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les facilitatrices

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Posture & Management

Devenez le manager que vous auriez toujours rêvé d’avoir !

par les facilitatrices
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Devenez enfin le manager que vous aimeriez avoir ! Celui que vous aimeriez croiser chaque jour en arrivant au travail. Inspirant, motivant, engageant, faisant évoluer vos compétences, vous accompagnant avec sincérité et altruisme dans votre développement… Vous aimeriez être celui-ci pour votre équipe ? Et rentrer chez vous, chaque soir, en ayant le sentiment de vous être réalisé.e ? 

Vous avez 1000 fois raison ! Nous voulons vous aider à dépoussiérer vos pratiques managériale et à prendre cette nouvelle direction. Parce que nous sommes convaincue que ceux qui resteront dans les anciens modèles vont disparaître. 

La fin du management est déjà annoncée

En France, 69% des salariés ne sont pas engagés dans leur travail. 25% sont même totalement désengagés… Il reste 6%, activement engagés, qui doivent bien se demander comment faire pour motiver le reste de l’équipage …  Seuls 3 collaborateurs sur 10 jugent leur manager “‘bon”, alors que 7 cadres sur 10 s’estiment “bons managers” … Cherchez l’erreur !

Ne pensez-vous pas qu’il est temps de remettre du bon sens dans cette histoire ? 

Le monde d’aujourd’hui n’est plus fait pour le management à l’ancienne, directif, autoritaire, unilatéral. Le management est la discipline de gestion qui a le moins évolué depuis la fin du XIXème siècle et la révolution industrielle !

C’est un ensemble de pratiques qui ont été mises en place pour organiser, commander, coordonner et contrôler le travail dans les entreprises. Ce sont principalement des idées centrées sur la productivité, les processus et les méthodes rationnelles.

Dans un monde “VUCA” (volatile, incertain, complexe et ambigu), ce modèle bureaucratique et autoritaire ne fonctionne plus, et fait même des dégâts ! En France, un salarié sur deux serait épuisé, d’après le Baromètre Santé et Qualité de vie au Travail 2019 de Malakoff Médéric Humanis. Epuisé par l’adaptabilité que nécessite ce monde, épuisé par la surcharge informationnelle, et par le manque d’outils que nous avons pour faire face à ce nouveau contexte. 

Il est plus que nécessaire d’adopter une démarche favorisant l’adaptabilité, la résilience, le prototypage, et surtout, l’abandon du modèle binaire dirigeant – dirigé. 

Les managers le savent : il est temps de transformer leurs pratiques profondément, si ce n’est pas déjà fait. Le marché du travail s’organise aussi dans ce sens : les soft skills et les mad skills  par exemple sont plus que jamais à l’honneur pour les recruteurs.  

Demain, les organisations les plus performantes seront celles qui auront su transformer leur management en profondeur

Les organisations doivent aujourd’hui faire face à de nouveaux enjeux inédits qui viennent bouleverser des certitudes acquises par plus de 50 ans de relative tranquillité. Les retours d’expériences le montrent : pour s’adapter à ces nouveaux contextes, les managers sont les maillons forts qui permettront à leurs organisation de s’adapter et de se développer avec succès et durabilité. 

POURQUOI la facilitation et la posture du manager-facilitateur est la meilleure option ?

La bonne nouvelle c’est qu’il existe un large champ de possibilités pour transformer les pratiques des managers: on parle ici d’innovation managériale. De quoi s’agit-il ? Essentiellement de postures et d’outils issus de différents univers et qui convergent tous vers un seul but : permettre aux managers et à leurs équipes de réaliser la meilleure version d’eux-mêmes, leur permettre de rentrer chez eux, le soir, en ayant le sentiment de s’être réalisés !

Pourquoi toutes les entreprises n’ont-elles pas déjà massivement formé leurs managers à ces démarches ? Pourquoi, si elles sont si efficaces, ne les voit-on pas dans toutes les écoles de commerces, dans tous les masters en management ? 

C’est tout simplement le principe de la loi de la diffusion de l’innovation de Everett Rogers. 

Cette loi explique que 2% de la population sont des innovateurs, 13,5% des early adopters (les premiers à adopter une innovation), 34% la majorité précoce qui va se l’approprier, 34% la majorité tardive et 16% les trainards ! 

Loi de lLa diffusion de l'innovation

Aujourd’hui, nous sommes en bas de la courbe: quand les early adopters se précipitent sur ces nouvelles manières de manager, et réussissent à mettre en place des choses incroyables dans leurs entreprises. 

La majorité, rigide dans ses anciens modèles, les regarde, moqueuse, critique voire même parfois incisive. Ce ne sont que des originaux, des rêveurs, des utopistes ! 

Mais les chiffres, les retours d’expériences, les performances de ces entreprises montrent qu’ils réussissent et qu’ils ont raison ! Leurs équipes sont plus engagées, plus motivées. Leur capacité de s’adapter aux changements est meilleure. 

