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Vis ma vie de Facilitatrice

Saper-lie-popette
Manager FacilitateurMéthodes et outilsVis ma vie de Facilitatrice

Carré dans le fond, Fun dans la forme !

par les facilitatrices
par les facilitatrices

Un jour quelqu’un nous a dit : “quand je souris au bureau, on me demande si je vais bien, on se méfie de moi”. Parce que la coutume, c’est d’avoir l’air sérieux. Très sérieux.

Parce que le sérieux est gage de qualité.

Ah bon ?

C’est pas parce que t’es sérieux que t’es bon.

Vous vous souvenez de vos années d’étudiant.e à écouter des profs qui parlaient tous seuls, dans de vilains amphis, avec de très vilains supports de travail (Arghhhh les PPT des années 2000…) ?

Et lors de vos premiers stages en entreprise à cligner des yeux sous des néons, à avoir la nausée face au vert pastel écaillé des murs des couloirs ?

Les réunions, parlons-en ! Pas une franche rigolade non plus. C’est long, ennuyeux, monotone.

Et lui/elle, là, qui a toujours l’air sérieux, avec son costume gris et son bureau rempli de dossiers bien empilés…

Si efficace que ça, ce monde du travail pas drôle…?

Mais c’est pas parce que t’es fun que t’es bon, … non plus !

Face à cette vague de sérieux inutile et démoralisant, des consultants sûrement très bien intentionnés ont popularisé la mode du fun : les babyfoot, les murs colorés, les sorties team building, les jeux de toutes sortes dans les entreprises …

On se sent sûrement un peu mieux dans un joli bureau avec lumière et plantes vertes que dans le placard au fond du couloir. Certes.

Mais est-ce suffisant ?

Vous savez bien que non.

Ce fun de façade est souvent encore plus démoralisant. Parce que nous savons bien que derrière, se cache la réalité : soyons sérieux, quand même, voilà le patron/le client/la crise/le Covid/…

Face à ce grand écart, nous avons choisi notre camp: carré dans le fond et fun dans la forme.

Carré parce que l’exigence de qualité et la nécessité de développer une vraie expertise pour mieux accompagner nos clients s’est vite imposée comme la base de la base de la base !

Et fun parce que nous avons décidé de rester authentiques.

Nous aimons rire, nous aimons l’impro, nous aimons faire de belles choses.

Et nous aimons aussi la familiarité. Dans le bon sens du terme : la proximité, la facilité de communication, la fluidité dans la relation.

Et le résultat d’une petite enquête très peu orthodoxe menée tous les jours lors de nos interventions le prouve : en réalité, tout le monde (ou presque) souhaite aussi un peu plus de fun au boulot …

Alors comment faire ?

Voici quelques ingrédients que nous appliquons dans notre quotidien de facilitatrices et qui peuvent vous donner des idées, si vous aussi vous en avez marre de tout prendre (trop) au sérieux.

Nos idées pour être sérieux sans se prendre au sérieux

Du fond dans l’expertise …

Nous travaillons tous nos sujets à fond. En formation, nous abordons des outils que nous avons tous déjà testés, expérimentés. Nous n’arrivons jamais sur un projet sans avoir pris le temps de le cadrer au millimètre.

Le plus souvent, ça marche et même très bien (c’est top!). Parfois, ce n’est pas à 100% réussi. Mais nous nous efforçons de toujours tenir le super accord Toltèque: “Fais toujours de ton mieux”.

Donc sur le fond, nous essayons d’être le plus carrées possible !

Le meilleur bonhomme de nos formations 😉

Et du fun dans les visuels

Pour traduire ces idées “carrées” et travailler avec nos clients, nous n’hésitons pas à scribouiller, dessiner, recouvrir les salles de paper-boards remplis de couleurs. La facilitation graphique est notre amie : des bonhommes, des bannières, des smileys, des schémas, des bulles de discussion, … Et nous ne sommes pas des artistes, loin de là !! Mais ce n’est pas la qualité du dessin qui compte: ce sont les émotions qu’il va susciter.

Souvent à l’issue de nos interventions, les gens se souviennent surtout des idées que nous avons accompagnées de nos dessins rigolos.

Ici les visuels ne sont donc pas uniquement faits pour “faire joli” : ils facilitent aussi la mémorisation et la compréhension des messages.

