les facilitatrices

Chaque jour, j’entends des gens me dire qu’ils sont débordés. Pourtant, il existe une solution très simple pour bien s’organiser et retrouver du temps.

Et disons le tout de suite, soyons honnêtes : la to do list, ça ne marche pas.

Si vous êtes est en charge de plusieurs projets, si vous travaillez avec de nombreuses personnes, si vous voulez voir vos amis, votre famille, si vous avez des activités associatives, une maison à ranger, des animaux à nourrir, des réunions à n’en plus finir, des emails qui s’empilent, des notifications Slack, WhatsApp, Trello, Facebook Messenger … Vous le savez, c’est très vite le chaos !

Votre to do list est commencée depuis 2013, et elle est toujours en cours. Et puis quand une tâche listée ne vous plait pas, hop ! Il suffit de la laisser en plan et de passer à la suivante ! Emballé, c’est pesé, on passe à autre chose … (c’est la fameuse loi de Laborit !)

Mais le problème, c’est que les vilaines tâches ne s’effacent pas toutes seules… Elles restent là, bien sages, à attendre que qu’on s’y mette. Et souvent, elles en profitent aussi pour prendre beaucoup de place dans nos esprits. Une petite voix qui nous dit : ça, c’est à faire, c’est pas terminé, il faut que tu t’y colles …

Tout ça vous parle ? Très bien. Alors il est temps de passer à l’action avec de vraies solutions pour regagner la maîtrise de votre temps.

Les solutions pour gagner du temps sont nombreuses, trop nombreuses !

Mais par quoi commencer ? Quand vous recherchez « mieux gérer son temps » ou « efficacité temps » dans Google, il y a des kilomètres de propositions et d’astuces.

Je vous propose donc de commencer par un premier petit pas : la priorisation. Le principe ? Identifier ce qui est prioritaire, et ce qui peut attendre, un peu (ou beaucoup! ). Très facile à mettre en place, cette méthode va vite transformer vos journées et vous permettre de regagner du temps. Pour vous aider à prioriser, nous allons utiliser la matrice d’Eisenhower.

La priorisation et la matrice d’Eisenhower

Prioriser, c’est hiérarchiser avec des critères. Cette grille ultra simple propose de classer nos tâches en fonction de deux critères (facile!) : l’urgent et l’important.

Le président américain D. Eisenhower aurait dit : « ce qui est urgent est rarement important, et ce qui est important est rarement urgent« . Et c’est vrai ! Nous avons tous quelque chose d’important à faire, mais que nous laissons de côté à cause des urgences qui s’empilent. Les mails avec les demandes « urgentes » des autres nous dictent notre agenda. Nous sommes dépendants des urgences des autres.

Pour réussir à faire avancer les choses vraiment importantes pour nous, et à ne plus nous laisser submerger par ces urgences, voici la marche à suivre.

Évaluez l’urgence et l’importance de chacune de vos tâches

1. Pour chaque tâche de votre liste, notez de 1 à 5 son niveau d’importance : est-elle prioritaire pour faire avancer vos projets, ou est-elle plutôt secondaire ?

2. Ensuite, notez son niveau d’urgence, sur le même principe. Attention ! Une urgence est une demande qui ne peut pas attendre ! Il faut la traiter dans l’heure, réagir immédiatement. Relativisez : n’y-a-t il pas dans les urgences auxquelles vous répondez tout de suite des demandes qui pourraient attendre quelques heures ? …. Si. C’est certain !

Ensuite, positionnez chacune de vos tâches sur la matrice en fonction des deux notes. Puis, organisez votre travail :

Ce qui est important mais peu urgent doit être planifié ! Sinon, vous ne le ferez jamais. Identifiez ces tâches et calez-les dans votre agenda.

Ce qui est important et urgent doit être traité tout de suite, c’est la priorité du moment.

Ce qui est urgent mais pas très important peut être délégué, ou bien programmé en fin de matinée, en début ou en fin d’après midi. Positionnez-les quand vous avez une baisse d’énergie : si ce n’est pas important, ça ne nécessitera pas toute votre attention. Vous pourrez les traiter entre deux choses importantes.

Enfin, ce qui n’est ni important ni urgent… bon, vous avez compris ! Effacez ! Oubliez. Ça se résoudra sans vous, ou bien tout le monde oubliera.

Et faites de cette pratique un vrai rituel d’organisation

Faites cet exercice chaque lundi pour organiser et prioriser les tâches de votre semaine. Puis chaque matin pour y insérer les demandes et les nouvelles tâches qui se glissent jour après jour dans votre vie.

Au début, tout vous paraîtra peut-être urgent et important. Mais persévérez ! Interrogez-vous, testez. Petit à petit, vous aller y voir clair dans votre nouvelle organisation. Vous allez retrouver du temps.

N’hésitez pas à partager cette bonne pratique avec votre équipe : cet outil est aussi génial pour organiser les tâches quotidiennes de votre collectif de travail.

Tiana a réalisé pour vous un visuel que vous pouvez télécharger ici : imprimez-le et affichez-le sur votre bureau ! Il vous aidera à résister à la tyrannie de l’urgence.