Mais que font exactement de si innovant ces entreprises libérées, ces managers-facilitateurs, ces équipes agiles ? Ils transforment leur organisation en remettant le sens, l’humain, et les interactions humaines au centre de leur mission. Et ce faisant, ils offrent la possibilité à tous leurs collaborateurs de donner la meilleure version d’eux-même. 

Souhaitez-vous faire partie de la majorité tardive, des trainards ? Ou préférez-vous faire partie de ceux qui réussissent à tirer profit de ces pratiques innovantes pour transformer leur vie professionnelle ? Pour mobiliser leurs équipes, augmenter la performance et l’adaptabilité de leur organisation ?

Notre parti pris: la facilitation fait partie des outils clés que les managers de demain doivent maîtriser pour développer leur adaptabilité et réussir à faire autrement.

La facilitation pose un cadre sécurisé pour développer l’intelligence collective. Elle permet aux managers d’allier performance individuelle et synergie collective. Elle permet de co-construire le sens, le cadre, les étapes, et donc d’engager profondément chaque membre de l’équipe dans le projet commun.

Pour nous, la facilitation fait partie des indispensables pour les organisations de demain. Elle contribuera à créer un monde dans lequel les managers se réalisent eux-mêmes, tout en donnant la possibilité à chacun des membres de leur équipe de devenir la meilleure version de lui-même.

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Management visuel
Posture & Management

Pourquoi avec la team de La Facilitation, nous utilisons du Management Visuel dans nos projets.

par les facilitatrices
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Dans une entreprise, nous sommes envahis d’informations diverses et variées. Il va falloir récolter, trier, sélectionner, synthétiser et structurer cet afflux de données. Nous avons besoin d’identifier toutes les parties prenantes du projet sur lequel nous travaillons. Un projet n’est jamais figé, il va falloir s’adapter aux changements, aux nouveautés, aux échecs… et avoir une vision claire et actualisée de la situation.

Le management visuel vient mettre de la vie dans des tableaux remplis de chiffres et les rapports écrits que personne ne lit.

Il inclut différentes techniques de facilitation graphique, des cartes heuristiques (cartes conceptuelles ou mind mapping), des fresques de storytelling ou autres modélisation de réunions en grand format.  Nous utilisons également de l’affichage à base de couleurs, de phrases courtes, des dessins simples, des pictos et nos indispensables notes autocollantes (post-it) carrées ou rectangles au format A5. C’est le fait qu’elles soient si facilement maniables et repositionnables, qui en font pour nous, une unité de travail indispensable. 

Le management visuel vous assure une circulation plus rapide des informations. Nos cerveaux traitent plus vite les images que le texte.

La coordination des différents acteurs est facilitée par l’affichage de cartes grand format, nous montrant par exemple, l’organigramme et le périmètre d’actions de chaque personne. Le management visuel pose un cadre et vous montre les différentes idées et les points de vue du groupe. Si les visuels de travail sont co-construits, ils suscitent de l’engagement. Les visuels grand format peuvent aussi vous montrer les problèmes à traiter, car il n’y a que quand on les voit, que l’on y croit. Nous pouvons à ce moment-là, mettre en place des actions, pour les résoudre. Les couleurs constituent aussi un bon moyen de capter l’attention, de véhiculer un message, et de susciter une réaction émotionnelle. Ce qui activera notre mémoire. Il est important de se souvenir de nos bases de travail pour imaginer la suite.

Exemple avec l’outil Kanban

Le Kanban permet de visualiser simplement, l’avancement d’un projet à travers des colonnes à remplir. C’est une des nombreuses représentations visuelles, des actions à faire par chaque personne, impliquée dans un projet. Il existe des centaines d’outils visuels que nous déployons suivant le contexte de chaque missions. 

Pour résumé, le management visuel va rendre les tenants et les aboutissants d’un projet, VISIBLES.

Il faut accepter la forme de transparence que cela implique pour l’entreprise.
Il s’agit simplement de rendre l’information accessible à tous, du Top Management à l’ensemble des collaborateurs, sans cacher les problèmes ou des informations gênantes.

D’où l’expression: Je vois, j’ai compris! 
Et la deuxième partie que nous rajoutons à l’envie, dans nos accompagnements professionnels, c’est:  Et je fais avec conviction, si je me sens en confiance.
Cette partie porte un nom, ça s’appelle de LA FACILITATION !

En conclusion, c’est bien l’alliance des techniques de facilitation et des techniques visuelles, qui va décupler l’efficacité des actions menées en entreprise.

Le managent visuel apporte la simplification et la compréhension de tous les paramètres d’un projet. Par conséquent, il permet donc aux équipes de se l’approprier rapidement et de s’engager durablement dans sa réalisation et son succès!

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Equipe efficace
Posture & Management

Pourquoi la conversation agile va rendre votre équipe très efficace ?

par les facilitatrices
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Et si nous vous disions que la conversation, c’est la clé du succès pour avoir une équipe super efficace ?

