Facilitation & Outils collaboratifs

Es-tu prêt.e à commencer tes réunions par 20 minutes de silence ?

Nous perdons beaucoup trop de temps à communiquer des infos en début de réunion parce que personne ne les lit si nous les envoyons avant.

Le temps pour le feedback, la résolution des problèmes et les décisions: réduit à peau de chagrin.

Voici la solution :

𝗦𝗶 𝘁𝘂 𝗮𝘀 𝟭𝗵 :

𝟮𝟬 𝗺𝗻 𝗱𝗲 𝘀𝗶𝗹𝗲𝗻𝗰𝗲 : chacun lit les documents, les annote, et complète un support de feedback que tu as fourni (”Ce que j’aime, ce qui me surprend, mes remarques, mes questions”).

𝟮𝟬 𝗺𝗻 𝗱𝗲 𝗽𝗮𝗿𝘁𝗮𝗴𝗲 : collecte des idées, discussions. Si trop nombreux (plus de 8): échanges en sous-groupes

𝟮𝟬 𝗺𝗻 𝗱𝗲 𝗰𝗼-𝗰𝗼𝗻𝘀𝘁𝗿𝘂𝗰𝘁𝗶𝗼𝗻 𝗱𝘂 𝗹𝗶𝘃𝗿𝗮𝗯𝗹𝗲 que tu veux obtenir à la fin de ta réunion en réaction aux infos diffusées (un diagnostic avec les problèmes clarifiés, des solutions, des décisions ou un plan d’action).

Un ROTI pour conclure.

Chiche ?

Ou comment il existe un lien entre le rugby et la facilitation !

Toute cette réflexion a débuté en regardant le dernier match du tournoi des 6 nations entre la France et l’Angleterre, les Bleus jouant pour gagner leur 10ème Grand Chelem dans ce tournoi !

Les règles au rugby peuvent paraître certes complexes mais, depuis quelques années, les arbitres sont équipés de micro, expliquent aussi leurs décisions en utilisant des gestes clairs.

Une de ces règles est : « Use it or lose it », ou en français dans le texte « utilise-le ou perd-le ».

Lors de ce match, quand j’ai entendu cette phrase, cela a fait écho à un échange avec une stagiaire accueillie en formation quelques jours plus tôt et qui nous disait que cette phrase était un de ses mantras. 

Effectivement, il existe un parallèle intéressant entre le ballon de rugby et la facilitation.

Quand l’arbitre annonce cette règle, il informe le joueur qu’il doit faire quelque chose de sa possession de balle. Sinon, coup de sifflet et son équipe perd le ballon, le redonne à la partie adverse.

Cette notion d’utiliser, de passer à l’action au lieu de perdre l’avantage, c’est un peu comme la pratique de la facilitation.

Soit vous mettez en place des ateliers, des réunions, des pratiques collaboratives apprises, soit vous allez les oublier et ralentir la dynamique de votre équipe ou votre démarche d’innovation managériale.

Un outil de facilitation, ça se pratique !

Et oui, un outil de facilitation, soit il se pratique, il s’utilise, nous pouvons même le challenger, le remodeler, soit il tombe aux oubliettes ! Souvent, quand nous formons des managers, nombreux sont ceux qui nous demandent des outils. Certes ! Nous en partageons plein. Mais pour autant…

Notre premier conseil est clair : il vaut mieux en maîtriser 3, 5, maxi 10 que d’essayer d’en connaître 20.

Et puis, il faut les tester, les expérimenter, les faire vivre. Les adapter.

Un outil n’est toujours qu’un support pour atteindre un objectif. Il sert le but. Et son utilisation n’est donc pas un but en soi.

C’est ainsi que chacun avance petit pas par petit pas dans la maîtrise d’un ou plusieurs outils.

Un outil de facilitation, ça vit !

Cela fait écho au Shu Ha Ri, méthode inspirée des arts martiaux et très connue dans le monde des agilistes. Elle décline en 3 niveaux les apprentissages pour la maitrise d’un outil.

