Organisation & Gestion du temps

Gérer le temps en atelier est un des principaux points de vigilance de tous les facilitateurs.

Qu’il se signale tout de suite, celui ou celle qui ne s’est jamais laissé.e déborder par un groupe …

Celui qui n’a pas perdu un milliard de minutes en problèmes techniques, en retards des participants (voire du commanditaire!), ou en discussions à rallonge qu’on n’arrive pas stopper…

L’œil rivé à la montre, le Time Timer sur le bureau, le chrono du téléphone bien actif : nous nous transformons souvent en gardiennes du temps.

Il paraît que ça nous rend un peu psychorigides… OK, on assume ! C’est pour le bien des participants à l’atelier !

Un peu de cadre ne fait de mal à personne.

Donc en tant que facilitateur, nous cadrons le temps, c’est notre job.

Notre rôle consiste notamment à :

• prévoir le temps : organiser les séquences pour atteindre les objectifs
• gérer le temps : répartir le temps durant l’atelier en fonction de ce qui se passe réellement (pas toujours conforme à ce qu’on a prévu, bien sûr, sinon c’est pas drôle)
• signaler le temps: donner des repères clairs aux participants pour qu’ils puissent contribuer au mieux à l’atelier

Cette gestion du temps est d’ailleurs le premier module de notre formation certifiante « Devenir manager facilitateur » .

Donc, étape 1 : prévoir le temps de l’atelier

Souvent dans la phase de cadrage, notre commanditaire (celui qui commande l’atelier, donc), est plus ou moins capable de nous donner une date, une heure de début et une heure de fin (quoique… même pas toujours !). Alors parler de la temporalité des différentes séquences dans l’atelier, c’est un immense pas que nous lui faisons franchir.

Le rôle du facilitateur est donc de « time boxer » les ateliers : de mettre le temps dans des cases, pour anticiper tout ce qui va se passer durant son temps d’intervention.

• La durée de l’accueil café
• Celle du discours du commanditaire pour poser les objectifs
• Les minutes pour le brise glace
• Le temps de la phase de divergence
• Celui des phases d’émergence et de convergence
• Le temps de la déclusion, de la clôture

Dans ce travail préparatoire, il faudra veiller au réalisme des séquences, mais aussi au rythme du groupe, aux rythmes biologiques (ahhhhh le fameux créneau 13h-15h, vive la sieste – digestive…), aux aléas potentiels, au temps de préparation entre deux séquences, aux temps cachés (les consignes, les discussions, les cafés…)

Bref : gérer le temps sen atelier est un vrai travail de dentelle. Il nous arrive de faire des séquentiels minute par minute ici, comme pour un spectacle. Bien sûr, il faut être réaliste : ça ne se passe (presque) jamais comme prévu. Mais cette trame bien préparée permet ensuite d’improviser en toute sécurité !

Nous formons tous nos stagiaires de la formation « Devenir Manager-facilitateur » à réaliser cette dentelle. C’est notre B.A.BA à nous 😉

Ensuite étape 2: gérer le temps

Notre parti pris : nous animons quasi tous nos ateliers à 2. Le binôme nous permet de nous relayer sur les rôles de facilitateur, de gardien du temps, de fournisseur de post-it, de répondre aux questions individuelles, etc.

Pour gérer le temps, nous imprimons tous nos séquentiels, et à chaque séquence nous lançons le chrono qui correspond au temps que nous avons imparti au travail du groupe.

Ainsi, au fur et à mesure de l’atelier, nous re-notons les décalages, le temps perdu, le temps gagné (plus rare). Nous ajustons comme ça en live le déroulé prévu avec une obsession : finir à l’heure sans impacter la qualité du livrable final.

Bref: la gestion du temps est un gros boulot pendant l’atelier.

