Rythmer ses journées avec de l’important non-urgent

Régulièrement, je me dis « Waouw ! Je n’ai pas touché terre de la journée… Mais pour autant, sur quels dossiers ai-je réellement avancé ?! ». Comment réussir à organiser ses journées pour ne plus se dire ça ?

Ça ne vous arrive jamais d’avoir ce sentiment désagréable, cette frustration de ne pas avoir pu travailler sur des sujets de fond, des dossiers importants? Et au contraire d’avoir été happé.e par le quotidien, les mails, les coups de fil, les demandes de dernière minute…

Mais qu’est-ce qui est important ?

Parmi toutes les demandes à traiter, les dossiers à gérer, comment définir l’importance ?

Selon le Larousse, l’importance est le degré de force, d’intensité, de valeur, d’intérêt, de quelque chose ou de quelqu’un… Bon… Ma définition ?

Ce qui est important, ce sont les actions qui permettent d’avancer sur un projet, de débloquer des situations, de faire des pas, d’être dans le mouvement, la progression : caler un rendez-vous de cadrage, prendre un temps de réflexion pour construire une proposition ajustée pour un client, faire des points d’étape avec ses collègues pour mieux avancer ensemble, produire du contenu pour notre communauté, préparer les formations…. Il y a donc aussi un critère fort de temporalité derrière ce qui est important, sans pour autant tomber dans l’urgence. Car impossible de tout rendre urgent. Sinon, c’est la course à l’urgence. L’engrenage. Et je ne suis pas une machine…

Et le plaisir dans tout ça ?

Effectivement, l’importance relève aussi de ce qui est source de plaisir, d’épanouissement, de satisfaction individuelle et collective. Ici, j’identifie ma zone de génie, ou ma zone de flow. Quelles sont les activités dans lesquelles je m’exprime pleinement, dans lesquelles je prends énormément de plaisir et qui sont productrices de grande valeur ? Qui m’apportent satisfaction ? Qui me font grandir ?

L’urgent est nécessaire pour ne pas reculer

Pour autant, je suis vite rattrapée par le quotidien. Les mails, les appels téléphoniques, les demandes pour hier, les rendez-vous impératifs de dernière minute, les changements de plannings… Et d’un certain point de vue, c’est aussi important de répondre, d’être disponible, réactif.

Alors, comment s’y prendre ? Comment améliorer sa propre organisation et trouver un équilibre efficient ?

Pour la gestion des mails, je vous livre ici une de mes pratiques mises en place depuis plus de 15 ans maintenant. C’est pour moi une règle immuable qui a transformé mes débuts de journée.

A l’époque, je travaillais comme chef de projets événementiels. Et pendant certaines périodes, je pouvais recevoir jusqu’à 400 mails par jour… Je vous passe le nombre de courriers reçus quand je partais quelques jours en congés… C’était donc la hantise d’ouvrir la boîte de réception. Je me rappelle même faire des paris avec mon collègue : celui qui en a le plus, l’autre lui offre un chocolat pour alléger sa peine…

Aujourd’hui, j’en reçois beaucoup moins car j’utilise d’autres outils que le mail. Mais, surtout, je continue à respecter cette bonne pratique :

Ne jamais commencer sa journée par lire ses mails

C’est une règle d’or. Toujours débuter ma journée de travail par une activité de fond, qui nécessite une concentration, un calme. Réserver entre 30 minutes et une heure pour avancer sur de l’important. Une fois que c’est fait, j’ai la satisfaction d’avoir réalisé du concret, d’être dans l’action « utile ». C’est la base, pour organiser ses journées de travail.

Du coup, ok, je peux ouvrir ma messagerie avec le sourire. J’accueille tout de suite plus sereinement les messages, les sollicitations, car je sais que j’ai déjà produit, j’ai déjà avancé. Je n’ai pas à repousser des éléments importants sous prétexte d’avoir un mail urgent à traiter. Car, dans les faits, répondre à 9h (ou 10h) au lieu de 8h à un mail, en quoi cela va-t-il être néfaste ?

Et cadeau, j’ai une autre très bonne astuce pour vous …

Récemment, j’ai découvert une nouvelle pratique. J’ai envoyé un mail à une de nos prestataires. Là, réponse automatique immédiate : « j’ai bien reçu votre mail. Je prends connaissance de mes messages 2 fois par semaine, le mercredi matin et le vendredi après-midi. Je pourrai donc vous apporter une réponse sur ces créneaux. »

J’ai trouvé ça excellent ! Très efficace d’un point de vue organisation personnelle !

J’ai voulu le tenter. Je n’ai pas encore osé. Je ne l’ai pas encore fait car mon agenda hebdomadaire n’est pas aussi linéaire, mes plages « libres » ne sont pas les mêmes d’une semaine à l’autre. Pour autant, je retiens bien l’idée d’adresser une réponse automatique comme par exemple : « Je ne suis pas tous les jours connectée à mes mails, je reviens vers vous d’ici 72h. » A creuser…

Seul l’important permet d’avancer

Là est le fond de la question. Comment consacrer un temps suffisant et satisfaisant chaque jour, pour réaliser des actions importantes à la fois pour soi, et pour les autres. Pour moi, c’est un défi, ça relève aussi d’une certaine forme de discipline.

Personnellement, j’ai besoin de faire du sport. Je nage, je cours, je pédale, je surfe. Pour moi, c’est une des clés de mon équilibre. Il m’arrive très régulièrement de dire « Non, je peux pas, j’ai piscine. » Cela fait très souvent sourire mais je n’y déroge pas dans 99,99% des cas. C’est important pour moi. Et si vous voulez que je me sente bien avec vous, j’ai besoin de faire des longueurs, de rire avec mes acolytes en maillot et de glisser sur quelques kilomètres. Donc je n’accepte aucune réunion sur ces créneaux. Je suis du coup capable de me jeter à l’eau à des heures très matinales pour certains et j’ai une énergie d’enfer pour le reste de la journée !

Certains vous parleront « Miracle Morning », qui repose sur le même principe : bloquer un temps matinal pour accomplir un rituel qui nous fait du bien. Même s’il faut bien noter que personne n’est obligé de se lever à 5h du matin pour passer une bonne journée 😉

D’autres utilisent aussi le fameux Diagramme d’Eisenhower. Pour tout savoir sur cet outil, retrouvez notre précédent article en cliquant ici.

Structurer son temps

Penser à soi pour être bien avec les autres et progresser positivement. C’est une organisation. De mon côté, j’aime bien le visualiser sur la semaine : répartir les actions importantes par lesquelles je vais commencer mes journées, caler donc mes séances de sport mais aussi les dossiers qui doivent progresser.

Karine, de son côté, pratique cette démarche au quotidien : clôturer chaque journée par ces deux questions: « Qu’ai-je réussi à faire d’utile et d’important aujourd’hui ? Et qu’est-il important que je fasse demain? ». Les réponses sont notées sur une feuille, laissée sur son bureau, pour initier la journée du lendemain avec déjà clairement posé ce qui est prioritaire. Et pour célébrer ce qui a été réussi !

Et vous, quelles sont vos bonnes pratiques pour sortir la tête du guidon ?