1. J’applique la méthode à la lettre, je me fie à la « notice ».

2. Fort de quelques mises en situation, j’adapte mon outil, j’expérimente des variantes, je le modèle « à ma sauce ».

3. Je le maîtrise tellement que désormais je créé mon propre outil.

Pour en savoir plus sur cette approche, je vous invite à lire cet article sur l’Octo Blog.

Et donc pareil, si nous ne faisons pas évoluer nos pratiques, notre boîte à outils peut s’appauvrir au fil du temps…

En écrivant cet article, je me rends compte qu’il y a des outils très efficaces que je n’ai pas forcément pratiqués récemment et qui ne font plus partis de mes « habitudes ». A tort ! Cet exercice va me permettre de rectifier le tir !

Un exemple : les 6 chapeaux de Bono, outil redoutable pour faire un pas de côté, exprimer différents points de vue et faire évoluer les postures de certaines personnes réfractaires, ou râleuses par exemple.

Je pense aussi à certains brise-glaces mis de côté en raison des contraintes sanitaires et qui vont reprendre leur place comme les présentations chantées.

La facilitation, c’est aussi sportif !

Bon, nous sommes d’accord, nous n’avons pas le capteur accroché dans le dos pour étudier nos déplacements après le match et notre forme physique. Pour autant, animer un atelier, une réunion, une formation, mobiliser les participants, et leur donner envie, ça demande de l’énergie, ça demande une vraie gestion de l’effort et donc une bonne condition physique.

Aussi, dans mes bonnes pratiques, j’ai banni les viennoiseries et autres subtilités lors des pauses. Vive les fruits, secs ou frais ! Tout pour éviter les baisses de régime et garder l’énergie.

Et à plusieurs, on transforme plus d’essais !

La co-animation est en effet très efficace ! C’est vraiment un de nos grands partis-pris. Aussi bien pour les participants que pour nous. Animer à 2 voix permet de varier les rythmes de jeu, de s’adapter en permanence aux réactions et surtout d’enrichir les apports, par des angles de vue différents.

C’est un peu comme le ballon : use it or lose it…

Et vous? Voyez-vous d’autres liens entre le rugby et la facilitation ?

Le design d’un atelier collaboratif nécessite un gros travail en amont pour bien cadrer le besoin du commanditaire. C’est une évidence, mais pourtant réussir son cadrage, ce n’est pas toujours si facile.

Souvent le temps nous manque pour mener ce cadrage. Cette étape peut en effet demander des heures de travail. La tentation est alors grande de le bâcler pour passer directement au cœur de notre sujet, c’est-à-dire ce que nous allons faire concrètement pendant l’atelier.

Mais tout bon (manager) facilitateur qui se respecte doit savoir prendre ce temps. Parce que c’est à ce moment que nous allons pouvoir récupérer les informations qui nous permettront d’assurer la réussite de l’atelier, et donc de satisfaire le commanditaire, et l’équipe.

Rater son cadrage c’est prendre le risque du hors sujet…

Le principal écueil est de passer à côté du réel besoin, et de faire travailler une équipe « hors sujet ».

Par exemple l’objectif réel de notre commanditaire peut être différent de celui affiché lors de la première demande. Le cadrage est un vrai travail d’accouchement, ou plutôt de maïeutique, comme diraient les philosophes. C’est un travail de mise en forme des pensées confuses grâce au dialogue avec le client.

Prenons un cas concret : la demande « je voudrai un atelier de cohésion d’équipe pour motiver tout le monde » cache en réalité « je ne sais plus quoi faire pour les motiver dans ce contexte où le sens est difficile à trouver … »

Dans ce cas précis, si nous réussissons à avoir la bonne information, nous pourrons axer notre projet d’atelier autour de la recherche d’un sens commun, d’une raison d’être pour l’équipe. Nous passerons aussi par une première phase d’expression et de diagnostic de ce contexte difficile, pour libérer la parole. Si nous restons sur le sujet plus léger de la cohésion d’équipe, nous allons leur proposer des jeux coopératifs, travailler sur du team building, de la connaissance interpersonnelle, et … passer à côté du vrai problème.