Enfin étape 3 : signaler le temps

C’est totalement rassurant pour le groupe de savoir où il en est en terme de progression dans son atelier. Et de savoir combien de temps il lui reste pour réaliser le travail qu’on lui a proposé d’accomplir (donner le plus d’idées possibles, en choisir trois, comparer deux propositions, donner un feedback …)

Un cadeau à vous faire vraiment utile pour réussir ça : le time timer, maintenant disponible pour Apple ou Android. Cette horloge permet de visualiser le temps qu’il nous reste, et vous le savez : nous, on adore la visualisation ! Nous l’utilisons surtout pour les prises de parole type discours : les orateurs savent exactement le temps qu’il leur reste (et s’il faut qu’ils se taisent bientôt pour laisser la parole au groupe).

Pour signaler le temps voici quelques idées que nous avons utilisées ou glanées auprès de nos pairs facilitateurs :

• demander aux gens de lever la main quand ils ont compris qu’ils devaient se taire. Petit à petit, tout le monde lève la main, et le silence arrive
• frapper dans ses mains. Possible avec un rythme qui attire l’attention
• un buzzer type klaxon de vélo (celui de Klaxoon est terrible !)
• un bâton de pluie (un peu plus doux)
• divers instruments de musique faciles à transporter (maracas…)
• un gong (il faut pouvoir le transporter aussi, donc un petit gong…)
• un bol tibétain
• une musique qu’on identifie dès le début de l’atelier et que les participants reconnaitront comme un signal temporel

En résumé, toute chose qui permet d’attirer l’attention en faisant du bruit, ou en attirant le regard vers le facilitateur qui souhaite prendre la parole pour lancer la suite de l’atelier.

Notre conseil : adapter l’outil au groupe ! Certains vont adorer le buzzer de Klaxoon, d’autres seront chavirés par le bol tibétain, et inversement !

Nous avons facilité des dizaines (des centaines ? oui…) d’ateliers, et essayé plein de méthodes, avec plus ou moins de succès, avant de choisir nos outils préférés. Si tu te lances dans la facilitation, nous pouvons te donner toutes les clés pour trouver ton style de facilitateur, et réussir tes ateliers.

C’est l’objectif de la formation « Devenir Manager facilitateur » , formation certifiante qui allie management et facilitation (et éligible au CPF).

Si tu es intéressé.e, contacte-nous !

Le principal problème de notre époque, c’est le manque de temps.

« J’ai pas le temps, je suis débordé.e, je suis en retard partout, je fais tout au dernier moment …  » : le sentiment de ne pas être efficace et de courir après une to-do list toujours plus longue n’est pas du tout agréable, nous le savons tous.

Si vous vous reconnaissez ici, je vous propose de réfléchir à une seule et unique question :

Comment protégez-vous votre temps ?

Parce que personne d’autre que vous ne fera attention à votre temps. Personne ne se dira : « tiens, si je te laissais tranquillement finir ton dossier avant de t’interrompre avec ma question brûlante… »

Donc pour être efficace, et (re)gagner du temps, nous ne pouvons compter que sur nous-mêmes. Par conséquent, il faut mettre en place une vraie stratégie personnelle de lutte contre les tueurs de temps ! Et cette stratégie commencer par les identifier clairement.

Les tueurs de temps

Les tueurs de temps sont les choses qui nous empêchent de profiter pleinement des 24h de notre journée. Il nous empêchent de faire ce que nous avons à faire pour avoir le sentiment d’être efficaces sans nous épuiser.

Ce sont aussi par conséquent les choses qui nous volent notre temps libre !

Générateurs de stress, les tueurs de temps impactent également notre moral. Je me sens toujours super mal après une journée gâchée par 1000 choses qui m’ont coupée dans mon travail.

Il y a donc une première étape avant de nous remettre totalement en question (« je travaille lentement, je ne suis pas organisé.e, je n’ai pas les bons équipements, je n’utilise pas le bon logiciel » …). Cette étape est l’identification des tueurs de temps de notre quotidien. Elle sera suivie par la mise en place d’une stratégie pour les éliminer, ou du moins réduire au maximum leur impact.