Oui, parce que, la gestion de projet classique, ça ne marche plus. En France, nous passons près de 4h par jour à traiter des emails pour gérer des urgences, à demander et collecter des informations que tous devraient déjà avoir (“euh, tu as reçu mon mail ?”, “euh, tu peux me renvoyer le dossier ?”, “euh, vous avez reçu mon devis ?”). Les réunions sont trop longues et inefficaces (16 ans de la vie d’une manager passés en réunion ! 16 ans!).

Pour lutter contre ça,et remettre l’efficacité au cœur de nos projets, nous avons trouvé des solutions qui fonctionnent super bien. Et vous l’avez deviné, ces solutions viennent de la culture agile… Vous n’y connaissez rien ? Vous êtes au bon endroit : nous allons tout vous dire ! 

La première solution que nous avons trouvée c’est donc … le papotage ! Ok, je vous sens sceptique. Précisons. 

Vous avez déjà vécu un projet qui part en vrille ? 

Nous, oui. Genre : plus personne ne sait qui est responsable de quoi. Plus personne ne sait qui décide, et du coup, plus personne n’ose prendre de vraies décisions. Les planning sont explosés, la deadline approche : le stress monte. On perd des fichiers, des dossiers, des informations. Les relations interpersonnelles s’enveniment pour des détails jusqu’ici sans importance. Les réunions s’enchaînent sans que le projet n’avance. L’équipe évite de reculer, certes, mais elle n’avance plus. 

Parce que, pour nous, la qualité de vie dans l’équipe est au moins aussi importante que la réussite du projet, nous nous sommes interrogées : comment faire autrement ? comment améliorer notre fonctionnement collectif pour gagner en efficacité et en respect de chacun ? 

Donc, les agilistes ont trouvé quelques réponses intéressantes à ces questions. 

Non, pas des équilibristes, pas des gymnastes, pas des funambules. Des coachs et des équipes qui ont intégré les valeurs et les outils de ce que l’on appelle partout : l’agilité. 

Alors au début, l’agilité et les fameuses “méthodes agiles”, ça nous a fait un peu peur. Les agilistes ont leur vocabulaire bien à eux ! Backlog, itération, sprint, revue, rétrospective, dette technique, story, scrum, kanban, scrumban (!!), mêlée quotidienne, product owner, scrum master, release, … Et si vous êtes assis pendant la mêlée quotidienne, qu’elle dépasse 15 mn et qu’on traite plus de 3 questions, ça ne va pas ! Si votre sprint dure plus de 4 semaines, ça ne va pas ! Et si la composition de votre équipe est chamboulée pendant le sprint, ça ne va pas ! 

Là, nous nous sommes dit que ça allait être un peu (sic) compliqué d’adapter tout ça à nos clients, des organisations classiques peu disposées à tant de bouleversements à la fois … Aussi bien dans le public que dans le privé, tous nous ont dit : chez nous, ça, ce n’est pas possible (voir notre article sur les tueurs d’idées à ce sujet!). 

Nous sommes convaincues du contraire. Vous pouvez, dès demain, glisser de l’agilité dans vos équipes.

Pour le démontrer, nous avons observé les informaticiens pendant 10 ans. Avec eux, nous avons découvert ce qu’être agile veut vraiment dire. A force de les écouter, et de lire les articles des coachs agiles, de fréquenter les agiles tours (merci, merci, merci pour tous vos partages !) nous avons gardé cette idée qui nous semble facilement adaptable à qui voudrait enclencher en douceur une transition dans sa manière de gérer des projets et/ou des équipes: être agile, c’est papoter.

Ouille, nous voyons d’ici maintenant le regard noir des agilistes qui nous fusille…Allez, précisons cette idée. 

Etre agile, c’est mettre en place les bonnes conditions pour stimuler la conversation interpersonnelle directe entre les parties prenantes d’un projet (oui, c’est vrai, ça fait plus sérieux dit comme ça …)

Et ça c’est juste super génial pour tout le monde (sauf ceux qui n’aiment vraiment pas, mais vraiment pas discuter…) La démarche agile vise à créer de la conversation, et d’en faire la pierre d’édifice sur lequel reposera ensuite tout le reste : la gestion d’un projet, la réalisation d’une stratégie, la mise en place des opérations courantes… De la conversation entre les membres d’une équipe, de la conversation entre une équipe et son manager (qui n’est plus trop manager, nous en reparlerons plus tard), de la conversation entre une équipe et son client. Faire en sorte que les gens se parlent, s’écoutent, et prennent du plaisir à le faire. 

Savoir converser, c’est savoir écouter ses interlocuteurs, apporter ses idées. Et pour aller même un peu plus loin, étymologiquement, conversation veut dire “vivre avec”. C’est l’action de vivre avec, de se fréquenter. 

OK, on papote. Mais sur quoi, exactement, pour devenir une équipe vraiment efficace ? 