100% gagnant et facile à mettre en place…

Des jeux, oui, mais bien mesurés

Nous aimons jouer en atelier. Les challenges, les missions, les jeux de constructions ou d’art sont nos amis pour amener les participants à sortir du cadre, à explorer d’autres pistes, à renouer des liens. Le jeu est un formidable outil pour recréer de la communication dans un groupe qui en manque, ou pour l’aider à développer de nouvelles idées.

Une balle de tennis pour jouer et apprendre à collaborer

Toutefois nous adaptons toujours le niveau de jeu à la maturité du groupe que nous rencontrons. Si le groupe est accoutumé à ces pratiques collaboratives ludiques, ou s’il les découvre, nos choix d’outils d’animation seront différents. Le contexte dans lequel le groupe se présente est également important. Il y a des moments plus appropriés que d’autres au lâcher-prise et au rire.

Bien évidemment, les jeux que nous déployons avec nos équipes ont toujours, toujours, toujours un objectif opérationnel précis, bien défini. Le temps des gens est précieux, et nous devons le respecter : chaque séquence que nous facilitons doit servir à quelque chose, et cette utilité doit être claire pour les gens.

100% ludique et facile à organiser, aussi 😉

Nous organisons l’espace pour se sentir bien… et pour être efficaces !

L’espace dans lequel nous allons travailler avec notre équipe est fon-da-men-tal ! Qu’il soit virtuel (en visio sur Teams ou Zoom) ou réel (en salle, dehors …), nous mettons une attention particulière à l’accueil.

Nos exigences : disposition des tables et des chaises pour que chacun ait de la place, disposition de matériel coloré qui rend vivant n’importe quel lieu, et surtout constitution de petit îlots de travail pour faciliter les discussions. Nous débarquons toujours les bras chargés de sacs de matériel !

Si nous travaillons en ligne, nous prenons soin du temps passé devant les écrans avec des pauses régulières, nous créons de jolis board sur Klaxoon pour donner envie de participer.

Vive la customisation des salles de réunion !

Allez, vous avez la réponse pour celui-ci ? Il y en a plein d’autres ici !

Et des brise-glace légers … mais surtout, appropriés

Toutes nos interventions sont ponctuées de temps d’inclusion et de temps de déclusion (check-in et check-out) qui permettent de briser la glace, de faire évoluer les postures vers plus de légèreté et de fun, sans se départir du sérieux essentiel pour atteindre nos résultats. Nos préférés : les jeux collaboratifs (crash on the moon …), les devinettes (les dingbats …), les temps de rencontre impromptues (deux vérités et un mensonge), par exemple.

Les brise-glace sont de véritables clés de bonne humeur. Bien amenés, ils permettent de créer des rires ou des sourires, parfois de bons éclats de rire. Avec un gros, très gros warning, super important pour nous : toujours veiller à l’intégrité des personnes, et ne jamais amener les participants à se sentir ridicules.

Donc pour résumer, voici les ingrédients de notre recette pour être carrées dans le fond et fun dans la forme :

  • Privilégier l’authenticité, quitte à ne pas plaire à tout le monde 😉
  • Une grande dose d’exigence : parler de ce que nous connaissons, nous former, chercher la qualité, avec l’objectif de « toujours faire de notre mieux »
  • Une louche de visuel avec quelques bonhommes explicites
  • Une poignée de jeux bien choisis
  • Organisés dans un espace pensé pour créer de la convivialité
  • Et le tout saupoudré de brise-glace appropriés et d’une énergie motivante !

Prêt.e à (re)trouver le sourire au bureau ? Envoyez-nous des photos !

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Management visuel
Méthodes et outilsVis ma vie de Facilitatrice

Pourquoi avec la team de La Facilitation, nous utilisons du Management Visuel dans nos projets.

par Tiana Castelneau
par Tiana Castelneau

Dans une entreprise, nous sommes envahis d’informations diverses et variées. Il va falloir récolter, trier, sélectionner, synthétiser et structurer cet afflux de données. Nous avons besoin d’identifier toutes les parties prenantes du projet sur lequel nous travaillons. Un projet n’est jamais figé, il va falloir s’adapter aux changements, aux nouveautés, aux échecs… et avoir une vision claire et actualisée de la situation.

Le management visuel vient mettre de la vie dans des tableaux remplis de chiffres et les rapports écrits que personne ne lit.