Et, bonne nouvelle, il n’existe que deux types de tueurs de temps : les interruptions et les distractions. Nous allons donc pouvoir nous y attaquer facilement 😉

Tueurs de temps numéro 1: les interruptions

Les interruptions sont des actions qui nous coupent dans ce que nous sommes en train de faire. Elles viennent de l’extérieur, et ne sont pas prévues. Une interruption m’oblige à arrêter ce que je fais, pour consacrer mon attention à une soudaine demande particulière.

Dans le désordre : les notifications sur nos outils numériques, quelqu’un qui passe la tête dans notre bureau pour nous parler, un appel téléphonique, une défaillance de l’un de nos outils de travail, la livraison d’un colis espéré « entre 8h et 12h », un dossier qui devient tout à coup urgent alors qu’on est sur autre chose, …

Le gros problème des interruptions, c’est qu’elles se croient toujours prioritaires sur ce que nous étions en train de faire. Elles s’imposent dans notre journée de manière brutale et sans négociation possible. Car une fois qu’on est interrompu.e, même si nous refusons poliment de répondre à cette interruption, nous avons quand même été déconcentré.e…

Des études ont montré qu’il faut plus de 20mn pour se reconcentrer après une interruption. Et que nous sommes en moyenne sollicité.e.s toutes les 10mn !

Conclusion de l’affaire : nous ne sommes jamais pleinement concentré.e.s. Ce découpage de nos journée en plein de petits temps successifs est extrêmement fatiguant : nous allons consommer beaucoup d’énergie supplémentaire pour, à chaque fois, nous replonger dans nos propres activités.

Notre préconisation : Protégez votre temps des interruptions en vous créant des « bulles » de déconnexion et de vraie indisponibilité chaque jour. Et surtout planifiez-les pour vous y tenir. L’objectif : les transformer en habitudes (Vive Tim Ferriss !). Organisez votre planning pour dédier ces temps protégés à des choses vraiment importantes pour vous et votre travail (Vive Eisenhower !). Vous allez voir, c’est un vrai cadeau à soi-même !

Tueurs de temps numéro 2 : Les distractions

Les seconds tueurs du temps que nous pouvons chasser sont les distractions. Les distractions viennent de nous-mêmes. Ce sont des auto-interruptions, si vous préférez !

Quelques exemples : tiens, si j’allais surfer sur Instagram / manger quelque chose (alors que je n’ai pas faim…) / étendre une lessive / appeler un ami pour prendre des nouvelles / traîner à la machine à café / ranger mon bureau .. le tout alors que je suis dans mon temps et dans mon espace de travail.

Je dis pas que tout ça doit être banni de nos habitudes ! Mais si nous laissons ces distractions envahir notre temps de travail… alors nous devrons bien rattraper le temps perdu à un autre moment. CQFD.

C’est-à-dire travailler plus tard, sous pression, voire le soir ou le week-end, au lieu de se distraire sereinement avec nos activités préférées.

Notre préconisation : nous avons tous tendance à laisser les distractions nous envahir quand nous sommes sur une activité ou une tâche qui ne nous motive pas vraiment. Nous vous proposons donc de baliser très clairement le temps que vous allez dédier à cette tâche pas super fun.

Ce temps doit être court (1h maximum) pour éviter le « pffffff j’en ai marre .. ».

Pensez à vous offrir une pause de 10 à 15mn juste après, pour chasser ce truc pas drôle de votre esprit. Ensuite, prévoyez d’enchaîner sur quelque chose qui vous plaît et que sur quoi vous pourrez facilement vous concentrer, avec plaisir.

Et en équipe ?

Faire une évaluation de toutes les interruptions que vous subissez en équipe est une excellente idée ! Ce travail collaboratif vous permettra de rentrer dans une démarche d’amélioration continue : vous pourrez ainsi mettre en place quelques règles correctives pour que chacun respecte le temps des autres.