La conversation qui est ainsi lancée concerne de multiples sujets. Elle traite des tâches à faire, des contraintes à envisager, des motivations qui nous animent, de notre mode d’organisation. On peut aussi échanger sur les processus de travail, sur la résolution de conflit, sur la connaissance des autres. La conversation peut même devenir le socle de l’auto-organisation d’une équipe. 

Je vous vois venir avec votre objection… “Mais nous, tu sais, on n’a pas le temps pour ça !”

Il va falloir le trouver ! Et c’est possible. Concrètement, ces conversations sont si importantes qu’elle peuvent vous faire gagner du temps et non vous en faire perdre. Les agilistes ont pensé à tout pour nous permettre d’intégrer ces échanges dans notre quotidien professionnel. La méthode agile la plus connue, SCRUM, propose 4 temps incontournables dans une gestion de projet, pour favoriser les échanges interpersonnels directs.

Commençons par clarifier un détail indispensable ici : selon cette méthode, le projet est découpé en périodes (les “sprints”) de maximum 4 semaines chacune, qui s’enchaînent jusqu’à atteindre l’objectif final (nous en reparlerons précisément dans un prochain article). 

Donc, voici ces 4 temps précieux : les rites qui permettent de favoriser la conversation et de créer une équipe efficace !

LA PLANIFICATION : une réunion de moins de 2h pour planifier précisément ce qui va être réalisé et par qui dans le prochain sprint. Tous les membres de l’équipe échangent sur qui fait quoi pendant les prochaines semaines. 

LE DAILY MEETING, ou mêlée quotidienne : chaque jour, toute l’équipe se réunit 15mn pour échanger. Chacun répond à ces 3 questions : Qu’est ce que j’ai hier, que vais-je faire aujourd’hui, et quels sont les obstacles que je rencontre. Oui, se parler en face tous les jours c’est efficace (et possible !). Nous en reparlerons également dans un autre article. 

LA REVUE du sprint : l’équipe échange en fin de sprint avec son client, son commanditaire, pour obtenir son feed-back sur les premiers éléments qui ont été réalisés. Conversation informelle, hyper enrichissante ! L’équipe devient ainsi de plus en plus efficace.

LA REPROSPECTIVE : l’équipe se retrouve en fin de sprint, pour un bilan de 2h de son fonctionnement, dans le but de s’améliorer, de dépasser des difficultés d’organisation, de communication, de travail ensemble ! 

Vous imaginez, une réunion de 2h toutes les 4 semaines uniquement dédiée à l’amélioration de votre fonctionnement collectif ? Wahoo ! 

Finalement, c’est bien d’intelligence collective dont nous parlons ici. La conversation est la clé de l’intelligence collective, entendue comme le résultat de la mise en relation des intelligences individuelles des membres d’une équipe. Elle est l’un des plus grand facteur du développement d’une équipe efficace.

Et vous, comment facilitez vous la conversation interpersonnelle directe entre les membres de vos équipes ? Racontez-nous !

Dans un prochain article : le 2ème secret des agilistes que vous pourrez mettre en place dès demain : les itérations courtes (oui, les sprints !).

Secrets n°2 et 3 … restez connectés !

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Facilitation & Outils collaboratifs

Comment créer une vision d’équipe pour engager ses collaborateurs?

par les facilitatrices
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Créer du lien dans votre équipe, construire une vision commune, fixer ensemble des objectifs concrets, favoriser l’échange, la discussion. Vous avez déjà entendu 1000 fois qu’un bon manager doit savoir embarquer et impliquer son équipe pour obtenir le meilleur de chacun. 

OK, l’intention est bonne ! Mais concrètement, je fais comment pour réussir à créer une équipe boostée et motivée ? comment mettre en place une vraie vision d’équipe ?

J’ai envie aujourd’hui de vous proposer quelque chose de très concret, pour commencer. Suivez pas à pas les étapes décrites ici, et vous serez très positivement surpris des résultats que vous obtiendrez !

CO-construisez vraiment la vision commune, le “pourquoi de l’équipe”

Profitez du début d’année, de la rentrée, du lancement d’un nouveau projet pour initier le changement. Réunissez votre équipe au complet lors d’un séminaire d’une ½ journée, ou si vous le pouvez, d’une journée, de préférence hors de votre lieu de travail habituel. 

Il y a 3 objectifs recherchés ici :  

1/ Vider les sacs ! Poser les valises trop lourdes! Exprimer les problèmes. Bref: transformer le “radio moquette” par des mots exprimés à haute et intelligible voix pour afficher ce qui ne va pas.  

2/ Engager l’ensemble de l’équipe dès le départ pour bien visualiser l’objectif, le cap, la vision qui doit les rassembler. Où voulons-nous être dans 12 mois, dans 2 ans ? Daniel Pink explique que 3 dimensions sont de vrais moteurs pour motiver les gens : le sens, la maîtrise et l’autonomie. Le sens est la finalité, l’objectif ultime, le cap vers lequel l’équipe navigue. C’est ici l’occasion d’associer les membres de l’équipe à la définition du sens. Et surtout que ce soit partagé!