Donc, pour réussir cette étape cruciale, voici quelques pistes à explorer de manière systématique lors de votre (ou vos) réunion(s) de cadrage.

Clarifier le contexte

Essayez d’en savoir plus sur l’histoire récente de l’organisation et de l’équipe concernée par votre intervention. Dans quel environnement évolue-t-elle ? Que s’est-il passé récemment comme évènement marquant ? Les gens sont-ils présents depuis longtemps ? Comment sont les relations entre eux ? Et avec leur direction ? Y-a-t il des changements en vue ? Lesquels, et comment sont-ils perçus ?
Bref : y-a-t il quelque chose que vous devez connaître et qui sera important pour assurer la réussite de l’atelier ?

Identifier le problème à l’origine de la demande

Si un atelier est organisé, il répond forcément à une question, à un problème qui doit être résolu. Ce problème peut être avéré, ou bien à venir. Il est aussi intéressant d’évaluer l’importance du problème et son impact sur le groupe. Avoir cette information permettra d’anticiper un éventuel état de stress dans l’équipe que vous allez rencontrer.

Déterminer l’objectif précis recherché

L’atelier doit viser un objectif plus ou moins mesurable. Que cherche-on à atteindre pour résoudre le problème ?
Nous aimons utiliser l’acronyme SMART pour cadrer les objectifs : Spécifiques (précis, clairs), Mesurables (donc évaluables), Acceptables (pour que tous y adhèrent), Réalistes (donc atteignables) et Temporellement cadrés.

Formaliser le livrable attendu

Il faut préciser le livrable attendu. Nous posons toujours la question à nos commanditaires : à la fin de l’atelier, si vous repartez avec un sac bien rempli, qu’y a t il dedans comme résultat concret ?
Le livrable peut prendre la forme d’un plan d’action, d’une liste de nouvelles idées, d’une solution pour surmonter une difficulté. Il peut aussi être moins palpable comme : des participants rassurés, des coéquipiers qui se connaissent mieux, ou des gens bien informés.

Mieux connaître les personnes concernées

Il est important de bien identifier les 3 niveaux suivants :

Le commanditaire : qui est la personne à l’origine de la commande ? Quelle sera son implication ? Sera-t-il ou elle présent.e ?

Le sponsor: qui est celui qui va porter la commande tout le long du projet ?

Les participants : qui sont ceux qui participeront à l’atelier ?

Au-delà de les identifier, comprendre la mécanique des relations entre tous est un plus. Nous cherchons toujours à prendre la température d’une équipe avec laquelle nous nous apprêtons à passer du temps en atelier.

Prévoir la logistique nécessaire

Pour construire un atelier, il ne suffit pas de mettre en place une déroulé de séquences de travail, il faut aussi anticiper tout l’aspect matériel. Où se passera l’atelier ? A quelle heure la salle sera-t-elle disponible? A-t-on des murs pour travailler avec du management visuel ? Qui s’occupe du café ? Du repas de midi ? Qui fournit les post-it, le paper-board ?

La liste est longue et il vaut mieux ne rien oublier pour assurer un super confort le jour J.

Rien de pire que d’arriver sur un lieu d’atelier et de devoir gérer en panique les aléas logistiques …

Connaître les contraintes du groupe ou du lieu

Certains arrivent-ils de loin ? Le lieu est-il accessible en transport en commun ? Ont-ils des contraintes d’horaire pour la fin ? Y-a-t il des personnes à mobilité réduite ou d’autres formes de handicap ?

Cherchez ici tous les invariants avec lesquels vous devrez composer pour écrire votre déroulé.