Envie d’aller plus loin ? Le premier module de notre formation certifiante « Développer des compétences de manager facilitateur » est entièrement consacré à l’organisation et la productivité du manager / chef de projet. Plus d‘info par ici !

Nombre de mails quotidiens : néant.

Zéro. Nada. Nothing, Aucun. Nous avons totalement supprimé les mails entre les membres de notre équipe.

Je ne reçois aucun mail de mon équipe de travail de La facilitation. Et je ne leur en envoie aucun non plus.

Et pourtant nous avons plus d’une dizaine de projets en cours, ainsi que des formations quasi chaque semaine à planifier, un site web, une page YouTube, des conférences en ligne chaque mois, des ateliers découverte mensuels également à organiser. Une newsletter, des publications sur LinkedIn…

Nous sommes tout.e.s en travail à distance. Nous n’avons quasiment aucune réunion entre nous qui dépasse 40mn.

Et pour tout coordonner, nous nous passons TOTALEMENT des mails.

Et ce depuis des années. Quand nous initions des gros projets, avec des partenaires extérieurs (souvent !), nous avons pour but dès le début du projet de mettre en place avec eux la même organisation.

Voici notre recette, en 3 étapes

Etape 1: utiliser un Kanban sur un outil collaboratif numérique, de type TRELLO

Nous avons mis en place depuis des années un suivi très transparent du travail en cours (workflow : flux de travail) sur l’outil Trello à partir du modèle Kanban.

Comment ça marche ?

Nous avons des tableaux dédiés à nos gros projets. D’autres tableaux sont dédiés au suivi des formations, de nos campagnes de communication, ou encore au suivi de la progression des stagiaires. Ils sont tous super accessibles sur notre interface Trello. C’est un outil que nous vénérons profondément pour le temps qu’il nous fait gagner !

Sur chaque tableau, nous créons une liste de tâches à réaliser. Nous leur assignons un.e responsable et une date limite. Ensuite, chacun fait progresser ses tâches dans les colonnes « à faire » quand nous décidons (seul.e.s ou en équipe, selon la tâche) que ça devient une priorité. La carte navigue ensuite dans « en cours » quand le travail et lancé, dans « en validation » si nécessaire. Elle est déposée avec joie dans « terminé » quand elle est achevée!

Toutes nos conversations se font par messages sur ces tableaux, messages répartis clairement sur les tâches qui les concernent. Nous y ajoutons également les pièces jointes ou des liens vers nos espaces de stockage en ligne (Google Drive et Dropbox).

Terminé les mails qui s’entassent dans la boite de réception sans aucune organisation, heure après heure ! Tout est automatiquement classé par projets ou par tâches.

Terminé les personnes en copie de mails qui ne les concernent que de loin : tout le monde a accès au Trello, et donc à toutes les infos, en toute transparence !

Nous avons choisi Trello depuis des années, en version gratuite encore (largement suffisante). Et nous testons également Planner avec nos clients lorsqu’ils utilisent la suite Office 365. Notion.so nous intéresse aussi beaucoup car cet outil propose des fonctionnalités plus approfondies que Trello. A voir si un jour nous basculons.

Etape 2: utiliser un WhatsApp pour les urgences et les échanges plus légers !

Nous utilisons aussi notre groupe WhatsApp quand nous voulons nous envoyer des informations plus urgentes qui demandent une réaction dans la demie journée en cours. Cette application nous permet de nous envoyer des messages vocaux et des photos, bien plus pratiques que du texte pour transmettre et écouter une demande qui demande des explications précises.