3/ Créer du lien, des interactions, faire vivre un moment commun fort et important. 

Ce séminaire est l’occasion de parler tous ensemble durant toute une journée. Avec des outils d’animation basés sur le jeu, sur la collaboration et sur l’intelligence collective, c’est un temps fabuleux pour créer un esprit d’équipe et de cohésion entre les coéquipiers et entre eux et leur manager.

Suivez pas à pas ce déroulé pour obtenir le meilleur de votre équipe

Pour commencer à co-construire le “pourquoi” d’une équipe, plusieurs étapes s’imposent. Cet atelier type en 8 étapes vous permettra d’engager vos collaborateurs sur le long terme. 

1- Un brise-glace pour casser les postures, initier le lien, mettre en route la journée de bonne humeur (un marshmallow challenge, un photolangage, un banana challenge …)

2 – Un anti-problème pour exprimer ce qui ne va pas, ce qui peut être amélioré. 

3 – Un cadrant Agile, pour synthétiser et classer en 4 catégories ce qui va, ce qui ne va pas, ce qui peut être amélioré et les “merci” que chacun a envie de donner aux autres.

4 – Un world café, pour trouver des pistes de solutions pour améliorer concrètement le fonctionnement de l’équipe. 

Une bonne pause déjeuner dans un endroit convivial (Si vous êtes en présentiel, c’est très, très important !)  

5 – Un brise-glace pour relancer la dynamique de l’après-midi (jeu de la balle, des Dingbats, 1-2-3 Clap…)

6-  Un Value Proposition Design, une team ou project box, ou une Cover Story. Tous ces outils ont pour objectif de faire travailler l’équipe à définir ce qui est important pour elle, ce vers quoi elle veut tendre avec le prochain projet, la prochaine année. 

7-  Un Futur Souhaité pour terminer la journée, pour initier un plan d’action à court terme afin de s’organiser et de repartir avec du concret. 

8- N’oubliez pas de célébrer ce succès ! Vous pouvez par exemple permettre à chacun d’exprimer un ressenti suite à la journée, avec un mini atelier Pépites, un ROTI…

Attention, ne vous lancez pas dans ce séminaire collaboratif de construction de vision si…

  • Vous n’avez pas l’intention d’aller plus loin dans la collaboration et la co-construction avec votre équipe. Ils seront totalement embarqués dans votre démarche et voudront continuer dans cette voie, à 300% !
  • Vous n’avez pas l’intention ou la possibilité d’utiliser les idées qui vont en émerger. Ça s’appelle de la facipulation (mélange de facilitation et de manipulation) et il n’y a rien de pire pour perdre la confiance du groupe.

Nos astuces pour que cette journée soit efficace

  • Appropriez-vous le déroulé ci-dessus en testant les outils lors de réunions moins importantes. Adaptez le à vos propres objectifs. Imprimez le et suivez le lors du séminaire.
  • Ensuite, choisissez un lieu suffisamment vaste, accessible, agréable, fonctionnel, lumineux et calme, pour que tout le monde s’y sente bien. 
  • Prévoyez le matériel adéquat pour chaque étape (post-it, feutres, paper boards …)
  • Gérez bien le temps de chaque phase, pour ne pas terminer en retard.
  • Prévoyez d’autres rendez-vous collectifs d’une demi journée chacun, dans les semaines qui suivront. Ils serviront à consolider le lien, à résoudre d’éventuelles difficultés pour mettre les actions à exécution. Une super solution ici est de lancer des groupes de co-développement parmi les membres de l’équipe. 

Et surtout, ayez confiance en vous ! C’est la base de la réussite. N’hésitez pas à nous envoyer vos retours après l’organisation de vos premiers séminaires vision ! 

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Facilitation & Outils collaboratifs

Quelle différence entre la facilitation graphique, le sketchnote et le scribing ?

par les facilitatrices
par les facilitatrices

Confucius a dit : J’entends et j’oublie, je vois et je retiens, je fais et je comprends. En effet, en moyenne, on retient 10% de ce que l’on entend, 20% de ce que l’on lit, et 80% de ce que l’on voit. De plus, 65% des individus ont une mémoire visuelle. Face à cette constatation, de nombreuses méthodes de facilitation visuelle ont émergé, comme la facilitation graphique, le scribing ou encore le sketchnote. Mais au fait, de quoi s’agit-il ? Comment s’en servir au quotidien

La facilitation graphique, la discipline mère

Qu’est-ce que c’est ?

C’est une méthode qui utilise des phrases courtes pour synthétiser les idées. L’objectif : renforcer l’impact et la compréhension. Elle favorise les échanges et les réflexions sur une base visuelle commune. A l’inverse de l’illustration, ce travail s’inscrit dans une dynamique collective. La facilitation graphique se combine efficacement  à toutes les méthodes de facilitation de groupe, d’agilité, co-développement ou autres concepts d’animation d’intelligence collective.