En résumé, vous l’avez compris, cette phase de cadrage est une véritable enquête. Vous devrez parfois poser des questions qui surprendront vos interlocuteurs. Parfois ils ne voudront pas vous répondre … C’est mauvais signe ! Méfiez-vous des commandes qui comportent trop de zones de flou.

Pour aller plus loin, nous avons enregistré un live sur le sujet avec des retours d’expérience, des outils et des idées pour réussir votre cadrage : c’est par ici : le défi du cadrage.

PS : vous aurez reconnu bien sûr entre les lignes de cet article notre outil préféré pour le cadrage : le CQQCOQP 😉 !

Nous vous partageons régulièrement nos conseils lecture lors des conférences, des formations ou des ateliers que nous passons ensemble.

Voici nos 3 références du moment : 

 Carnet de facilitation, l’intelligence collective ne s’improvise pas de Melissa Aldana, Vincent Dromer, Thibaud Gangloff, Geoffrey Guillochin et Yoann Lemeni. Editions Eyrolles

Non, ce n’est pas un énième livre sur la facilitation mais un carnet pour :

– explorer le monde de la facilitation, 

– créer les conditions de l’intelligence collective 

– trouver des outils pour fédérer et tirer le meilleur parti d’un collectif, le rendre réactif, adaptable et efficace. 

  La boîte à outils de la pensée visuelle de Béatrice Lhuillier et Caroline Tsiang – Edition Dunod

Un guide proposant des outils pour mettre en œuvre la pensée visuelle dans son entreprise, un mode de communication qui associe les mots et les images afin de dynamiser ses messages et de penser différemment.

  La 25e Heure : comment travailler 1 heure de moins chaque jour, de Guillaume Declair, Bao Dinh et Jérôme Dumont. Édition Revue et augmentée
Ce petit livre regorge d’astuces très utiles (et faciles à déployer!) pour bien s’organiser, pour gagner du temps dans votre quotidien professionnel, même quand on n’est pas CEO de start-up 😉

Et vous, quels sont vos livres préférés pour optimiser votre quotidien professionnel ?

La méthode « chapeau de Bono » est absolument géniale pour amener les gens à penser autrement, à sortir de leurs habitudes de raisonnement. Elle permet de mettre en place un processus de pensée latérale, selon les termes du créateur de la méthode, Edward de Bono.

Au lieu de construire son cheminement de pensée de manière didactique, en montant les étapes de la réflexion arguments après arguments, cette méthode permet de prendre plusieurs points de vue, tour à tour.

Il y a 6 points de vue, représentés par des chapeaux de 6 couleurs différentes : bleu, jaune, vert, rouge, noir, et blanc.

Une session débute et se termine par un chapeau bleu, symbole de l’organisation, du déroulement et de la synthèse de l’atelier. Le facilitateur pose un cadre sécurisant et porte généralement ce chapeau tout au long du process, telle un chef d’orchestre.

Il s’assure que tout se déroule selon le plan annoncé et que chacun joue bien le rôle qui lui a été attribué au bon moment. Il annonce les changements d’un mode de pensée au suivant. Il gère le temps et les échanges (non-jugement, écoute…) 

Une fois la problématique énoncée, chacun des participants va analyser la situation et tenter d’y apporter des solutions en éprouvant tour à tour les 6 différents modes de pensée. Tout le groupe « porte » la même couleur de chapeau en même temps. Ce postulat évite les prises de positions virulentes. Il favorise, au contraire, un échange où écoute et respect sont les maîtres mots. 

Comme la méthode Walt Disney de Robert Dilts, la méthode des 6 Chapeaux de Bono peut également être utilisée à titre individuel. pour sortir de votre raisonnement habituel. Elle vous permettra de développer votre créativité et votre capacité d’adaptation.

Précisions sur la signification des 6 couleurs de chapeaux de Bono

– Le chapeau blanc
Représente la neutralité : il permet l’énoncé des éléments à disposition de manière factuelle, impartiale. Il évite toute interprétation des chiffres, données et autres informations.