Il inclut différentes techniques de facilitation graphique, des cartes heuristiques (cartes conceptuelles ou mind mapping), des fresques de storytelling ou autres modélisation de réunions en grand format.  Nous utilisons également de l’affichage à base de couleurs, de phrases courtes, des dessins simples, des pictos et nos indispensables notes autocollantes (post-it) carrées ou rectangles au format A5. C’est le fait qu’elles soient si facilement maniables et repositionnables, qui en font pour nous, une unité de travail indispensable. 

Le management visuel vous assure une circulation plus rapide des informations. Nos cerveaux traitent plus vite les images que le texte.

La coordination des différents acteurs est facilitée par l’affichage de cartes grand format, nous montrant par exemple, l’organigramme et le périmètre d’actions de chaque personne. Le management visuel pose un cadre et vous montre les différentes idées et les points de vue du groupe. Si les visuels de travail sont co-construits, ils suscitent de l’engagement. Les visuels grand format peuvent aussi vous montrer les problèmes à traiter, car il n’y a que quand on les voit, que l’on y croit. Nous pouvons à ce moment-là, mettre en place des actions, pour les résoudre. Les couleurs constituent aussi un bon moyen de capter l’attention, de véhiculer un message, et de susciter une réaction émotionnelle. Ce qui activera notre mémoire. Il est important de se souvenir de nos bases de travail pour imaginer la suite.

Exemple avec l’outil Kanban

Le Kanban permet de visualiser simplement, l’avancement d’un projet à travers des colonnes à remplir. C’est une des nombreuses représentations visuelles, des actions à faire par chaque personne, impliquée dans un projet. Il existe des centaines d’outils visuels que nous déployons suivant le contexte de chaque missions. 

Pour résumé, le management visuel va rendre les tenants et les aboutissants d’un projet, VISIBLES.

Il faut accepter la forme de transparence que cela implique pour l’entreprise.
Il s’agit simplement de rendre l’information accessible à tous, du Top Management à l’ensemble des collaborateurs, sans cacher les problèmes ou des informations gênantes.

D’où l’expression: Je vois, j’ai compris! 
Et la deuxième partie que nous rajoutons à l’envie, dans nos accompagnements professionnels, c’est:  Et je fais avec conviction, si je me sens en confiance.
Cette partie porte un nom, ça s’appelle de LA FACILITATION !

En conclusion, c’est bien l’alliance des techniques de facilitation et des techniques visuelles, qui va décupler l’efficacité des actions menées en entreprise.

Le managent visuel apporte la simplification et la compréhension de tous les paramètres d’un projet. Par conséquent, il permet donc aux équipes de se l’approprier rapidement et de s’engager durablement dans sa réalisation et son succès!

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La looseMéthodes et outilsVis ma vie de Facilitatrice

Loose #5 : Vis ma vie de facilitateur : la panne technique

par Solenne Muret
par Solenne Muret

La salle, la connexion, les sticky walls, la date, la durée, … ahhh !!! On fait QUOI quand RIEN ne va bien…Nous avions envie de partager cette magnifique loose avec vous…

Au début, tout va bien…

Nous voilà sur la route pour une journée de séminaire de cohésion autour de la question du Management à l’ère du numérique. Le lieu de la prestation est plutôt sympa, au milieu des vignes, dans une grande salle. Même si les murs sont en brique apparente (vous avez déjà essayé de coller un post-it sur une brique ….?), nous avons de l’espace, plein de murs, des tables, des chaises pour organiser la salle en différents espaces de travail. Nous nous installons, nous testons les connexions pour le vidéoprojecteur, le son, le wi-fi installé pour l’occasion (la salle est un peu au milieu de nulle part…). Le matin, avant de commencer, tout va bien. Prêtes et motivées pour une journée géniale.

Recréer par le jeu les contraintes de la transition digitale

Le but du séminaire est de créer de la cohésion d’équipe pour une quarantaine de managers qui travaillent sur différents sites. Comment beaucoup d’organisations, ils sont confrontés à  de grands changements avec le déploiement de plusieurs outils numériques. Les équipes accueillent ces changement avec plus ou moins de facilité et d’appétence. Donc dans le programme de la journée, nous avions prévu un temps de cohésion, ou de team building, pour renforcer leurs liens, autour du jeu Crash on the Moon. Suite à sa formation d’architecte collaboratif en jeux d’innovation, Solenne a eu l’occasion de le tester sur une plateforme numérique. La plateforme recrée parfaitement les conditions de travail à distance: c’est idéal pour débriefer dans un second temps sur les freins et les leviers de la digitalisation. Elle permet aussi de jouer en aveugle :  les équipes sont faites de manière totalement aléatoires et personne ne sait avec qui il est dans son équipe. Chacun peut donc profiter du masque de l’écran pour révéler une facette de sa personnalité méconnue par ses collègues, et peut-être se révéler un leader dans ce jeu collaboratif.

