodes, avec plus ou moins de succès, avant de choisir nos outils préférés. Si tu te lances dans la facilitation, nous pouvons te donner toutes les clés pour trouver ton style de facilitateur, et réussir tes ateliers.

C’est l’objectif de la formation « Devenir Manager facilitateur » , formation certifiante qui allie management et facilitation (et éligible au CPF).

Si tu es intéressé.e, contacte-nous !

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En équipe Manager Facilitateur Méthodes et outils Organisation personnelle

Gestion du temps : en finir avec les distractions et les interruptions

par Karine Turcin

Le principal problème de notre époque, c’est le manque de temps.

« J’ai pas le temps, je suis débordé.e, je suis en retard partout, je fais tout au dernier moment … » : le sentiment de ne pas être efficace et de courir après une to-do list toujours plus longue n’est pas du tout agréable, nous le savons tous.

Si vous vous reconnaissez ici, je vous propose de réfléchir à une seule et unique question :

Comment protégez-vous votre temps ?

Parce que personne d’autre que vous ne fera attention à votre temps. Personne ne se dira : « tiens, si je te laissais tranquillement finir ton dossier avant de t’interrompre avec ma question brûlante… »

Donc pour être efficace, et (re)gagner du temps, nous ne pouvons compter que sur nous-mêmes. Par conséquent, il faut mettre en place une vraie stratégie personnelle de lutte contre les tueurs de temps ! Et cette stratégie commencer par les identifier clairement.

Les tueurs de temps

Les tueurs de temps sont les choses qui nous empêchent de profiter pleinement des 24h de notre journée. Il nous empêchent de faire ce que nous avons à faire pour avoir le sentiment d’être efficaces sans nous épuiser.

Ce sont aussi par conséquent les choses qui nous volent notre temps libre !

Générateurs de stress, les tueurs de temps impactent également notre moral. Je me sens toujours super mal après une journée gâchée par 1000 choses qui m’ont coupée dans mon travail.

Il y a donc une première étape avant de nous remettre totalement en question (« je travaille lentement, je ne suis pas organisé.e, je n’ai pas les bons équipements, je n’utilise pas le bon logiciel » …). Cette étape est l’identification des tueurs de temps de notre quotidien. Elle sera suivie par la mise en place d’une stratégie pour les éliminer, ou du moins réduire au maximum leur impact.

Et, bonne nouvelle, il n’existe que deux types de tueurs de temps : les interruptions et les distractions. Nous allons donc pouvoir nous y attaquer facilement 😉

Tueurs de temps numéro 1: les interruptions

Les interruptions sont des actions qui nous coupent dans ce que nous sommes en train de faire. Elles viennent de l’extérieur, et ne sont pas prévues. Une interruption m’oblige à arrêter ce que je fais, pour consacrer mon attention à une soudaine demande particulière.

Dans le désordre : les notifications sur nos outils numériques, quelqu’un qui passe la tête dans notre bureau pour nous parler, un appel téléphonique, une défaillance de l’un de nos outils de travail, la livraison d’un colis espéré « entre 8h et 12h », un dossier qui devient tout à coup urgent alors qu’on est sur autre chose, …

Le gros problème des interruptions, c’est qu’elles se croient toujours prioritaires sur ce que nous étions en train de faire. Elles s’imposent dans notre journée de manière brutale et sans négociation possible. Car une fois qu’on est interrompu.e, même si nous refusons poliment de répondre à cette interruption, nous avons quand même été déconcentré.e…

Des études ont montré qu’il faut plus de 20mn pour se reconcentrer après une interruption. Et que nous sommes en moyenne sollicité.e.s toutes les 10mn !

Conclusion de l’affaire : nous ne sommes jamais pleinement concentré.e.s. Ce découpage de nos journée en plein de petits temps successifs est extrêmement fatiguant : nous allons consommer beaucoup d’énergie supplémentaire pour, à chaque fois, nous replonger dans nos propres activités.

Notre préconisation : Protégez votre temps des interruptions en vous créant des « bulles » de déconnexion et de vraie indisponibilité chaque jour. Et surtout planifiez-les pour vous y tenir. L’objectif : les transformer en habitudes (Vive Tim Ferriss !). Organisez votre planning pour dédier ces temps protégés à des choses vraiment importantes pour vous et votre travail (Vive Eisenhower !). Vous allez voir, c’est un vrai cadeau à soi-même !

Tueurs de temps numéro 2 : Les distractions

Les seconds tueurs du temps que nous pouvons chasser sont les distractions. Les distractions viennent de nous-mêmes. Ce sont des auto-interruptions, si vous préférez !

Quelques exemples : tiens, si j’allais surfer sur Instagram / manger quelque chose (alors que je n’ai pas faim…) / étendre une lessive / appeler un ami pour prendre des nouvelles / traîner à la machine à café / ranger mon bureau .. le tout alors que je suis dans mon temps et dans mon espace de travail.

Je dis pas que tout ça doit être banni de nos habitudes ! Mais si nous laissons ces distractions envahir notre temps de travail… alors nous devrons bien rattraper le temps perdu à un autre moment. CQFD.

C’est-à-dire travailler plus tard, sous pression, voire le soir ou le week-end, au lieu de se distraire sereinement avec nos activités préférées.

Notre préconisation : nous avons tous tendance à laisser les distractions nous envahir quand nous sommes sur une activité ou une tâche qui ne nous motive pas vraiment. Nous vous proposons donc de baliser très clairement le temps que vous allez dédier à cette tâche pas super fun.

Ce temps doit être court (1h maximum) pour éviter le « pffffff j’en ai marre .. ».

Pensez à vous offrir une pause de 10 à 15mn juste après, pour chasser ce truc pas drôle de votre esprit. Ensuite, prévoyez d’enchaîner sur quelque chose qui vous plaît et que sur quoi vous pourrez facilement vous concentrer, avec plaisir.

Et en équipe ?

Faire une évaluation de toutes les interruptions que vous subissez en équipe est une excellente idée ! Ce travail collaboratif vous permettra de rentrer dans une démarche d’amélioration continue : vous pourrez ainsi mettre en place quelques règles correctives pour que chacun respecte le temps des autres.