– Le chapeau rouge
Symbolise l’émotionnel et l’intuition : sentiments, jugements, émotions, ressentis sont exprimés pleinement et sans justification.

– Le chapeau noir
Incarne le pessimisme : risques, limites, freins, obstacles, inconvénients et autres aspects négatifs sont soulevés sans argumentation.

– Le chapeau jaune
Exprime l’optimisme : avantages, opportunités, espoirs, bénéfices, rêves sont exposés.

– Le chapeau vert
Matérialise la créativité : alternatives originales, idées imaginatives, loufoques, abracadabrantes sont formulées sans aucune censure et avec l’énergie caractéristique de l’enthousiasme.

– Le chapeau bleu
Personnifie l’organisation : analyse, synthèse, prise de recul, canalisation des idées, récapitulation, discipline, processus de réflexion qui permet à la séance de se dérouler convenablement et d’atteindre l’objectif fixé.

🤩 Ne dites plus: « Arrêtez de critiquer sans cesse » dites:
« Enlevez votre chapeau noir! » 🤩

La salle, la connexion, les sticky walls, la date, la durée, … ahhh !!! On fait QUOI quand RIEN ne va bien…Nous avions envie de partager cette magnifique loose avec vous…

Au début, tout va bien…

Nous voilà sur la route pour une journée de séminaire de cohésion autour de la question du Management à l’ère du numérique. Le lieu de la prestation est plutôt sympa, au milieu des vignes, dans une grande salle. Même si les murs sont en brique apparente (vous avez déjà essayé de coller un post-it sur une brique ….?), nous avons de l’espace, plein de murs, des tables, des chaises pour organiser la salle en différents espaces de travail. Nous nous installons, nous testons les connexions pour le vidéoprojecteur, le son, le wi-fi installé pour l’occasion (la salle est un peu au milieu de nulle part…). Le matin, avant de commencer, tout va bien. Prêtes et motivées pour une journée géniale.

Recréer par le jeu les contraintes de la transition digitale

Le but du séminaire est de créer de la cohésion d’équipe pour une quarantaine de managers qui travaillent sur différents sites. Comment beaucoup d’organisations, ils sont confrontés à  de grands changements avec le déploiement de plusieurs outils numériques. Les équipes accueillent ces changement avec plus ou moins de facilité et d’appétence. Donc dans le programme de la journée, nous avions prévu un temps de cohésion, ou de team building, pour renforcer leurs liens, autour du jeu Crash on the Moon. Suite à sa formation d’architecte collaboratif en jeux d’innovation, Solenne a eu l’occasion de le tester sur une plateforme numérique. La plateforme recrée parfaitement les conditions de travail à distance: c’est idéal pour débriefer dans un second temps sur les freins et les leviers de la digitalisation. Elle permet aussi de jouer en aveugle :  les équipes sont faites de manière totalement aléatoires et personne ne sait avec qui il est dans son équipe. Chacun peut donc profiter du masque de l’écran pour révéler une facette de sa personnalité méconnue par ses collègues, et peut-être se révéler un leader dans ce jeu collaboratif.

La transition numérique oui, mais quand ça capte …

Nous sommes donc dans la salle, tout le monde est presque connecté. Les participants patientent virtuellement dans la salle d’attente du jeu. Tout le monde est dans les starting block, prêt à jouer!

En théorie nous étions bien parties. En théorie…. Car, vous le savez tous, avec le numérique, personne n’est à l’abri du bug… Et ça n’a pas raté ! Au moment où tout le monde était prêt à démarrer sur la plateforme, impossible de lancer le jeu. Impossible de se connecter. Impossible de passer à l’étape suivante. Bref, un grand moment de solitude.

Réagir … avec du papier et des stylos !

Mais comme nous sommes organisées, pleine de ressources et toujours parées à toute éventualité, (bon ok, presque toujours…) nous avions le plan B… C’est-à-dire la version classique du jeu, la version papier.

