Le Forum Ouvert : libérer l’intelligence collective d’un grand groupe

Quand l’organisation s’auto-organise …

Le Forum Ouvert (Open Space Technology) est une méthode d’intelligence collective conçue dans les années 1980 par Harrison Owen.
Après avoir organisé de nombreuses conférences, il observa que les discussions les plus riches, les plus fécondes avaient lieu… pendant les pauses-café.
Il eut alors une idée simple et pourtant … révolutionnaire : créer un cadre où ces échanges libres seraient le cœur même de l’événement.

Ainsi est né le Forum Ouvert — un format où les participants créent eux-mêmes l’ordre du jour, choisissent les sujets, et s’auto-organisent pour réfléchir, débattre et décider ensemble.
L’objectif : faire émerger les idées, les solutions et les projets qui comptent vraiment, portés par la motivation intrinsèque de chacun.

“Les personnes présentes sont les bonnes personnes, et ce qui émerge est exactement ce qui devait émerger.”
— Harrison Owen

 

Quand utiliser un Forum Ouvert ?

Le Forum Ouvert est particulièrement utile lorsque :

• • le sujet est complexe, transversal, sans réponse toute faite ;

• • il faut mobiliser un grand groupe (de 20 à 500 personnes, voire plus) ;

• • on cherche à faire émerger des pistes concrètes d’action ou de transformation ;

• • les participants viennent de cultures, métiers ou fonctions différentes ;

• • on veut stimuler la créativité, la coopération et l’engagement.

 

Exemples d’usages :

• • Imaginer les axes d’un plan climat territorial ;

• • Co-construire une vision stratégique à 3 ans ;

• • Identifier les freins et leviers du changement culturel dans une organisation …

 

Le déroulé du Forum Ouvert, pas à pas

 

1. L’accueil et le cadrage

Le facilitateur ouvre le Forum en posant le thème central, le cadre, les règles et le déroulé. Tout doit être précisément expliqué pour permettre aux participants d’être les plus autonomes possible. L’équipe organisatrice peut afficher le cadre et les règles sur de grands paperboards dans l’espace central.
Exemple de thème :

 

• • « Comment notre service peut-il réduire de 40% ses déchets en 3 ans ? »,

• • « Comment transformer les pratiques managériale dans notre organisation pour plus de collaboratif »,

• • « Comment dynamiser notre territoire et développer l’économie culturelle locale »

• • …

 

2. Le marché aux sujets

Chaque participant peut proposer un sujet qui lui tient à cœur, en lien avec la grande thématique.
Il l’écrit sur une grande feuille, le présente brièvement au groupe, puis l’affiche sur un « mur des sujets, appelé aussi « Place du Marché ». Le groupe est ensuite invité à prioriser les sujets s’il y en a plus que de créneaux de travail disponibles. Les personnes dont les sujets ont été choisis deviennent les porteurs de sujet.

 

3. Planification des ateliers

Les facilitateurs répartissent les sujets sur un planning mural (avec les créneaux horaires et les espaces dédiés). Les porteurs de sujets s’installent dans les espaces qui leur sont attribués (ici, la signalétique est capitale pour rendre tous les déplacements les plus fluides possibles !)

Les participants choisissent ensuite librement où aller, selon leurs envies et compétences.

 

4. Ateliers auto-organisés

Chaque atelier est donc animé par son porteur du sujet. Il peut avoir l’aide d’un rapporteur pour la prise de notes sur les idées clés, les décisions et les pistes d’action.

Les sujets sont ainsi traités parallèlement, sur un temps pré-défini (autour d’une heure), c’est le premier tour.

Au bout de ce tour, le facilitateur indique que les porteurs des sujets du tour n°2 peuvent se positionner sur leurs créneaux et les participants s’installent sur les sujets qui les intéressent. Et ainsi de suite. A la fin de chaque tour, les facilitateurs collectent les éléments produits les affichent dans un espace central pour permettre à tous de prendre connaissance des travaux produits par les groupes.