La transition numérique oui, mais quand ça capte …

Nous sommes donc dans la salle, tout le monde est presque connecté. Les participants patientent virtuellement dans la salle d’attente du jeu. Tout le monde est dans les starting block, prêt à jouer!

En théorie nous étions bien parties. En théorie…. Car, vous le savez tous, avec le numérique, personne n’est à l’abri du bug… Et ça n’a pas raté ! Au moment où tout le monde était prêt à démarrer sur la plateforme, impossible de lancer le jeu. Impossible de se connecter. Impossible de passer à l’étape suivante. Bref, un grand moment de solitude.

Réagir … avec du papier et des stylos !

Mais comme nous sommes organisées, pleine de ressources et toujours parées à toute éventualité, (bon ok, presque toujours…) nous avions le plan B… C’est-à-dire la version classique du jeu, la version papier.

Alors oui, les déceptions ont été un peu dissimulées par des réactions bienveillantes (nos clients sont formidables!): “Ne vous inquiétez pas, ça arrive à tout le monde, la panne technique” (sic)… Mais bon quand même! Si notre niveau d’exigence en a pris un coup, ce n’est pas le seul revers d’un tel incident. Cette petite panne technique nous a coûté 2 éléments très importants pour réussir notre accompagnement :

  • Le temps perdu se rattrape difficilement

Nous avons perdu pas mal de temps. Nos séquentiels de facilitation d’ateliers ou de séminaires sont minutés. Même si nous nous laissons toujours une marge de manœuvre, ils restent assez serrés. Cette panne informatique nous a coûté près d’une ½ heure, et nous a contraintes à de nombreux ajustements sur la matinée. Même si le reste de la journée s’est bien passé, nous avons eu le sentiment d’être sur le fil du rasoir. Avec à la clé du stress, et un ressenti global mitigé.

  • Le désengagement est impactant pour la suite

L’attente subie par les participants, puis le changement d’outil ont été des éléments de démobilisation importants. Nous avons vu des smartphones ressortir des sacs pour traiter des emails pro. Les groupes ont entamé des conversations sur d’autres sujets. Il nous a fallu déployer une grande énergie pour remobiliser tout le monde, relancer la dynamique collaborative et motiver les troupes à s’écraser sur la Lune !

Le bilan ressenti est mitigé pour nous, bien que les objectifs du séminaire aient été atteints. Morale de l’histoire : l’informatique c’est génial, surtout quand ça marche ! Et toujours avoir le plan B très bien ficelé dans ses tablettes…euh pardon, dans son sac.

Et vous ? Intégrez-vous des outils numériques dans vos ateliers collaboratifs ou vos séminaires d’équipe ? Et ça se passe bien ?

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En équipeLa looseVis ma vie de Facilitatrice

Loose #4 : Vis ma vie de facilitateur : quand le facilitateur claque la porte…

par Solenne Muret
par Solenne Muret

Vous savez, le coup du “y a-t-il un médecin dans la salle” ? Et bien ça arrive aussi aux facilitateurs. Si si …

J’ai récemment participé à un atelier de design thinking pour accompagner le développement d’un projet de territoire éco-responsable. Un porteur de projet et une douzaine de participants contributeurs, venus d’horizons variés, accompagnés par un facilitateur débutant pendant 3 jours pour relever le défi. Mon rôle : participer, mais aussi superviser, garde un œil sur le déroulé des ateliers et venir en renfort si ça coince.

Quand l’atelier commence à déraper, petit à petit…

Le groupe fait connaissance, commence à travailler, les questions fusent, les idées aussi, tout le monde est mobilisé, dans une dynamique positive pour aider le chef de projet. L’énergie est forte, le travail de facilitation est intense. L’enjeu augmente à mesure que les participants se prennent au jeu.