Envie d’aller plus loin ? Le premier module de notre formation certifiante « Développer des compétences de manager facilitateur » est entièrement consacré à l’organisation et la productivité du manager / chef de projet. Plus d ‘info par ici !

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En équipe Manager Facilitateur Méthodes et outils Organisation personnelle

Comment nous n’utilisons plus les mails pour travailler (et nous en sommes très heureuses!)

par les facilitatrices

Nombre de mails quotidiens : néant.

Zéro. Nada. Nothing, Aucun. Nous avons totalement supprimé les mails entre les membres de notre équipe.

Je ne reçois aucun mail de mon équipe de travail de La facilitation. Et je ne leur en envoie aucun non plus.

Et pourtant nous avons plus d’une dizaine de projets en cours, ainsi que des formations quasi chaque semaine à planifier, un site web, une page YouTube, des conférences en ligne chaque mois, des ateliers découverte mensuels également à organiser. Une newsletter, des publications sur LinkedIn…

Nous sommes tout.e.s en travail à distance. Nous n’avons quasiment aucune réunion entre nous qui dépasse 40mn.

Et pour tout coordonner, nous nous passons TOTALEMENT des mails.

Et ce depuis des années. Quand nous initions des gros projets, avec des partenaires extérieurs (souvent !), nous avons pour but dès le début du projet de mettre en place avec eux la même organisation.

Voici notre recette, en 3 étapes

Etape 1: utiliser un Kanban sur un outil collaboratif numérique, de type TRELLO

Nous avons mis en place depuis des années un suivi très transparent du travail en cours (workflow : flux de travail) sur l’outil Trello à partir du modèle Kanban.

Comment ça marche ?

Nous avons des tableaux dédiés à nos gros projets. D’autres tableaux sont dédiés au suivi des formations, de nos campagnes de communication, ou encore au suivi de la progression des stagiaires. Ils sont tous super accessibles sur notre interface Trello. C’est un outil que nous vénérons profondément pour le temps qu’il nous fait gagner !

Sur chaque tableau, nous créons une liste de tâches à réaliser. Nous leur assignons un.e responsable et une date limite. Ensuite, chacun fait progresser ses tâches dans les colonnes « à faire » quand nous décidons (seul.e.s ou en équipe, selon la tâche) que ça devient une priorité. La carte navigue ensuite dans « en cours » quand le travail et lancé, dans « en validation » si nécessaire. Elle est déposée avec joie dans « terminé » quand elle est achevée!

Toutes nos conversations se font par messages sur ces tableaux, messages répartis clairement sur les tâches qui les concernent. Nous y ajoutons également les pièces jointes ou des liens vers nos espaces de stockage en ligne (Google Drive et Dropbox).

Terminé les mails qui s’entassent dans la boite de réception sans aucune organisation, heure après heure ! Tout est automatiquement classé par projets ou par tâches.

Terminé les personnes en copie de mails qui ne les concernent que de loin : tout le monde a accès au Trello, et donc à toutes les infos, en toute transparence !

Nous avons choisi Trello depuis des années, en version gratuite encore (largement suffisante). Et nous testons également Planner avec nos clients lorsqu’ils utilisent la suite Office 365. Notion.so nous intéresse aussi beaucoup car cet outil propose des fonctionnalités plus approfondies que Trello. A voir si un jour nous basculons.

Etape 2: utiliser un WhatsApp pour les urgences et les échanges plus légers !

Nous utilisons aussi notre groupe WhatsApp quand nous voulons nous envoyer des informations plus urgentes qui demandent une réaction dans la demie journée en cours. Cette application nous permet de nous envoyer des messages vocaux et des photos, bien plus pratiques que du texte pour transmettre et écouter une demande qui demande des explications précises.

Et nous l’utilisons aussi pour nous envoyer les bonnes nouvelles (de jolis nouveaux projets, de nouveaux inscrits dans les formations…), des liens intéressants, des clins d’oeil, des Gifs, des photos de vacances … C’est notre machine à café virtuelle 😉

Pour tout ce qui doit être traité dans l’heure, c’est téléphone direct. Ça nous arrive rarement, en réalité, depuis que nous avons reconsidéré notre définition de l’urgence 😉

Etape 3: ritualiser une réunion hebdomadaire d’organisation de la semaine

Chaque lundi, nous avons notre « weekly » en visio sur Zoom à 11h. C’est notre réunion de lancement de la semaine. L’occasion d’échanger des news de notre week-end, de voir comment ça va, et de lancer la semaine. Que reste-il à préparer pour les projets? Pour les formations ? Y-a-t-il des changements au planning prévu (souvent !) ? Cette réunion est l’occasion de poser nos « gros cailloux » de la semaine, c’est-à-dire les choses importantes et qui doivent être priorisées. Elle permet d’éviter de se voir submerger par les « urgences » des autres, qui ne manqueront pas d’arriver dès le lundi après-midi 😉

Si vous avez envie d’en savoir plus sur la théorie des gros cailloux afin de mieux gérer vos priorités pour gagner du temps, voici une vidéo que nous adorons utiliser dans notre formation « Organisation et productivité des managers » : les gros cailloux.

Comment choisir les bons outils pour se passer des mails ?

Nous avons mis en place ces outils depuis plusieurs années. Cette stabilité est très importante pour nous car elle nous permet de bien les maîtriser et donc de réellement gagner du temps. Leur utilisation est devenue une seconde nature. Nous formons au maximum nos nouveaux partenaires de travail pour qu’ils les utilisent avec nous. Les convaincre n’est pas si difficile… Il suffit de leur montrer que, grâce à ça, ils ne seront pas envahis de mails quand ils travaillent avec nous ! La prise en main est facile, intuitive, et le résultat quasi immédiat en termes de gain de temps.

Les outils collaboratifs numériques sont très nombreux sur le marché, il est parfois difficile de s’y retrouver. Nous avons créé une cartographie en accès libre sur Coogle pour commencer à répertorier ce qui existe et y voir un peu plus clair. Vous pouvez la consulter ici : cartographie des outils collaboratifs numériques.