Alors oui, les déceptions ont été un peu dissimulées par des réactions bienveillantes (nos clients sont formidables!): “Ne vous inquiétez pas, ça arrive à tout le monde, la panne technique” (sic)… Mais bon quand même! Si notre niveau d’exigence en a pris un coup, ce n’est pas le seul revers d’un tel incident. Cette petite panne technique nous a coûté 2 éléments très importants pour réussir notre accompagnement :

• Le temps perdu se rattrape difficilement

Nous avons perdu pas mal de temps. Nos séquentiels de facilitation d’ateliers ou de séminaires sont minutés. Même si nous nous laissons toujours une marge de manœuvre, ils restent assez serrés. Cette panne informatique nous a coûté près d’une ½ heure, et nous a contraintes à de nombreux ajustements sur la matinée. Même si le reste de la journée s’est bien passé, nous avons eu le sentiment d’être sur le fil du rasoir. Avec à la clé du stress, et un ressenti global mitigé.

• Le désengagement est impactant pour la suite

L’attente subie par les participants, puis le changement d’outil ont été des éléments de démobilisation importants. Nous avons vu des smartphones ressortir des sacs pour traiter des emails pro. Les groupes ont entamé des conversations sur d’autres sujets. Il nous a fallu déployer une grande énergie pour remobiliser tout le monde, relancer la dynamique collaborative et motiver les troupes à s’écraser sur la Lune !

Le bilan ressenti est mitigé pour nous, bien que les objectifs du séminaire aient été atteints. Morale de l’histoire : l’informatique c’est génial, surtout quand ça marche ! Et toujours avoir le plan B très bien ficelé dans ses tablettes…euh pardon, dans son sac.

Et vous ? Intégrez-vous des outils numériques dans vos ateliers collaboratifs ou vos séminaires d’équipe ? Et ça se passe bien ?

Je l’aime bien celle-là parce que plus j’y repense, plus elle me fait sourire. En fait, je crois que je n’y aurais pensé ou osé ! Faciliter un atelier sur le travail collaboratif avec les salariés d’une entreprise, dans le bureau du DG…

Une salle très… insolite

Nous voilà en intervention avec Karine et d’autres collègues dans une entreprise pour la journée des salariés.  Nous sommes là pour leur proposer du “fun”, oui oui, du divertissement, de l’amusement… Concrètement, je ne sais pas trop. Le cadrage manquait de précisions selon moi. Toujours est-il que nous proposons à un groupe de 20 personnes un atelier de 2 heures sur la cohésion d’équipe autour du jeu. Et quelle n’est donc pas notre surprise quand nous découvrons en arrivant sur le site que ce matin, et bien, nous allons jouer dans le bureau du DG et celui attenant de sa secrétaire !

Toujours savoir s’adapter!

Pour les considérations logistiques et physiques,  nous savons toujours faire preuve d’une capacité d’adaptation sans faille. En revanche, le plus dur a été de gérer la déclaration faite par un des premiers entrants dans la salle “Aïe, en général, quand on vient ici, c’est pas bon signe…!”

Quelles réactions avoir? Quelles conduites tenir ? Faire comme si de rien n’était ? Renchérir ? Non, rien de tout. En effet, notre réaction a été de tenir notre cap, de ne pas perdre de vue notre objectif. Et ce qui nous a aidé : nous avions bien préparé la scénographie de notre atelier : du visuel, un pitch pour une bonne mise en condition, une bande musicale adaptée et tout s’est bien passé. Ainsi, les participants se sont bien mis dans la peau de leur personnage de jeu et n’ont même plus fait attention qu’ils étaient tous en train de réfléchir ensemble autour du bureau de leur DG, assis, debout, accroupis. Peu importe, ils étaient pris par le jeu.

Morale de l’histoire…?

Si ce n’est pas vous qui faites les repérages de salle, demandez des photos et obtenez-les !! Et préférez les couloirs que les bureaux de direction, les meubles sont trop lourds à remettre en place…

Et vous, qu’auriez-vous fait ?