Et puis au cours du premier jour, la fatigue se ressent dans les réactions du facilitateur, qui se montre moins à l’écoute, presque agressif dans ses prises de parole, et très directif. Le groupe se montre de plus en plus réticent, tendu. Tout le monde est sous tension:  les petites remarques commencent à s’échapper. La communication non verbale le trahit, les signes sont flagrants de négatif et de mal-être du groupe comme du facilitateur. Bref, STOP tout de suite ! Alea jacta est… J’interviens gentiment plusieurs fois pour proposer mon aide lorsque les discussions montent ou que les participants ne trouvent plus de solutions. Et là, sans prévenir, notre facilitateur se lève et  bim, bam, boum, en plein après-midi d’atelier, il claque la porte! C’est clair, il faut prendre la main.

Assurer le bien-être du groupe, ça passe aussi par se questionner sur ses compétences

Le groupe me regarde, tout interloqué et me demande “mais il se passe quoi, là ?!?” Je les rassure:“ je pense qu’il est sous pression”… Quand on est facilitateur, surtout débutant, on se doit de garder humilité et ouverture d’esprit comme maîtres mots. Ne pas s’aventurer sur des projets complexes de manière trop légère, même si on en a très, très envie. Ce métier nécessite de l’expérience. Une première erreur a été de ne pas préparer au millimètre comme il se doit un atelier aussi intense et long; la seconde est de ne pas accepter l’aide, les conseils, les propositions, de personnes plus expérimentées.

Prendre la météo du groupe : demander aux participants comment ils se sentent

Ma première réaction, j’avoue sans beaucoup réfléchir, a été d’embrayer tout de suite avec le groupe sur la phase dans laquelle il était. Et de prendre le temps de savoir comment chacun se sentait. De faire un point de la situation et de proposer une nouvelle organisation. Le tout avec une grosse dose d’énergie pour relancer les participants dans une dynamique positive. Tout le monde approuve ? Super ! On a fait une pause régénérante et tout le groupe est reparti d’un bon pied. Bref, on se jette à l’eau !

Reprendre les bases : y a t il un séquentiel d’atelier, et tient-il la route?

Il n’y avait aucun séquentiel : pas de trame, pas de conducteur, pas de vision claire et précise de ce que le facilitateur allait demander à son groupe pour s’assurer de satisfaire les attentes du porteur de défi. Déjà, on est parti avec un handicap… Donc, au boulot ! Au lieu d’aller profiter du buffet, me voilà avec le porteur de défi, sur le coin d’une table, à essayer de comprendre les quelques mots notés en guise de séquentiel mais qui ressemblait plus à une liste de course : ice breaker, crazy 8, pop corn… On respire. On s’organise, on reprend les objectifs, les attendus et on monte un séquentiel, en mode urgence pour la première journée. Nous aurons le temps, ce soir, de penser à demain…

Au final, comme dans les jolis contes, tout est bien qui finit bien. Le porteur de défi était satisfait, le groupe s’est démené pour lui. Un bel exemple de cohésion face à l’adversité !

Et vous, qu’auriez-vous fait ? Dans un cas comme celui-ci, on prend la main pour continuer, ou bien on arrête le groupe pour le préserver d’un échec potentiellement plus important ?

PS : La photo de Tiana n’est pas contractuelle. Dans la réalité, elle est bien plus terrifiante quand elle est en colère !!

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La looseVis ma vie de Facilitatrice

Loose #2: Vis ma vie de facilitateur : le participant tueur d’idées

par Karine Turcin
par Karine Turcin

C’est la hantise des facilitateurs. Nous l’évoquons à chaque formation, à chaque supervision. Aujourd’hui, j’ai envie de vous parler du célèbre Tueur d’Idées.

Celui qui arrive et qui dit : “pfff, de toute façon ça sert à rien de discuter, on ne pourra rien faire/changer/dire/proposer parce que le chef/ la loi/ notre élu/l’Etat/ le système bloque tout”. “De toute manière ça marchera jamais, on l’a déjà essayé”. “Chez nous ce genre d’idée ça ne passe pas”. Le Tueur d’idées, c’est celui qui tue les idées des autres, parfois avant même qu’elles aient germé.

Et bien j’en ai rencontré un… et voilà ce qui est arrivé.