Notre cartographie des outils collaboratifs numériques

Voici quelques pré-requis à suivre pour mettre en place un kit de communication efficace dans votre équipe, et ne plus perdre de temps avec les montagnes de mails non traités:

–> Explorez ce que votre organisation a déjà mis à votre disposition (la suite Office 365 de Microsoft, par exemple)

–> choisissez des outils qui sont déjà largement diffusés (pour éviter les flops de start-up aventureuses). Prenez en compte votre budget (attention aux versions premium qui basculent en payant après quelques semaines). Enfin, visez la simplicité. Rien de pire que des usines à gaz qui nous font perdre du temps au lieu d’en gagner!

–> Établissez en équipe une charte d’usage de ces outils en fonction de l’urgence / importance de l’information à transmettre

–> Testez un nouvel outil à la fois . Pensez à bien former chaque utilisateur aux principes de base, dès le début !

Et n’oubliez pas : les outils numériques ne remplacent en aucune façon le contact réel ! Pensez à prendre du temps ensemble, à discuter de tout et de rien, à respirer en plein air 😉

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Innover sur la durée Manager Facilitateur Méthodes et outils

Use it or lose it

par Solenne Muret

Ou comment il existe un lien entre le rugby et la facilitation !

Toute cette réflexion a débuté en regardant le dernier match du tournoi des 6 nations entre la France et l’Angleterre, les Bleus jouant pour gagner leur 10ème Grand Chelem dans ce tournoi !

Les règles au rugby peuvent paraître certes complexes mais, depuis quelques années, les arbitres sont équipés de micro, expliquent aussi leurs décisions en utilisant des gestes clairs.

Une de ces règles est : « Use it or lose it », ou en français dans le texte « utilise-le ou perd-le ».

Lors de ce match, quand j’ai entendu cette phrase, cela a fait écho à un échange avec une stagiaire accueillie en formation quelques jours plus tôt et qui nous disait que cette phrase était un de ses mantras.

Effectivement, il existe un parallèle intéressant entre le ballon de rugby et la facilitation.

Quand l’arbitre annonce cette règle, il informe le joueur qu’il doit faire quelque chose de sa possession de balle. Sinon, coup de sifflet et son équipe perd le ballon, le redonne à la partie adverse.

Cette notion d’utiliser, de passer à l’action au lieu de perdre l’avantage, c’est un peu comme la pratique de la facilitation.

Soit vous mettez en place des ateliers, des réunions, des pratiques collaboratives apprises, soit vous allez les oublier et ralentir la dynamique de votre équipe ou votre démarche d’innovation managériale.

Un outil de facilitation, ça se pratique !

Et oui, un outil de facilitation, soit il se pratique, il s’utilise, nous pouvons même le challenger, le remodeler, soit il tombe aux oubliettes ! Souvent, quand nous formons des managers, nombreux sont ceux qui nous demandent des outils. Certes ! Nous en partageons plein. Mais pour autant…

Notre premier conseil est clair : il vaut mieux en maîtriser 3, 5, maxi 10 que d’essayer d’en connaître 20.

Et puis, il faut les tester, les expérimenter, les faire vivre. Les adapter.

Un outil n’est toujours qu’un support pour atteindre un objectif. Il sert le but. Et son utilisation n’est donc pas un but en soi.

C’est ainsi que chacun avance petit pas par petit pas dans la maîtrise d’un ou plusieurs outils.

Un outil de facilitation, ça vit !

Cela fait écho au Shu Ha Ri, méthode inspirée des arts martiaux et très connue dans le monde des agilistes. Elle décline en 3 niveaux les apprentissages pour la maitrise d’un outil.

1. J’applique la méthode à la lettre, je me fie à la « notice ».

2. Fort de quelques mises en situation, j’adapte mon outil, j’expérimente des variantes, je le modèle « à ma sauce ».

3. Je le maîtrise tellement que désormais je créé mon propre outil.

Pour en savoir plus sur cette approche, je vous invite à lire cet article sur l’Octo Blog.

Et donc pareil, si nous ne faisons pas évoluer nos pratiques, notre boîte à outils peut s’appauvrir au fil du temps…

En écrivant cet article, je me rends compte qu’il y a des outils très efficaces que je n’ai pas forcément pratiqués récemment et qui ne font plus partis de mes « habitudes ». A tort ! Cet exercice va me permettre de rectifier le tir !

Un exemple : les 6 chapeaux de Bono, outil redoutable pour faire un pas de côté, exprimer différents points de vue et faire évoluer les postures de certaines personnes réfractaires, ou râleuses par exemple.

Je pense aussi à certains brise-glaces mis de côté en raison des contraintes sanitaires et qui vont reprendre leur place comme les présentations chantées.

La facilitation, c’est aussi sportif !

Bon, nous sommes d’accord, nous n’avons pas le capteur accroché dans le dos pour étudier nos déplacements après le match et notre forme physique. Pour autant, animer un atelier, une réunion, une formation, mobiliser les participants, et leur donner envie, ça demande de l’énergie, ça demande une vraie gestion de l’effort et donc une bonne condition physique.

Aussi, dans mes bonnes pratiques, j’ai banni les viennoiseries et autres subtilités lors des pauses. Vive les fruits, secs ou frais ! Tout pour éviter les baisses de régime et garder l’énergie.

Et à plusieurs, on transforme plus d’essais !

La co-animation est en effet très efficace ! C’est vraiment un de nos grands partis-pris. Aussi bien pour les participants que pour nous. Animer à 2 voix permet de varier les rythmes de jeu, de s’adapter en permanence aux réactions et surtout d’enrichir les apports, par des angles de vue différents.

C’est un peu comme le ballon : use it or lose it…

Et vous? Voyez-vous d’autres liens entre le rugby et la facilitation ?