Et nous l’utilisons aussi pour nous envoyer les bonnes nouvelles (de jolis nouveaux projets, de nouveaux inscrits dans les formations…), des liens intéressants, des clins d’oeil, des Gifs, des photos de vacances … C’est notre machine à café virtuelle 😉

Pour tout ce qui doit être traité dans l’heure, c’est téléphone direct. Ça nous arrive rarement, en réalité, depuis que nous avons reconsidéré notre définition de l’urgence 😉

Etape 3: ritualiser une réunion hebdomadaire d’organisation de la semaine

Chaque lundi, nous avons notre « weekly » en visio sur Zoom à 11h. C’est notre réunion de lancement de la semaine. L’occasion d’échanger des news de notre week-end, de voir comment ça va, et de lancer la semaine. Que reste-il à préparer pour les projets? Pour les formations ? Y-a-t-il des changements au planning prévu (souvent !) ? Cette réunion est l’occasion de poser nos « gros cailloux » de la semaine, c’est-à-dire les choses importantes et qui doivent être priorisées. Elle permet d’éviter de se voir submerger par les « urgences » des autres, qui ne manqueront pas d’arriver dès le lundi après-midi 😉

Si vous avez envie d’en savoir plus sur la théorie des gros cailloux afin de mieux gérer vos priorités pour gagner du temps, voici une vidéo que nous adorons utiliser dans notre formation « Organisation et productivité des managers » : les gros cailloux.

Comment choisir les bons outils pour se passer des mails ?

Nous avons mis en place ces outils depuis plusieurs années. Cette stabilité est très importante pour nous car elle nous permet de bien les maîtriser et donc de réellement gagner du temps. Leur utilisation est devenue une seconde nature. Nous formons au maximum nos nouveaux partenaires de travail pour qu’ils les utilisent avec nous. Les convaincre n’est pas si difficile… Il suffit de leur montrer que, grâce à ça, ils ne seront pas envahis de mails quand ils travaillent avec nous ! La prise en main est facile, intuitive, et le résultat quasi immédiat en termes de gain de temps.

Les outils collaboratifs numériques sont très nombreux sur le marché, il est parfois difficile de s’y retrouver. Nous avons créé une cartographie en accès libre sur Coogle pour commencer à répertorier ce qui existe et y voir un peu plus clair. Vous pouvez la consulter ici : cartographie des outils collaboratifs numériques.

Voici quelques pré-requis à suivre pour mettre en place un kit de communication efficace dans votre équipe, et ne plus perdre de temps avec les montagnes de mails non traités:

–> Explorez ce que votre organisation a déjà mis à votre disposition (la suite Office 365 de Microsoft, par exemple)

–> choisissez des outils qui sont déjà largement diffusés (pour éviter les flops de start-up aventureuses). Prenez en compte votre budget (attention aux versions premium qui basculent en payant après quelques semaines). Enfin, visez la simplicité. Rien de pire que des usines à gaz qui nous font perdre du temps au lieu d’en gagner!

–> Établissez en équipe une charte d’usage de ces outils en fonction de l’urgence / importance de l’information à transmettre

–> Testez un nouvel outil à la fois . Pensez à bien former chaque utilisateur aux principes de base, dès le début !

Et n’oubliez pas : les outils numériques ne remplacent en aucune façon le contact réel ! Pensez à prendre du temps ensemble, à discuter de tout et de rien, à respirer en plein air 😉

Chaque jour, j’entends des gens me dire qu’ils sont débordés. Pourtant, il existe une solution très simple pour bien s’organiser et retrouver du temps.

Et disons le tout de suite, soyons honnêtes : la to do list, ça ne marche pas.

Si vous êtes est en charge de plusieurs projets, si vous travaillez avec de nombreuses personnes, si vous voulez voir vos amis, votre famille, si vous avez des activités associatives, une maison à ranger, des animaux à nourrir, des réunions à n’en plus finir, des emails qui s’empilent, des notifications Slack, WhatsApp, Trello, Facebook Messenger … Vous le savez, c’est très vite le chaos !

Votre to do list est commencée depuis 2013, et elle est toujours en cours. Et puis quand une tâche listée ne vous plait pas, hop ! Il suffit de la laisser en plan et de passer à la suivante ! Emballé, c’est pesé, on passe à autre chose … (c’est la fameuse loi de Laborit !)