Pourquoi faire ?

La facilitation graphique permet de produire des gabarits qui aideront au bon déroulé des réunions, en évitant les digressions chronophages. Elle mettra en scène les outils ou méthodes choisis pour résoudre vos problèmes opérationnels. Le résultat ? Des fresques obtenues par l’intelligence collective du groupe. Cette méthode vous aidera à visualiser des projets ou concept complexes et la mémorisation en sera améliorée. Le livrable est souvent produit en direct sous forme de fresque et parfois retravaillé en atelier. Il pourra être le départ d’une feuille de route annuelle. Affiché dans vos couloirs il mettre en avant par exemple les valeurs ou les visions de l’entreprise.

Des exemples d’utilisation ?

  • Avoir des compte-rendus visuels en fin de réunions, validés et co-construits (ils seront lus contrairement au compte rendus écrits !)
  • Modéliser les valeurs de l’entreprise.
  • Faire des points mi-année, clairs et concis pour les participants.
  • Avoir des trames pour recueillir les échanges d’un World Café et sa conclusion.
  • Accompagner les échanges et la conclusion des serious games.
  • ….

Les méthodes de facilitation graphique les plus développées sont le scribing, et le sketchnote

Le scribing, capture d’idées en direct

Qu’est-ce que c’est ?

Le scribing s’apparente plus à la traduction d’un discours en visuels. Des phrases courtes, des métaphores visuelles, pas de mots clés qui empêchent de se souvenir du contexte. Le scribeur prend des notes visuelles et synthétiques d’un événement en direct, que tout le monde peut voir.

Pourquoi faire ?

Tous les participants à l’événement voient évoluer un compte rendu en temps réel, en même temps que la journée se déroule, et les points clés sont plus facilement mis en avant.

Des exemples ?

Lors d’une conférence, le scribeur peut dessiner une fresque des événements, contenant les principales idées, afin de favoriser les échanges et la simplification de parties complexes. Il restera un livrable visuel beaucoup plus impactant qu’un rapport écrit.

Le sketchnote, la meilleure des prises de notes

Qu’est-ce que c’est ?

C’est la version personnelle du scribing. Ce sont des notes classiques, mais formulées également en dessins, images, phrases courtes et en mots clés. Cette prise de notes un peu particulière permet de mieux comprendre, mieux retenir, et mieux agencer les différentes idées que vous voulez garder.

Pourquoi faire ?

Le visuel permet de mettre en avant les parties les plus importantes, là où la simple écriture ne le différencie pas. Cette technique oblige à travailler sur son écoute active et à synthétiser ce que l’on comprend. Il est possible de prendre des notes dans sa langue maternelle et de penser à autre chose… Le sketchnoting ne le permet pas car il faut être en écoute active pour être capable de synthétiser! L’intérêt de sketchnoter ces cours ou pendant une réunion est évident !

Des exemples d’utilisation ?

  • Faire des fiches de révision visuelles pour un examen.
  • Prendre des notes pendant des conférences.

Vous y voyez un peu plus clair ?

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Exemple de mind map
Facilitation & Outils collaboratifs

Dynamisez vos restitutions grâce au mind mapping !

par les facilitatrices
par les facilitatrices

Vos restitutions classiques en réunion ne sont pas assez claires ? Vous vous perdez dans vos notes ? Alors ajoutez-y du visuel et découvrez le mind mapping !

Voir, c’est déjà comprendre à moitié

Dans notre société moderne, le temps d’attention des personnes est de plus en plus court à cause des trop nombreux stimuli, notamment électroniques. Pour être compris, il faut donc savoir envoyer un maximum d’informations en un minimum de temps. C’est dans ce contexte que les différentes méthodes de management visuel sont nées, bien que les techniques de visualisation de l’information existent en fait depuis la nuit des temps.

Dessin de la grotte de Lascaux
Dessin de la grotte de Lascaux

Facilitation graphique à Lascaux

Parmi toutes ces techniques,le mind mapping occupe une place de choix

Les mind maps (ou cartes heuristiques, cartes mentales) sont des représentations visuelles d’idées. Elles sont reliées en arborescence pour imiter le schéma de pensée non linéaire du cerveau. Ainsi, on évite d’écrire toutes les idées à la suite comme des notes classiques. Le concept a été créé par Tony Buzan en 1970, diplômé en psychologie, et mathématiques.

Comment faire une mind map ?

La carte heuristique peut ressembler à un réseau neuronal, ou à un arbre plein de branches. On y met au centre ce qu’on appelle le coeur de carte (le sujet principal) et on en fait partir des idées qu’on fera graviter autour. De chaque notion sortira de nouvelles idées qu’on écrira aussi, et c’est ainsi qu’on forme une mind map ! Il faut néanmoins garder en tête qu’une mind map doit être lisible et claire. Nous privilégions donc les mots ou les expressions clés aux longues phrases.