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Méthodes et outils Organisation personnelle

Rythmer ses journées avec de l’important non-urgent

par Solenne Muret

Régulièrement, je me dis « Waouw ! Je n’ai pas touché terre de la journée… Mais pour autant, sur quels dossiers ai-je réellement avancé ?! ». Comment réussir à organiser ses journées pour ne plus se dire ça ?

Ça ne vous arrive jamais d’avoir ce sentiment désagréable, cette frustration de ne pas avoir pu travailler sur des sujets de fond, des dossiers importants? Et au contraire d’avoir été happé.e par le quotidien, les mails, les coups de fil, les demandes de dernière minute…

Mais qu’est-ce qui est important ?

Parmi toutes les demandes à traiter, les dossiers à gérer, comment définir l’importance ?

Selon le Larousse, l’importance est le degré de force, d’intensité, de valeur, d’intérêt, de quelque chose ou de quelqu’un… Bon… Ma définition ?

Ce qui est important, ce sont les actions qui permettent d’avancer sur un projet, de débloquer des situations, de faire des pas, d’être dans le mouvement, la progression : caler un rendez-vous de cadrage, prendre un temps de réflexion pour construire une proposition ajustée pour un client, faire des points d’étape avec ses collègues pour mieux avancer ensemble, produire du contenu pour notre communauté, préparer les formations…. Il y a donc aussi un critère fort de temporalité derrière ce qui est important, sans pour autant tomber dans l’urgence. Car impossible de tout rendre urgent. Sinon, c’est la course à l’urgence. L’engrenage. Et je ne suis pas une machine…

Et le plaisir dans tout ça ?

Effectivement, l’importance relève aussi de ce qui est source de plaisir, d’épanouissement, de satisfaction individuelle et collective. Ici, j’identifie ma zone de génie, ou ma zone de flow. Quelles sont les activités dans lesquelles je m’exprime pleinement, dans lesquelles je prends énormément de plaisir et qui sont productrices de grande valeur ? Qui m’apportent satisfaction ? Qui me font grandir ?

L’urgent est nécessaire pour ne pas reculer

Pour autant, je suis vite rattrapée par le quotidien. Les mails, les appels téléphoniques, les demandes pour hier, les rendez-vous impératifs de dernière minute, les changements de plannings… Et d’un certain point de vue, c’est aussi important de répondre, d’être disponible, réactif.

Alors, comment s’y prendre ? Comment améliorer sa propre organisation et trouver un équilibre efficient ?

Pour la gestion des mails, je vous livre ici une de mes pratiques mises en place depuis plus de 15 ans maintenant. C’est pour moi une règle immuable qui a transformé mes débuts de journée.

A l’époque, je travaillais comme chef de projets événementiels. Et pendant certaines périodes, je pouvais recevoir jusqu’à 400 mails par jour… Je vous passe le nombre de courriers reçus quand je partais quelques jours en congés… C’était donc la hantise d’ouvrir la boîte de réception. Je me rappelle même faire des paris avec mon collègue : celui qui en a le plus, l’autre lui offre un chocolat pour alléger sa peine…

Aujourd’hui, j’en reçois beaucoup moins car j’utilise d’autres outils que le mail. Mais, surtout, je continue à respecter cette bonne pratique :

Ne jamais commencer sa journée par lire ses mails

C’est une règle d’or. Toujours débuter ma journée de travail par une activité de fond, qui nécessite une concentration, un calme. Réserver entre 30 minutes et une heure pour avancer sur de l’important. Une fois que c’est fait, j’ai la satisfaction d’avoir réalisé du concret, d’être dans l’action « utile ». C’est la base, pour organiser ses journées de travail.

Du coup, ok, je peux ouvrir ma messagerie avec le sourire. J’accueille tout de suite plus sereinement les messages, les sollicitations, car je sais que j’ai déjà produit, j’ai déjà avancé. Je n’ai pas à repousser des éléments importants sous prétexte d’avoir un mail urgent à traiter. Car, dans les faits, répondre à 9h (ou 10h) au lieu de 8h à un mail, en quoi cela va-t-il être néfaste ?

Et cadeau, j’ai une autre très bonne astuce pour vous …

Récemment, j’ai découvert une nouvelle pratique. J’ai envoyé un mail à une de nos prestataires. Là, réponse automatique immédiate : « j’ai bien reçu votre mail. Je prends connaissance de mes messages 2 fois par semaine, le mercredi matin et le vendredi après-midi. Je pourrai donc vous apporter une réponse sur ces créneaux. »

J’ai trouvé ça excellent ! Très efficace d’un point de vue organisation personnelle !

J’ai voulu le tenter. Je n’ai pas encore osé. Je ne l’ai pas encore fait car mon agenda hebdomadaire n’est pas aussi linéaire, mes plages « libres » ne sont pas les mêmes d’une semaine à l’autre. Pour autant, je retiens bien l’idée d’adresser une réponse automatique comme par exemple : « Je ne suis pas tous les jours connectée à mes mails, je reviens vers vous d’ici 72h. » A creuser…

Seul l’important permet d’avancer

Là est le fond de la question. Comment consacrer un temps suffisant et satisfaisant chaque jour, pour réaliser des actions importantes à la fois pour soi, et pour les autres. Pour moi, c’est un défi, ça relève aussi d’une certaine forme de discipline.

Personnellement, j’ai besoin de faire du sport. Je nage, je cours, je pédale, je surfe. Pour moi, c’est une des clés de mon équilibre. Il m’arrive très régulièrement de dire « Non, je peux pas, j’ai piscine. » Cela fait très souvent sourire mais je n’y déroge pas dans 99,99% des cas. C’est important pour moi. Et si vous voulez que je me sente bien avec vous, j’ai besoin de faire des longueurs, de rire avec mes acolytes en maillot et de glisser sur quelques kilomètres. Donc je n’accepte aucune réunion sur ces créneaux. Je suis du coup capable de me jeter à l’eau à des heures très matinales pour certains et j’ai une énergie d’enfer pour le reste de la journée !