Cette période de re-confinement nous a pris de court, même si nous nous en doutions fortement. 

A la différence de la 1ère session printanière, maintenant, nous sommes plus préparés, plus équipés, il n’y a plus autant d’inconnus sur les repères à trouver, les stocks de provisions à réaliser. Pour autant, le moral est touché. Nous changeons de saison, nous changeons d’heure, nous changeons aussi de distanciation. Marre du changement… Tout cela impacte notre état d’esprit, notre humeur, notre entrain. 

Alors comment arriver à garder la flamme sans faire flamber la cheminée, comment garder la faim à l’estomac sans faire un ulcère, bref comment vivre sereinement ce confinement sans qu’il n’entrave notre motivation ? Motivation intrinsèque / extrinsèque, nous en avons déjà parlé ici donc, aujourd’hui, nous voulons revenir sur d’autres éléments liés à la motivation. Si vous connaissez nos approches, nous partageons souvent des outils, sans oublier pour autant de les relier à la posture. Et c’est ce que nous souhaitons aborder avec vous. 

Quelle(s) posture(s) adopter et quel(s) outils peuvent nous aider, nous-même et nos collaborateurs, pour rester motivés même en étant confinés? 

Pour aborder dans un premiers temps la posture, il est vraiment important de prendre du recul, de faire une pause, avec un bon café si vous le souhaitez mais surtout, respirer et se questionner sur notre raison d’être. Se poser pour identifier réellement et concrètement ce qui fait sens dans son quotidien, professionnel et personnel. 

La première étape de notre accompagnement pour devenir un manager-facilitateur en 6 mois consiste à identifier son “Pourquoi” selon Simon Sinek, mais aussi sa zone de génie, les éléments qui font que nous sommes en capacité de devenir un leader inspiré et inspirant. Cela semble des mots que nous lisons souvent dans les articles. 

Nous sous-estimons souvent l’effet qu’ils provoquent quand nous y accordons une vraie attention. Un membre de notre Cercle a perdu près de 25 kg suite à sa prise de conscience en suivant ce premier module. Un autre membre nous a dit avoir réorganisé aussi bien sa vie personnelle que professionnelle en quelques semaines et a de suite trouvé un alignement qu’il recherchait depuis des années. Ces électrochocs sont nécessaires pour retrouver du sens, embarquer sur un voilier et savoir vers quelle destination naviguer. 

Le sens, nous en parlons bien entendu aussi quand nous accompagnons des groupes dans leur démarche de Responsabilité Sociétale. L’écho et la pertinence de la RSE ou la RSO ont été démultipliés depuis des mois maintenant. 

En quoi initier une démarche de responsabilité sociétale peut-elle influer sur notre motivation? 

Tout simplement parce qu’elle permet en tout premier lieu de se questionner et de s’aligner sur les valeurs, les objectifs à atteindre pour un développement durable (économique certes mais aussi social, sociétal et environnemental). Cette démarche permet de cerner la contribution de chacun à une œuvre qui est plus grande que lui. Elle offre l’opportunité de renforcer des liens, d’identifier des enjeux et de les prioriser. Elle crée des projets qui, par définition, seront transversaux et favoriseront les connexions, les échanges, la montée en compétences, la valorisation des fameuses soft skills, la reconnaissance d’expertises ou de propositions constructives. 

Et elle aborde ainsi un point clé : la place de l’individu au sein d’un collectif. 

Parce que l’intelligence collective, c’est bien, c’est efficace, nous en sommes convaincues. Pour autant, elle perd tout son sens si elle ne considère pas l’individualité, l’individu dans un groupe. Aborder une équipe avec cette posture ouvre aussi la voie de la résilience, de l’accompagnement au changement. Un manager qui se questionne sur l’estime de soi et la confiance en soi de ses collaborateurs pour atteindre une performance globale est alors un vrai leader. 

Concrètement dans mon quotidien, cela se traduit comment? 

Pour nous, les 2  premiers outils incontournables pour veiller à la motivation sont “Le Un à Un” et la carte d’empathie. 

Le Un à Un offre un luxe à chacun de vos collaborateurs : de votre temps, de l’écoute, de la disponibilité, un échange authentique pour travailler en confiance, en qualité. Il se doit d’être régulier pour être efficace. Et si de prime abord, vous pouvez vous dire que vous n’avez pas suffisamment de temps, c’est parce que vous ne mesurez pas encore le temps qu’il va vous faire gagner, parce que vos collaborateurs seront rassurés d’avoir ces rendez-vous réguliers avec vous. Ils ne chercheront plus à vous interrompre à tout-va, entre 2 portes de votre salle Zoom… Essayez et racontez-nous… 

Le deuxième outil à transposer des méthodes de design thinking entre autres est la fameuse carte d’empathie. Pourquoi ? Tout  simplement parce qu’elle vous permet de vous mettre à la place de votre collaborateur, savoir ce qu’il entend, voit, perçoit… Elle vous invite à vivre une vraie posture d’écoute active pour que votre collaborateur se sente écouté, entendu, soutenu et aussi validé. 

Et vous, qu’avez-vous mis en place pour rester motivé.e tout en étant confiné.e ?