Un groupe de volontaires se réunit pendant 2 jours pour travailler sur l’attractivité du métier d’aide à domicile dans un contexte rural. Objectif: fournir à notre porteur de projet des idées nouvelles pour l’aider à donner envie aux gens de candidater aux offres d’emploi proposées par les collectivités territoriales locales. Sujet difficile, mais avec un sacré potentiel!

Notre groupe de 6 personnes est là, la salle est correcte, avec du soleil. Les facilitateurs sont prêts pour ce sprint de 48h. Le porteur de projet est impatient de commencer. Nous espérons déjà que le prototype que nous présenterons le 3ème jour sera à la hauteur de ses attentes!

Le porteur de projet présente le contexte de son problème : les aspects démographiques, juridiques, sociaux etc. sont exposés avec clarté, questionnés par le groupe pendant près de 2h. Nous devons comprendre ce contexte pour pouvoir nous creuser les méninges et trouver de nouvelles idées.

Et il est là, mon tueur d’idées, prêt à dégainer. Bras fermement croisés sur la poitrine, moue réprobatrice, sourcils froncés. C’est un homme d’expérience, un Directeur. Il parle fort, il a le ton de ceux qui ont l’habitude d’être écoutés et approuvés.

Quand il dégaine, il vise le coeur

Pendant toute la première demi-journée, il saborde, il détruit, il démonte chaque idée, chaque tentative pour générer des idées. “Pourquoi écrire des trucs sur des posts-it, puisque de toutes façons rien n’est possible ? ça sert à quoi de parler avec ces gens-là (les autres participants), puisqu’ils ne sont pas au courant des lois/habitudes/décideurs… ? Et puis le porteur de projet devrait retourner dans son bureau réviser sérieusement son sujet, quand même, avant de nous demander de venir réfléchir pour lui”.

Le groupe est démobilisé, le conflit pointe son nez entre mon Tueur d’idée et mon porteur de projet. Un camp commence à apparaître contre un autre.

On continue ? On arrête ? On tente ?

Nous devions continuer le travail. Avec beaucoup d’énergie nous avons réussi à mener tant bien que mal nos deux journées d’atelier. Nous avons donc choisi de travailler uniquement en petits groupes, binômes ou trio, pour empêcher notre Tueur d’idées de s’adresser au groupe entier et donc limiter sa tribune. Chaque mise en commun s’est avérée être une ouverture qui lui permettait de dénoncer, de critiquer vertement. Bref, il a systématiquement monopolisé la parole, malgré nos interventions parfois musclées pour permettre à tous de s’exprimer.

A la clé, nous avons livré un résultat absolument pas innovant mais suffisamment consensuel pour passer les critiques. La déception s’est ajoutée à la démobilisation de ceux qui voulaient jouer le jeu. Le porteur de projet, poli, est reparti insatisfait.

Bref, ce n’était pas le meilleur moment de ma vie de facilitatrice. Mais j’ai quand même pris quelques bonnes leçons…

Et vous, qu’auriez-vous fait ?

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La looseVis ma vie de Facilitatrice

Loose #3 : Vis ma vie de facilitateur : un atelier collaboratif dans le bureau du DG !

par Solenne Muret
par Solenne Muret

Je l’aime bien celle-là parce que plus j’y repense, plus elle me fait sourire. En fait, je crois que je n’y aurais pensé ou osé ! Faciliter un atelier sur le travail collaboratif avec les salariés d’une entreprise, dans le bureau du DG…

Une salle très… insolite

Nous voilà en intervention avec Karine et d’autres collègues dans une entreprise pour la journée des salariés.  Nous sommes là pour leur proposer du “fun”, oui oui, du divertissement, de l’amusement… Concrètement, je ne sais pas trop. Le cadrage manquait de précisions selon moi. Toujours est-il que nous proposons à un groupe de 20 personnes un atelier de 2 heures sur la cohésion d’équipe autour du jeu. Et quelle n’est donc pas notre surprise quand nous découvrons en arrivant sur le site que ce matin, et bien, nous allons jouer dans le bureau du DG et celui attenant de sa secrétaire !

Toujours savoir s’adapter!

Pour les considérations logistiques et physiques,  nous savons toujours faire preuve d’une capacité d’adaptation sans faille. En revanche, le plus dur a été de gérer la déclaration faite par un des premiers entrants dans la salle “Aïe, en général, quand on vient ici, c’est pas bon signe…!”