Certains vous parleront « Miracle Morning », qui repose sur le même principe : bloquer un temps matinal pour accomplir un rituel qui nous fait du bien. Même s’il faut bien noter que personne n’est obligé de se lever à 5h du matin pour passer une bonne journée 😉

D’autres utilisent aussi le fameux Diagramme d’Eisenhower. Pour tout savoir sur cet outil, retrouvez notre précédent article en cliquant ici.

Structurer son temps

Penser à soi pour être bien avec les autres et progresser positivement. C’est une organisation. De mon côté, j’aime bien le visualiser sur la semaine : répartir les actions importantes par lesquelles je vais commencer mes journées, caler donc mes séances de sport mais aussi les dossiers qui doivent progresser.

Karine, de son côté, pratique cette démarche au quotidien : clôturer chaque journée par ces deux questions: « Qu’ai-je réussi à faire d’utile et d’important aujourd’hui ? Et qu’est-il important que je fasse demain? ». Les réponses sont notées sur une feuille, laissée sur son bureau, pour initier la journée du lendemain avec déjà clairement posé ce qui est prioritaire. Et pour célébrer ce qui a été réussi !

Et vous, quelles sont vos bonnes pratiques pour sortir la tête du guidon ?

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Manager Facilitateur Méthodes et outils Vis ma vie de Facilitatrice

Carré dans le fond, Fun dans la forme !

par les facilitatrices

Un jour quelqu’un nous a dit : “quand je souris au bureau, on me demande si je vais bien, on se méfie de moi”. Parce que la coutume, c’est d’avoir l’air sérieux. Très sérieux.

Parce que le sérieux est gage de qualité.

Ah bon ?

C’est pas parce que t’es sérieux que t’es bon.

Vous vous souvenez de vos années d’étudiant.e à écouter des profs qui parlaient tous seuls, dans de vilains amphis, avec de très vilains supports de travail (Arghhhh les PPT des années 2000…) ?

Et lors de vos premiers stages en entreprise à cligner des yeux sous des néons, à avoir la nausée face au vert pastel écaillé des murs des couloirs ?

Les réunions, parlons-en ! Pas une franche rigolade non plus. C’est long, ennuyeux, monotone.

Et lui/elle, là, qui a toujours l’air sérieux, avec son costume gris et son bureau rempli de dossiers bien empilés…

Si efficace que ça, ce monde du travail pas drôle…?

Mais c’est pas parce que t’es fun que t’es bon, … non plus !

Face à cette vague de sérieux inutile et démoralisant, des consultants sûrement très bien intentionnés ont popularisé la mode du fun : les babyfoot, les murs colorés, les sorties team building, les jeux de toutes sortes dans les entreprises …

On se sent sûrement un peu mieux dans un joli bureau avec lumière et plantes vertes que dans le placard au fond du couloir. Certes.

Mais est-ce suffisant ?

Vous savez bien que non.

Ce fun de façade est souvent encore plus démoralisant. Parce que nous savons bien que derrière, se cache la réalité : soyons sérieux, quand même, voilà le patron/le client/la crise/le Covid/…

Face à ce grand écart, nous avons choisi notre camp: carré dans le fond et fun dans la forme.

Carré parce que l’exigence de qualité et la nécessité de développer une vraie expertise pour mieux accompagner nos clients s’est vite imposée comme la base de la base de la base !

Et fun parce que nous avons décidé de rester authentiques.

Nous aimons rire, nous aimons l’impro, nous aimons faire de belles choses.

Et nous aimons aussi la familiarité. Dans le bon sens du terme : la proximité, la facilité de communication, la fluidité dans la relation.

Et le résultat d’une petite enquête très peu orthodoxe menée tous les jours lors de nos interventions le prouve : en réalité, tout le monde (ou presque) souhaite aussi un peu plus de fun au boulot …

Alors comment faire ?

Voici quelques ingrédients que nous appliquons dans notre quotidien de facilitatrices et qui peuvent vous donner des idées, si vous aussi vous en avez marre de tout prendre (trop) au sérieux.

Nos idées pour être sérieux sans se prendre au sérieux

Du fond dans l’expertise …

Nous travaillons tous nos sujets à fond. En formation, nous abordons des outils que nous avons tous déjà testés, expérimentés. Nous n’arrivons jamais sur un projet sans avoir pris le temps de le cadrer au millimètre.

Le plus souvent, ça marche et même très bien (c’est top!). Parfois, ce n’est pas à 100% réussi. Mais nous nous efforçons de toujours tenir le super accord Toltèque: “Fais toujours de ton mieux”.

Donc sur le fond, nous essayons d’être le plus carrées possible !

Le meilleur bonhomme de nos formations 😉

Et du fun dans les visuels

Pour traduire ces idées “carrées” et travailler avec nos clients, nous n’hésitons pas à scribouiller, dessiner, recouvrir les salles de paper-boards remplis de couleurs. La facilitation graphique est notre amie : des bonhommes, des bannières, des smileys, des schémas, des bulles de discussion, … Et nous ne sommes pas des artistes, loin de là !! Mais ce n’est pas la qualité du dessin qui compte: ce sont les émotions qu’il va susciter.

Souvent à l’issue de nos interventions, les gens se souviennent surtout des idées que nous avons accompagnées de nos dessins rigolos.

Ici les visuels ne sont donc pas uniquement faits pour “faire joli” : ils facilitent aussi la mémorisation et la compréhension des messages.

100% gagnant et facile à mettre en place…

Des jeux, oui, mais bien mesurés

Nous aimons jouer en atelier. Les challenges, les missions, les jeux de constructions ou d’art sont nos amis pour amener les participants à sortir du cadre, à explorer d’autres pistes, à renouer des liens. Le jeu est un formidable outil pour recréer de la communication dans un groupe qui en manque, ou pour l’aider à développer de nouvelles idées.

Une balle de tennis pour jouer et apprendre à collaborer

Toutefois nous adaptons toujours le niveau de jeu à la maturité du groupe que nous rencontrons. Si le groupe est accoutumé à ces pratiques collaboratives ludiques, ou s’il les découvre, nos choix d’outils d’animation seront différents. Le contexte dans lequel le groupe se présente est également important. Il y a des moments plus appropriés que d’autres au lâcher-prise et au rire.