Mais le problème, c’est que les vilaines tâches ne s’effacent pas toutes seules… Elles restent là, bien sages, à attendre que qu’on s’y mette. Et souvent, elles en profitent aussi pour prendre beaucoup de place dans nos esprits. Une petite voix qui nous dit : ça, c’est à faire, c’est pas terminé, il faut que tu t’y colles …

Tout ça vous parle ? Très bien. Alors il est temps de passer à l’action avec de vraies solutions pour regagner la maîtrise de votre temps.

Les solutions pour gagner du temps sont nombreuses, trop nombreuses !

Mais par quoi commencer ? Quand vous recherchez « mieux gérer son temps » ou « efficacité temps » dans Google, il y a des kilomètres de propositions et d’astuces.

Je vous propose donc de commencer par un premier petit pas : la priorisation. Le principe ? Identifier ce qui est prioritaire, et ce qui peut attendre, un peu (ou beaucoup! ). Très facile à mettre en place, cette méthode va vite transformer vos journées et vous permettre de regagner du temps. Pour vous aider à prioriser, nous allons utiliser la matrice d’Eisenhower.

La priorisation et la matrice d’Eisenhower

Prioriser, c’est hiérarchiser avec des critères. Cette grille ultra simple propose de classer nos tâches en fonction de deux critères (facile!) : l’urgent et l’important.

Le président américain D. Eisenhower aurait dit : « ce qui est urgent est rarement important, et ce qui est important est rarement urgent« . Et c’est vrai ! Nous avons tous quelque chose d’important à faire, mais que nous laissons de côté à cause des urgences qui s’empilent. Les mails avec les demandes « urgentes » des autres nous dictent notre agenda. Nous sommes dépendants des urgences des autres.

Pour réussir à faire avancer les choses vraiment importantes pour nous, et à ne plus nous laisser submerger par ces urgences, voici la marche à suivre.

Évaluez l’urgence et l’importance de chacune de vos tâches

1. Pour chaque tâche de votre liste, notez de 1 à 5 son niveau d’importance : est-elle prioritaire pour faire avancer vos projets, ou est-elle plutôt secondaire ?

2. Ensuite, notez son niveau d’urgence, sur le même principe. Attention ! Une urgence est une demande qui ne peut pas attendre ! Il faut la traiter dans l’heure, réagir immédiatement. Relativisez : n’y-a-t il pas dans les urgences auxquelles vous répondez tout de suite des demandes qui pourraient attendre quelques heures ? …. Si. C’est certain !

Ensuite, positionnez chacune de vos tâches sur la matrice en fonction des deux notes. Puis, organisez votre travail :

Ce qui est important mais peu urgent doit être planifié ! Sinon, vous ne le ferez jamais. Identifiez ces tâches et calez-les dans votre agenda.

Ce qui est important et urgent doit être traité tout de suite, c’est la priorité du moment.

Ce qui est urgent mais pas très important peut être délégué, ou bien programmé en fin de matinée, en début ou en fin d’après midi. Positionnez-les quand vous avez une baisse d’énergie : si ce n’est pas important, ça ne nécessitera pas toute votre attention. Vous pourrez les traiter entre deux choses importantes.

Enfin, ce qui n’est ni important ni urgent… bon, vous avez compris ! Effacez ! Oubliez. Ça se résoudra sans vous, ou bien tout le monde oubliera.

Et faites de cette pratique un vrai rituel d’organisation

Faites cet exercice chaque lundi pour organiser et prioriser les tâches de votre semaine. Puis chaque matin pour y insérer les demandes et les nouvelles tâches qui se glissent jour après jour dans votre vie.

Au début, tout vous paraîtra peut-être urgent et important. Mais persévérez ! Interrogez-vous, testez. Petit à petit, vous aller y voir clair dans votre nouvelle organisation. Vous allez retrouver du temps.