Quelles réactions avoir? Quelles conduites tenir ? Faire comme si de rien n’était ? Renchérir ? Non, rien de tout. En effet, notre réaction a été de tenir notre cap, de ne pas perdre de vue notre objectif. Et ce qui nous a aidé : nous avions bien préparé la scénographie de notre atelier : du visuel, un pitch pour une bonne mise en condition, une bande musicale adaptée et tout s’est bien passé. Ainsi, les participants se sont bien mis dans la peau de leur personnage de jeu et n’ont même plus fait attention qu’ils étaient tous en train de réfléchir ensemble autour du bureau de leur DG, assis, debout, accroupis. Peu importe, ils étaient pris par le jeu.

Morale de l’histoire…?

Si ce n’est pas vous qui faites les repérages de salle, demandez des photos et obtenez-les !! Et préférez les couloirs que les bureaux de direction, les meubles sont trop lourds à remettre en place…

Et vous, qu’auriez-vous fait ?

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Et maintenant, on fait comment?
La looseVis ma vie de Facilitatrice

Loose #1: Vis ma vie de facilitateur: le groupe n’a aucune, mais aucune envie de participer…

par Karine Turcin
par Karine Turcin

Décollage pour un séminaire annuel dédié au Numérique et au Management ! Nous voilà dans une communauté de commune portée par une DGS motivée par l’innovation managériale, inspirée par l’intelligence collective et désireuse d’en faire profiter toute son équipe.

Avec Solenne, nous avions tout prévu. Un séquentiel bien ficelé, basé sur des ateliers avec des outils en ligne testés et efficaces. Nous avions même prévu une version de secours en cas de panne technique. Le déroulé minute par minute, les documents nécessaires imprimés et bien classés, des feutres, du scotch, des posts-it, des affiches grands formats. Les sticky walls sont accrochés aux murs. La salle est installée en îlots pour favoriser le travail en petits groupes et la mise en commun en collectif.

Bref, tout est sous contrôle…sauf …

Ben sauf que personne, ou presque, n’avait envie de participer. Rien de désagréable en soi : les managers, heureux de se retrouver hors du bureau, sous pression tout le reste de l’année, avaient juste envie de profiter de cette journée OFF … pour être vraiment OFF…

Le séminaire est prévu un vendredi, toute la journée. La matinée se passe plutôt bien, même si l’ambiance est très, très décontractée (bon, les gars, on bosse un peu sur notre sujet, quand même ?…). L’après-midi dérape gentiment, petit à petit ! Et puis plus personne n’a envie de suivre les règles de nos ateliers, pourtant basés sur des mécanismes de jeu … Nous sentons que nous ne parviendrons pas à les embarquer avec nous, qu’ils ont envie de rire ensemble, de parler d’autre chose. C’est un grand moment de solitude pour nous, facilitatrices…

Et maintenant, on fait quoi ?

2 choix : forcer le groupe, redresser la barre et mener vaille que vaille notre programme pour répondre à la commande de notre client. Ou bien lâcher-prise sur ce que nous avions prévu, et improviser avec ce que nous avions dans nos cartons. Terminer notre travail en prenant soin du groupe en écoutant son besoin et sa fatigue.

Nous sommes vendredi soir, en juin, l’année a été longue, la journée aussi.

Nous avons choisi de lâcher-prise. L’improvisation n’a pas été simple, tout en sachant que notre cliente, dans le groupe, assistait à notre impuissance. Mais nous avons décidé que le bien-être des participants était essentiel, plus important que la réussite du livrable prévu.

Notre erreur ? Le contexte, ici, n’avait pas été suffisamment compris et pris en compte lors du cadrage. Une très bonne leçon pour les séminaires à venir !

Et vous, qu’auriez-vous fait ?

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Facilitation graphique
BusinessMéthodes et outilsVis ma vie de Facilitatrice

Le Management Visuel, j’adore!

par Tiana Castelneau
par Tiana Castelneau

Le management visuel vient de la culture anglo-saxonne et il est issu du Lean Management, utilisé dans les années 50 dans les usines Toyota. Dans les années 70, c’est au tour de Tony Buzan de modéliser le mind mapping et à David Sibbet de proposer les premières façons de modéliser des process de travail collaboratif. Les bases de la facilitation graphique sont posées et sont en anglais.