Bien évidemment, les jeux que nous déployons avec nos équipes ont toujours, toujours, toujours un objectif opérationnel précis, bien défini. Le temps des gens est précieux, et nous devons le respecter : chaque séquence que nous facilitons doit servir à quelque chose, et cette utilité doit être claire pour les gens.

100% ludique et facile à organiser, aussi 😉

Nous organisons l’espace pour se sentir bien… et pour être efficaces !

L’espace dans lequel nous allons travailler avec notre équipe est fon-da-men-tal ! Qu’il soit virtuel (en visio sur Teams ou Zoom) ou réel (en salle, dehors …), nous mettons une attention particulière à l’accueil.

Nos exigences : disposition des tables et des chaises pour que chacun ait de la place, disposition de matériel coloré qui rend vivant n’importe quel lieu, et surtout constitution de petit îlots de travail pour faciliter les discussions. Nous débarquons toujours les bras chargés de sacs de matériel !

Si nous travaillons en ligne, nous prenons soin du temps passé devant les écrans avec des pauses régulières, nous créons de jolis board sur Klaxoon pour donner envie de participer.

Vive la customisation des salles de réunion !

Allez, vous avez la réponse pour celui-ci ? Il y en a plein d’autres ici !

Et des brise-glace légers … mais surtout, appropriés

Toutes nos interventions sont ponctuées de temps d’inclusion et de temps de déclusion (check-in et check-out) qui permettent de briser la glace, de faire évoluer les postures vers plus de légèreté et de fun, sans se départir du sérieux essentiel pour atteindre nos résultats. Nos préférés : les jeux collaboratifs (crash on the moon …), les devinettes (les dingbats …), les temps de rencontre impromptues (deux vérités et un mensonge), par exemple.

Les brise-glace sont de véritables clés de bonne humeur. Bien amenés, ils permettent de créer des rires ou des sourires, parfois de bons éclats de rire. Avec un gros, très gros warning, super important pour nous : toujours veiller à l’intégrité des personnes, et ne jamais amener les participants à se sentir ridicules.

Donc pour résumer, voici les ingrédients de notre recette pour être carrées dans le fond et fun dans la forme :

Privilégier l’authenticité, quitte à ne pas plaire à tout le monde 😉
Une grande dose d’exigence : parler de ce que nous connaissons, nous former, chercher la qualité, avec l’objectif de « toujours faire de notre mieux »
Une louche de visuel avec quelques bonhommes explicites
Une poignée de jeux bien choisis
Organisés dans un espace pensé pour créer de la convivialité
Et le tout saupoudré de brise-glace appropriés et d’une énergie motivante !

Prêt.e à (re)trouver le sourire au bureau ? Envoyez-nous des photos !

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Méthodes et outils Organisation personnelle

“Avoir l’audace d’espérer…”

par Solenne Muret

Si je vous dis “YES, WE CAN !” Forcément vous pensez à Barack Obama.

Et si je vous dis “AVOIR L’AUDACE D’ESPÉRER ! “. Vous savez ? C’est aussi Barack Obama !

Avoir l’audace d’espérer, page 80 de sa biographie dans laquelle je me suis plongée récemment.

Les biographies ne font pas forcément partie de mes premiers choix de lecture mais je suis en train de changer d’avis.

Découvrir le parcours d’un leader, c’est toujours inspirant : les épreuves, les coups bas, les jeux politiciens, partir de (presque) rien, être parfois à contre-courant, se nourrir de figures inspirantes, être dans l’action, pouvoir s’engager grâce à ses soutiens familiaux, faire bouger les lignes, défendre ses convictions, développer une confiance aveugle avec ses collaborateurs, s’adapter en permanence, évoluer face à des changements, des aléas, négocier, convaincre, argumenter, oser, croire en soi, gérer le stress, assumer les espoirs ou les attentes que des personnes vous confient…

Des histoires humaines qui m’inspirent et avec lesquelles je fais de nombreuses transpositions, à mon humble échelle, dans ma vie quotidienne.

AVOIR L’AUDACE D’ESPÉRER.

Le hasard du calendrier a fait que j’ai lu cette phrase entre Noël et Jour de l’An. Une période souvent propice pour faire le bilan, pour se poser les bonnes questions, pour retrouver son alignement entre ses valeurs, ses motivations et ses actions quotidiennes.

Définir ses ambitions et les assumer

Je prends ce temps de réflexion personnelle depuis de nombreuses années pour me poser, prendre du recul, et me dire “Ok, où j’en suis maintenant ?”. J’ai XX ans, est-ce que je suis heureuse ? Ce que j’ai fait cette année a-t-il du sens pour moi ? Et surtout dans quoi je me lance pour l’année qui arrive ? Mon pourquoi, mon comment. De là découleront des objectifs, des souhaits, des ambitions.

Et cette année, cette phrase qui ne cesse de raisonner dans ma tête a apporté une nouvelle dimension à ma réflexion.

Je me rends compte que j’ai posé des objectifs plus clairs, aussi bien à travers des objectifs à atteindre que d’éléments dont je ne veux pas/plus.

De la clarté aussi sur un niveau d’ambition, d’épanouissement et de réussite que j’ai envie d’assumer et qui me donne de l’élan.

Avoir l’audace…

Avoir l’audace, OSER, expérimenter, s’engager, être dans l’action, être moteur, initier, créer, proposer, innover…

…d’espérer.

Croire, positiver, dynamiser, être optimiste, persévérer, pérenniser, être enthousiaste, être aussi dans la résilience.

Concrètement, je fais comment ?

J’arrête de prendre des bonnes résolutions et je passe à l’action !

Chaque année, pour formaliser et structurer mes objectifs, j’utilisais une méthode toute simple et toute logique qui consiste à poser ses grands objectifs annuels, puis de les découper par trimestre, puis par mois, voire par semaine. Efficace pour tenir le cap, réalisable dans la plupart du temps selon les aléas.