N’hésitez pas à partager cette bonne pratique avec votre équipe : cet outil est aussi génial pour organiser les tâches quotidiennes de votre collectif de travail.

Tiana a réalisé pour vous un visuel que vous pouvez télécharger ici : imprimez-le et affichez-le sur votre bureau ! Il vous aidera à résister à la tyrannie de l’urgence.

Lassé.e de tous ces articles qui vous propose comme solution miracle de prioriser ou de faire des to-do lists ? Voici 5 outils concrets qui vous feront réellement gagner du temps !

Les bienfaits de la méthode Pomodoro

Gagner du temps passe aussi par le fait de mieux s’organiser, et de ne pas travailler à fond jusqu’à avoir le cerveau qui flanche. Le test de vigilance de Mackworth a prouvé que la concentration descend très rapidement dès la 30eme minute. Alors pourquoi se forcer à rester attentif ? La méthode Pomodoro nous propose le meilleur moyen selon Francesco Cirillo, son créateur, de rester concentré. Il faudrait travailler 25 minutes intensivement, puis se reposer et faire autre chose pendant 5 minutes. Tous les quatre cycles de travail, prendre une pause plus longue, de 15 à 20 minutes. Productivité accrue et fatigue mentale éradiquée, garantie !

Les astuces de la méthode Scrum

Gagner du temps, c’est aussi gérer ses projets de façon efficace ! La méthode Scrum nous propose plusieurs outils dans ce sens. Si elle n’est pas entièrement applicable à votre projet, il est possible d’en récupérer certains éléments. Par exemple, les sprints peuvent être une solution ! Il s’agit de se donner des temps de travail courts (de 30 minutes pour les petits projets sur une journée, à 4 semaines pour les projets de longue haleine). A la fin de chaque sprint, une action concrète doit être réalisée. Le projet est alors découpé en différentes séquences dont on peut voir le bout.
Un autre outil de Scrum intéressant : le daily meeting. Il s’agit d’une petite réunion quotidienne, durant laquelle l’équipe échange sur le projet. Le principe : trois questions sont posées dans les 15 minutes de réunion : Ce que j’ai fait hier, les difficultés que je rencontre, et ce que je vais faire aujourd’hui. Fini les réunions de 4 heures toutes les semaines !

Une solution simple : numériser facilement ses notes

Numériser vos notes de réunion, vos dessins sur paper board, ou vos schémas pour vos projets, c’est très utile mais c’est long et fastidieux ! Voici deux astuces pour vous simplifier la vie : l’outil “Numériser” de Google Drive, et celui de Microsoft, Office Lens. Les deux vous permettent de prendre en photo vos notes, modifier vos images, les enregistrer en pdf en deux clics. Vous pouvez ensuite les envoyer directement par mail.

Devenir un roi de l’organisation avec Trello

Pas de to-do lists, c’est ce qu’avait dit. Mais je déroge à la règle pour vous présenter un outil très utile ! Trello vous permet de créer des tableaux avec différentes listes correspondant à des thématiques, ou des états d’avancement. Dans chaque liste, vous mettrez vos cartes, c’est-à-dire vos différentes tâches. Aux cartes peuvent être accrochés des liens, des documents, des checklists… C’est très complet, facile d’utilisation, et vous pouvez travailler en collaboration avec plusieurs personnes sur le même tableau.

Découvrir la matrice d’Eisenhower

Et on termine sur une note plus classique. En effet, pour gagner du temps il faut aussi prioriser. Mais bien prioriser ! Et en cela, la matrice d’Eisenhower est un excellent outil. Elle permet de classer nos tâches en fonction de leur degrés d’urgence (en abscisse) et de leur niveau d’importance (en ordonnée). Apparaît ainsi ce qu’on doit traiter en priorité, ce qu’il faut planifier, déléguer, et ce qu’on peut laisser de côté.

Nous espérons que tous ces outils vont ont été utiles ! Et vous, lesquels utilisez-vous ?