C’est la raison pour laquelle tous les termes utilisés sont anglais et ne sont pas forcement traduits de la même manière en France où ces pratiques sont encore en plein développement. On les confond souvent avec des pratiques artistiques. J’ai d’ailleurs eu une formation en école d’art, sans avoir le moindre module en facilitation graphique… c’est la raison pour laquelle je peux affirmer qu’il n’est pas nécessaire de savoir dessiner pour utiliser les méthodes et les outils visuels en entreprise!

Le management visuel dont la facilitation graphique est issue, est une méthodologie de visualisation. Elle utilise des phrases, très courtes avec très peu de mots clés. Un amoncellement de mots clés ne nous éclairent pas sur le contexte et la signification exacte des idées. Des symboles, des dessins très simples et des phrases courtes, modélisées ensemble en grand format, nous donne une vision globale d’un projet, la vision macro et micro en même temps.  Avoir la possibilité en un coup d’oeil de comprendre où l’on doit aller, nous donne la possibilité d’y arriver. C’est vraiment l’idée que sans compréhension d’un projet, il ne peut pas y avoir d’adhésion ou de motivation. Notre cerveau est avide d’images et il retient ( de 5 à 10 fois selon les chapelles…) plus d’informations visuelles qu’orales. Ce qui permet de réduire les temps de réunions et de favoriser le passage à l’action.

Suivant les situations, on utilise des méthodes différentes, voici quelques exemples :

  • Si l’on veut prendre des notes personnelles pendant une conférence ou une réunion dont on ne sait rien, on utilise les #sketchnotes (croquis notes pour les canadiens) On travaille son écoute active, et on note de manière synthétique ce que l’on comprend, agrémenté de petits dessins. Mémorisation garantie!
  • Si l’on veut faire un compte rendu visuel, pour un groupe présent on utilise le #Scribing. C’est une prise de note live avec un sujet qui nous a été communiqué par le client pour préparé notre base graphique et comprendre le jargon interne.
  • S’il faut accompagner visuellement un process de travail ( réunion Vision, Stratégie, etc…), on collabore avec un facilitateur et on se met d’accord sur le livrable attendu par le client.
  • Si les clients ont besoin de posters de récolte pour des réunions visuelles sans nous, mais pour leurs pratiques quotidiennes, cela fait partie des travaux visuels qui peuvent se faire en atelier avec remise numérique pour impression au besoin par le client.
  • Si un ville ou une organisation a besoin de communiquer sur l’avancement d’un projet, c’est également tout un travail d’atelier pour s’intégrer à un scénographie. Il faut modéliser et expliquer le plus simplement possible des idées qui seront imprimées sur différents supports et formats pour un affichage intérieur ou extérieur.

Les avantages de l’utilisation des différentes méthodes de facilitation graphique:

  • Avoir une vision claire de son activité, ses objectifs, sa stratégie, ses valeurs ou son histoire…
  • Avoir une vision claire des activités de chaque équipe, composante de la dimension collective du travail.
  • Identifier les causes d’écarts entre les théories de départ et la mise en œuvre
  • Accompagner les process et rendre visibles toutes les interconnexions nécessaires à l’émergence de l’intelligence collective
  • Remettre le Feed-back continuel au gout du jour pour un management plus harmonieux
  • Avoir un compte rendu visuel plus impactant qu’un rapport écrit que personne ne lira…

Sans oublier que la mixité apporte de la richesse…

N’hésitez pas à mélanger les méthodes pour une adaptation créative optimale à un monde des affaires complexes et en évolution constante.

Mélangez les méthodes agiles, les différentes méthodes de cartographie de l’information comme le Mind Mapping, les méthodes japonaises comme le Kanban… Mettez en place des Obeya (salle de créativité) … Ce sont autant d’outils et de méthodes visuelles qui mettrons les équipes dans une dynamique collaborative.

Je milite au quotidien pour la démocratisation des techniques de facilitation graphique en entreprise grâce à l’aide d’un nombre de plus en plus élevé, d’utilisateurs, de passionnés et de clients motivés qui sont des relais sur le terrain.

C’est l’union de nos forces sur l’accompagnement des projets, qui crée de la valeur.

Et je remercie chaleureusement mes clients qui acceptent les processus de co-construction pour developper nos capacités ensemble. Travailler avec des méthodes de Facilitation Graphique dans une organisation apprenante et le plus enthousiasmant des quotidiens professionnels!

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