Exemple de mind map
Exemple de mind map

Une mind map pour mieux comprendre l’outil QQOQCP

Comment améliorer vos mind maps ?

Le visuel est généralement plus simple à traiter par le cerveau. Donc afin de rendre sa carte plus claire et facile à mémoriser, il est possible d’y ajouter des couleurs. Chaque branche ou chaque niveau d’information peuvent être d’une couleur différente. Il est aussi très intéressant d’y ajouter des pictogrammes. Pas de panique : nul besoin d’être un artiste, quelques formes simples peuvent suffire.

Pour conclure, les cartes mentales peuvent avoir de nombreuses utilités : to do list, feuille d’action, diagnostic, présenter des informations, prendre des notes… Vous pouvez les adapter à tous vos besoins.

Alors, pourquoi ne pas tenter ?

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Facilitation & Outils collaboratifs

5 astuces pour punker, dès demain, vos réunions au boulot.

par les facilitatrices
par les facilitatrices

 

Bonjour !

Aujourd’hui, ce que vous souhaitez, plus que tout, c’est transformer vos réunions, les rendre plus efficaces et moins longues.

Et vous avez raison ! Parce que ces temps interminables où aucune décision n’est prise rendent tout le monde fou.

Parce que plus personne n’écoute…

Parce que la présentation de 50 slides de Denise a encore endormi tout le monde …

Parce que tout le monde en profite pour répondre à ses mails…

Parce que ça coûte aussi un peu cher, à la fin, tout ce temps perdu…

Alors voici 5 astuces pour punker, dès demain, vos réunions au boulot.

Affichez clairement l’ordre du jour !

Ok c’est pas très fun, c’est tout bête, c’est tout simple, mais ça marche !

Mais dis, Karine, l’ordre du jour, c’est quoi ?

C’est le sujet de la réunion, ce dont vous allez parler. Si ce n’est pas clairement précisé, et bien on parle … d’autre chose! Et au bout du temps imparti à la réunion (le maximum jusqu’à épuisement…), chacun repart travailler, et personne n’a répondu à la question…

Alors, fixez un ordre du jour clair, envoyez-le à l’avance aux participants, et affichez-le en grand dans la salle de réunion!

Affichez, on vous dit, affichez…

Les mots et les idées qui ne sont pas écrites s’envolent. C’est la base de notre travail de facilitatrices. Tout ce qui est important doit donc être noté. Le meilleur moyen de tout conserver, c’est d’utiliser des templates ou cadres visuels que vous avez pré-dessinés (une frise chronologique, une mindmap, un arbre à idées…) et de coller dessus les bonnes idées sur des posts-it (ou des petits papiers avec un bout de scotch).Si vous avez une salle de réunion attitrée (veinards!), gardez les idées affichées, vous en serez inspiré.e.s la prochaine fois (on appelle aussi ça une Obeya, promis, nous en parlerons bientôt sur ce blog.).

Soyez ambitieux.se: limitez vous à 3 sujets par réunion

Pourquoi ambitieux ? Parce qu’il faudra les terminer, ces 3 sujets. Aller au bout, y répondre, creuser les idées. Et si nous avons 10 sujets à traiter en 2h, c’est sûr, c’est certain, le premier fera l’objet de longs débats, et, les 9 derniers, on en parlera (pas) trop peu. Alors, limitez-vous, et allez jusqu’au bout !

Restez debout …

Oui, debout. Pour des réunions quotidiennes, des debriefs, des discussions flash pour prendre des décisions rapides. Rester debout, avec du mobilier approprié (mange-debout) ou même en se promenant (dans le parc d’à côté?) permet d’être dynamique, de ne pas piquer du nez sur son smartphone, et de faire court ! Les anglophones appellent ça les “stand-up meeting”. Mais “réunion debout”, ça marche aussi !

Jouez pour décider

Tout le monde a gardé une âme d’enfant. Et rien de mieux que le jeu pour stimuler les participants et les inciter à participer et à donner des idées! Les anglophones disent “serious games”, parce que l’objectif c’est quand même d’être sérieux, mais en s’amusant. Il existe nombre de livres qui présentent des jeux sérieux pour stimuler la créativité, réaliser des diagnostics, faire du team building, ou encore préparer un plan d’actionNotre référence préférée en ce moment : Gamestorming – Jouer Pour Innover, de James Macanufo et Sunni Brown.  Mais promis, nous vous en donnerons plein d’autres, très bientôt!

Nous sommes 3 facilitatrices convaincues que la facilitation, par les outils et les postures qu’elle utilise, est un trésor que nous nous devons de partager ! Vous trouverez au fil des semaines dans ce blog nos retours d’expériences, nos astuces, nos coups de cœur, nos cas d’usage.

N’hésitez pas à les piocher, reproduire, tester et à raconter ici vos propres expériences.