Cette année, j’ai testé 2 outils que j’ai fini par croiser, pour affiner ma réflexion, qu’elle soit plus globale, qu’elle intègre des dimensions que je n’abordais pas jusque là.

Le Past Year Review

Tim Ferriss propose de faire son « Past Year Review« , son « examen de l’année passée ». Une méthode aussi simple qu’efficace pour faire le point de son année.

Pour cela, il suffit de prendre une feuille, de tracer 2 colonnes : POSITIF / NÉGATIF.

Et de reprendre ensuite son agenda.

Pour chaque semaine, ou mois, vous notez toutes les personnes, les activités, les engagements qui ont suscité chez vous des émotions positives/négatives dans les colonnes respectives.

Une fois que l’année est ainsi retracée, vous identifiez, dans la colonne « POSITIF », les 20% des éléments les plus fiables, les plus puissants. Et vous faites ainsi en sorte d’en avoir davantage sur 2022. Et surtout, de les reprogrammer de suite (déjeuner avec des amis, événements, engagements…).

Rien n’est réel tant que ce n’est pas bloqué dans l’agenda !

Puis, vous prenez la liste des points négatifs et vous la positionnez dans un endroit où vous pourrez la voir régulièrement, pas de manière omniprésente mais accessible.

Elle contient effectivement tous les éléments toxiques à réduire, à bannir de votre quotidien. (des personnes à éviter, des habitudes à supprimer…).

En conclusion, au bout de 45 minutes, on obtient une vision très concrète de ce qui nous fait du bien, ou pas… Et on peut alors repartir d’un bon pied. Car pour avancer, comme dit Tim Ferriss, il ne suffit pas simplement d’enlever le négatif car ça crée un vide.

Il faut remplir ce vide de positivité !

Dans un tout autre domaine, j’ai découvert aussi très récemment Shubam Sharma qui partage sur Youtube nombre de conseils pour gagner en productivité grâce à des outils numériques. Il partage sa méthode pour faire sa revue annuelle sur Notion. Vous pouvez tout aussi bien la faire sur dans un tableau ou sur une feuille de papier.

Je vous invite à découvrir en entier le contenu de sa démarche. Je vous partage ici les points qui ont le plus retenu mon attention.

Sur la partie “apprentissages”, j’y intègre désormais :

les éléments pour lesquels je suis reconnaissante (rencontres, relations, activités…)
mes découvertes de l’année (outils, livres, podcasts…)
les leçons de vie de l’année

Sur la partie “Actions à venir”, j’aime particulièrement l’approche “mes 3 intentions de l’année” que je décline ensuite à travers un plan d’actions et des indicateurs.

Cette nouvelle année est donc pour moi lancée avec l’audace d’espérer.

Et vous ?

Je serai ravie d’avoir votre feedback et de partager aussi vos objectifs audacieux.

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Manager Facilitateur Méthodes et outils

Comment réussir le cadrage d’un atelier collaboratif ?

par les facilitatrices

Le design d’un atelier collaboratif nécessite un gros travail en amont pour bien cadrer le besoin du commanditaire. C’est une évidence, mais pourtant réussir son cadrage, ce n’est pas toujours si facile.

Souvent le temps nous manque pour mener ce cadrage. Cette étape peut en effet demander des heures de travail. La tentation est alors grande de le bâcler pour passer directement au cœur de notre sujet, c’est-à-dire ce que nous allons faire concrètement pendant l’atelier.

Mais tout bon (manager) facilitateur qui se respecte doit savoir prendre ce temps. Parce que c’est à ce moment que nous allons pouvoir récupérer les informations qui nous permettront d’assurer la réussite de l’atelier, et donc de satisfaire le commanditaire, et l’équipe.

Rater son cadrage c’est prendre le risque du hors sujet…

Le principal écueil est de passer à côté du réel besoin, et de faire travailler une équipe « hors sujet ».

Par exemple l’objectif réel de notre commanditaire peut être différent de celui affiché lors de la première demande. Le cadrage est un vrai travail d’accouchement, ou plutôt de maïeutique, comme diraient les philosophes. C’est un travail de mise en forme des pensées confuses grâce au dialogue avec le client.

Prenons un cas concret : la demande « je voudrai un atelier de cohésion d’équipe pour motiver tout le monde » cache en réalité « je ne sais plus quoi faire pour les motiver dans ce contexte où le sens est difficile à trouver … »

Dans ce cas précis, si nous réussissons à avoir la bonne information, nous pourrons axer notre projet d’atelier autour de la recherche d’un sens commun, d’une raison d’être pour l’équipe. Nous passerons aussi par une première phase d’expression et de diagnostic de ce contexte difficile, pour libérer la parole. Si nous restons sur le sujet plus léger de la cohésion d’équipe, nous allons leur proposer des jeux coopératifs, travailler sur du team building, de la connaissance interpersonnelle, et … passer à côté du vrai problème.

Donc, pour réussir cette étape cruciale, voici quelques pistes à explorer de manière systématique lors de votre (ou vos) réunion(s) de cadrage.

Clarifier le contexte

Essayez d’en savoir plus sur l’histoire récente de l’organisation et de l’équipe concernée par votre intervention. Dans quel environnement évolue-t-elle ? Que s’est-il passé récemment comme évènement marquant ? Les gens sont-ils présents depuis longtemps ? Comment sont les relations entre eux ? Et avec leur direction ? Y-a-t il des changements en vue ? Lesquels, et comment sont-ils perçus ?
Bref : y-a-t il quelque chose que vous devez connaître et qui sera important pour assurer la réussite de l’atelier ?

Identifier le problème à l’origine de la demande

Si un atelier est organisé, il répond forcément à une question, à un problème qui doit être résolu. Ce problème peut être avéré, ou bien à venir. Il est aussi intéressant d’évaluer l’importance du problème et son impact sur le groupe. Avoir cette information permettra d’anticiper un éventuel état de stress dans l’équipe que vous allez rencontrer.