 

5. Synthèse et restitution

Les productions sont rassemblées et partagées lors d’une séance plénière. L’idéal est de produire un compte rendu de la collecte d’idée le plus fidèle possible et de le transmettre rapidement à l’ensemble des participants.
Le groupe peut également continuer à travailler pour identifier des priorités ou des projets collectifs à poursuivre.

 

6. Clôture

Le facilitateur conclut en valorisant l’énergie collective, les apprentissages et les perspectives de suivi. Une célébration est bienvenue !

 

Les règles du Forum Ouvert

Le Forum Ouvert repose sur quatre principes et une loi :

Les quatre principes

1. 1. Les personnes présentes sont les bonnes personnes.
      La richesse vient de ceux qui ont choisi d’être là.
   2. Ce qui arrive est la seule chose qui pouvait arriver.
      Le réel a toujours une pertinence à écouter.
   3. Quand ça commence, c’est le bon moment.
      L’énergie créative ne suit pas l’horloge.
   4. Quand c’est fini, c’est fini.
      Si un groupe termine plus tôt ou veut prolonger, c’est parfait.

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La loi des deux pieds : liberté et responsabilité

“Si, à tout moment, vous n’apprenez rien ni ne contribuez à rien, servez-vous de vos deux pieds pour aller ailleurs.”

Cette règle simple incarne l’esprit du Forum Ouvert : chacun est libre de choisir où il veut être, et aussi responsable de son engagement.

Elle encourage deux types de participants :

• • Les papillons 🦋 : ils butinent de groupe en groupe, créent des liens, pollinisent les idées.

• • Les abeilles 🐝 : elles s’impliquent dans un atelier, produisent, co-créent.

Cette loi libère les énergies, évite l’ennui et fait circuler la créativité. Toutefois, elle demande une certaine maturité collective : savoir se déplacer et changer de sujet de travail sans nuire aux autres qui continuent leurs échanges, et agir avec intention, en co-responsabilité.

 

Les clés du succès de cet atelier ?

• • Un thème clair, mobilisateur et ouvert : ni trop vague, ni trop fermé.

• • Une confiance dans le groupe : l’intelligence collective ne s’impose pas, elle se cultive.

• • Des espaces bien identifiés : chaque atelier doit avoir un lieu et un horaire précis.

• • Une traçabilité des productions : fiches de synthèse, photos, ou outils numériques collaboratifs.

• • Un suivi post-Forum : plan d’action, comité de suivi, communication des résultats.

 

Quels points de vigilance pour réussir son Forum Ouvert ?

Un thème trop vague ou mal formulé peut vite faire partir les échanges dans tous les sens : on parle beaucoup, mais on avance peu.

La difficulté à lâcher prise est un autre écueil fréquent : certains participants, inquiets du flou ou du manque de contrôle, cherchent à “reprendre la main”, brisant parfois l’élan collectif.

Une logistique trop lourde — planning rigide, matériel envahissant, consignes trop précises — peut figer l’énergie au lieu de la soutenir.

Et si aucun suivi concret n’est prévu après le forum, les idées, aussi brillantes soient-elles, s’évaporent à la sortie de la salle.

Enfin, dans une organisation très hiérarchisée, la liberté offerte par le Forum Ouvert peut déstabiliser : tout le monde n’est pas prêt à exercer une autonomie aussi pleine et immédiate.

Pour réussir un Forum Ouvert, il faut oser faire confiance au processus et préparer le “après” aussi soigneusement que le “pendant”.

 

En résumé

Le Forum Ouvert est une méthode puissante de mobilisation collective fondée sur la liberté, la responsabilité et la confiance.
Elle permet de faire émerger des idées, des projets et des engagements que personne n’aurait pu imposer d’en haut.
C’est un outil de transformation culturelle autant qu’un espace de créativité partagée.