Copier, c’est apprendre !

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Facilitation graphique
Posture & Management

Le Management Visuel, j’adore!

par les facilitatrices
par les facilitatrices

Le management visuel vient de la culture anglo-saxonne et il est issu du Lean Management, utilisé dans les années 50 dans les usines Toyota. Dans les années 70, c’est au tour de Tony Buzan de modéliser le mind mapping et à David Sibbet de proposer les premières façons de modéliser des process de travail collaboratif. Les bases de la facilitation graphique sont posées et sont en anglais.

C’est la raison pour laquelle tous les termes utilisés sont anglais et ne sont pas forcement traduits de la même manière en France où ces pratiques sont encore en plein développement. On les confond souvent avec des pratiques artistiques. J’ai d’ailleurs eu une formation en école d’art, sans avoir le moindre module en facilitation graphique… c’est la raison pour laquelle je peux affirmer qu’il n’est pas nécessaire de savoir dessiner pour utiliser les méthodes et les outils visuels en entreprise!

Le management visuel dont la facilitation graphique est issue, est une méthodologie de visualisation. Elle utilise des phrases, très courtes avec très peu de mots clés. Un amoncellement de mots clés ne nous éclairent pas sur le contexte et la signification exacte des idées. Des symboles, des dessins très simples et des phrases courtes, modélisées ensemble en grand format, nous donne une vision globale d’un projet, la vision macro et micro en même temps.  Avoir la possibilité en un coup d’oeil de comprendre où l’on doit aller, nous donne la possibilité d’y arriver. C’est vraiment l’idée que sans compréhension d’un projet, il ne peut pas y avoir d’adhésion ou de motivation. Notre cerveau est avide d’images et il retient ( de 5 à 10 fois selon les chapelles…) plus d’informations visuelles qu’orales. Ce qui permet de réduire les temps de réunions et de favoriser le passage à l’action.

Suivant les situations, on utilise des méthodes différentes, voici quelques exemples :

  • Si l’on veut prendre des notes personnelles pendant une conférence ou une réunion dont on ne sait rien, on utilise les #sketchnotes (croquis notes pour les canadiens) On travaille son écoute active, et on note de manière synthétique ce que l’on comprend, agrémenté de petits dessins. Mémorisation garantie!
  • Si l’on veut faire un compte rendu visuel, pour un groupe présent on utilise le #Scribing. C’est une prise de note live avec un sujet qui nous a été communiqué par le client pour préparé notre base graphique et comprendre le jargon interne.
  • S’il faut accompagner visuellement un process de travail ( réunion Vision, Stratégie, etc…), on collabore avec un facilitateur et on se met d’accord sur le livrable attendu par le client.
  • Si les clients ont besoin de posters de récolte pour des réunions visuelles sans nous, mais pour leurs pratiques quotidiennes, cela fait partie des travaux visuels qui peuvent se faire en atelier avec remise numérique pour impression au besoin par le client.
  • Si un ville ou une organisation a besoin de communiquer sur l’avancement d’un projet, c’est également tout un travail d’atelier pour s’intégrer à un scénographie. Il faut modéliser et expliquer le plus simplement possible des idées qui seront imprimées sur différents supports et formats pour un affichage intérieur ou extérieur.

Les avantages de l’utilisation des différentes méthodes de facilitation graphique:

  • Avoir une vision claire de son activité, ses objectifs, sa stratégie, ses valeurs ou son histoire…
  • Avoir une vision claire des activités de chaque équipe, composante de la dimension collective du travail.
  • Identifier les causes d’écarts entre les théories de départ et la mise en œuvre
  • Accompagner les process et rendre visibles toutes les interconnexions nécessaires à l’émergence de l’intelligence collective
  • Remettre le Feed-back continuel au gout du jour pour un management plus harmonieux
  • Avoir un compte rendu visuel plus impactant qu’un rapport écrit que personne ne lira…

Sans oublier que la mixité apporte de la richesse…

N’hésitez pas à mélanger les méthodes pour une adaptation créative optimale à un monde des affaires complexes et en évolution constante.

Mélangez les méthodes agiles, les différentes méthodes de cartographie de l’information comme le Mind Mapping, les méthodes japonaises comme le Kanban… Mettez en place des Obeya (salle de créativité) … Ce sont autant d’outils et de méthodes visuelles qui mettrons les équipes dans une dynamique collaborative.

Je milite au quotidien pour la démocratisation des techniques de facilitation graphique en entreprise grâce à l’aide d’un nombre de plus en plus élevé, d’utilisateurs, de passionnés et de clients motivés qui sont des relais sur le terrain.

C’est l’union de nos forces sur l’accompagnement des projets, qui crée de la valeur.

Et je remercie chaleureusement mes clients qui acceptent les processus de co-construction pour developper nos capacités ensemble. Travailler avec des méthodes de Facilitation Graphique dans une organisation apprenante et le plus enthousiasmant des quotidiens professionnels!

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