Déterminer l’objectif précis recherché

L’atelier doit viser un objectif plus ou moins mesurable. Que cherche-on à atteindre pour résoudre le problème ?
Nous aimons utiliser l’acronyme SMART pour cadrer les objectifs : Spécifiques (précis, clairs), Mesurables (donc évaluables), Acceptables (pour que tous y adhèrent), Réalistes (donc atteignables) et Temporellement cadrés.

Formaliser le livrable attendu

Il faut préciser le livrable attendu. Nous posons toujours la question à nos commanditaires : à la fin de l’atelier, si vous repartez avec un sac bien rempli, qu’y a t il dedans comme résultat concret ?
Le livrable peut prendre la forme d’un plan d’action, d’une liste de nouvelles idées, d’une solution pour surmonter une difficulté. Il peut aussi être moins palpable comme : des participants rassurés, des coéquipiers qui se connaissent mieux, ou des gens bien informés.

Mieux connaître les personnes concernées

Il est important de bien identifier les 3 niveaux suivants :

Le commanditaire : qui est la personne à l’origine de la commande ? Quelle sera son implication ? Sera-t-il ou elle présent.e ?

Le sponsor: qui est celui qui va porter la commande tout le long du projet ?

Les participants : qui sont ceux qui participeront à l’atelier ?

Au-delà de les identifier, comprendre la mécanique des relations entre tous est un plus. Nous cherchons toujours à prendre la température d’une équipe avec laquelle nous nous apprêtons à passer du temps en atelier.

Prévoir la logistique nécessaire

Pour construire un atelier, il ne suffit pas de mettre en place une déroulé de séquences de travail, il faut aussi anticiper tout l’aspect matériel. Où se passera l’atelier ? A quelle heure la salle sera-t-elle disponible? A-t-on des murs pour travailler avec du management visuel ? Qui s’occupe du café ? Du repas de midi ? Qui fournit les post-it, le paper-board ?

La liste est longue et il vaut mieux ne rien oublier pour assurer un super confort le jour J.

Rien de pire que d’arriver sur un lieu d’atelier et de devoir gérer en panique les aléas logistiques …

Connaître les contraintes du groupe ou du lieu

Certains arrivent-ils de loin ? Le lieu est-il accessible en transport en commun ? Ont-ils des contraintes d’horaire pour la fin ? Y-a-t il des personnes à mobilité réduite ou d’autres formes de handicap ?

Cherchez ici tous les invariants avec lesquels vous devrez composer pour écrire votre déroulé.

En résumé, vous l’avez compris, cette phase de cadrage est une véritable enquête. Vous devrez parfois poser des questions qui surprendront vos interlocuteurs. Parfois ils ne voudront pas vous répondre … C’est mauvais signe ! Méfiez-vous des commandes qui comportent trop de zones de flou.

Pour aller plus loin, nous avons enregistré un live sur le sujet avec des retours d’expérience, des outils et des idées pour réussir votre cadrage : c’est par ici : le défi du cadrage.

PS : vous aurez reconnu bien sûr entre les lignes de cet article notre outil préféré pour le cadrage : le CQQCOQP 😉 !

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Manager Facilitateur Méthodes et outils

La méthode des Chapeaux de BONO, pour penser autrement !

par les facilitatrices

La méthode « chapeau de Bono » est absolument géniale pour amener les gens à penser autrement, à sortir de leurs habitudes de raisonnement. Elle permet de mettre en place un processus de pensée latérale, selon les termes du créateur de la méthode, Edward de Bono.

Au lieu de construire son cheminement de pensée de manière didactique, en montant les étapes de la réflexion arguments après arguments, cette méthode permet de prendre plusieurs points de vue, tour à tour.

Il y a 6 points de vue, représentés par des chapeaux de 6 couleurs différentes : bleu, jaune, vert, rouge, noir, et blanc.

Une session débute et se termine par un chapeau bleu, symbole de l’organisation, du déroulement et de la synthèse de l’atelier. Le facilitateur pose un cadre sécurisant et porte généralement ce chapeau tout au long du process, telle un chef d’orchestre.

Il s’assure que tout se déroule selon le plan annoncé et que chacun joue bien le rôle qui lui a été attribué au bon moment. Il annonce les changements d’un mode de pensée au suivant. Il gère le temps et les échanges (non-jugement, écoute…)

Une fois la problématique énoncée, chacun des participants va analyser la situation et tenter d’y apporter des solutions en éprouvant tour à tour les 6 différents modes de pensée. Tout le groupe « porte » la même couleur de chapeau en même temps. Ce postulat évite les prises de positions virulentes. Il favorise, au contraire, un échange où écoute et respect sont les maîtres mots.

Comme la méthode Walt Disney de Robert Dilts, la méthode des 6 Chapeaux de Bono peut également être utilisée à titre individuel. pour sortir de votre raisonnement habituel. Elle vous permettra de développer votre créativité et votre capacité d’adaptation.

Précisions sur la signification des 6 couleurs de chapeaux de Bono

– Le chapeau blanc
Représente la neutralité : il permet l’énoncé des éléments à disposition de manière factuelle, impartiale. Il évite toute interprétation des chiffres, données et autres informations.

– Le chapeau rouge
Symbolise l’émotionnel et l’intuition : sentiments, jugements, émotions, ressentis sont exprimés pleinement et sans justification.

– Le chapeau noir
Incarne le pessimisme : risques, limites, freins, obstacles, inconvénients et autres aspects négatifs sont soulevés sans argumentation.

– Le chapeau jaune
Exprime l’optimisme : avantages, opportunités, espoirs, bénéfices, rêves sont exposés.

– Le chapeau vert
Matérialise la créativité : alternatives originales, idées imaginatives, loufoques, abracadabrantes sont formulées sans aucune censure et avec l’énergie caractéristique de l’enthousiasme.

– Le chapeau bleu
Personnifie l’organisation : analyse, synthèse, prise de recul, canalisation des idées, récapitulation, discipline, processus de réflexion qui permet à la séance de se dérouler convenablement et d’atteindre l’objectif fixé.

🤩 Ne dites plus: « Arrêtez de critiquer sans cesse » dites:
« Enlevez votre chapeau noir! » 🤩

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