Le design d’un atelier collaboratif nécessite un gros travail en amont pour bien cadrer le besoin du commanditaire. C’est une évidence, mais pourtant réussir son cadrage, ce n’est pas toujours si facile.
Souvent le temps nous manque pour mener ce cadrage. Cette étape peut en effet demander des heures de travail. La tentation est alors grande de le bâcler pour passer directement au cœur de notre sujet, c’est-à-dire ce que nous allons faire concrètement pendant l’atelier.
Mais tout bon (manager) facilitateur qui se respecte doit savoir prendre ce temps. Parce que c’est à ce moment que nous allons pouvoir récupérer les informations qui nous permettront d’assurer la réussite de l’atelier, et donc de satisfaire le commanditaire, et l’équipe.
Rater son cadrage c’est prendre le risque du hors sujet…
Le principal écueil est de passer à côté du réel besoin, et de faire travailler une équipe « hors sujet ».
Par exemple l’objectif réel de notre commanditaire peut être différent de celui affiché lors de la première demande. Le cadrage est un vrai travail d’accouchement, ou plutôt de maïeutique, comme diraient les philosophes. C’est un travail de mise en forme des pensées confuses grâce au dialogue avec le client.
Prenons un cas concret : la demande « je voudrai un atelier de cohésion d’équipe pour motiver tout le monde » cache en réalité « je ne sais plus quoi faire pour les motiver dans ce contexte où le sens est difficile à trouver … »
Dans ce cas précis, si nous réussissons à avoir la bonne information, nous pourrons axer notre projet d’atelier autour de la recherche d’un sens commun, d’une raison d’être pour l’équipe. Nous passerons aussi par une première phase d’expression et de diagnostic de ce contexte difficile, pour libérer la parole. Si nous restons sur le sujet plus léger de la cohésion d’équipe, nous allons leur proposer des jeux coopératifs, travailler sur du team building, de la connaissance interpersonnelle, et … passer à côté du vrai problème.
Donc, pour réussir cette étape cruciale, voici quelques pistes à explorer de manière systématique lors de votre (ou vos) réunion(s) de cadrage.
Clarifier le contexte
Essayez d’en savoir plus sur l’histoire récente de l’organisation et de l’équipe concernée par votre intervention. Dans quel environnement évolue-t-elle ? Que s’est-il passé récemment comme évènement marquant ? Les gens sont-ils présents depuis longtemps ? Comment sont les relations entre eux ? Et avec leur direction ? Y-a-t il des changements en vue ? Lesquels, et comment sont-ils perçus ?
Bref : y-a-t il quelque chose que vous devez connaître et qui sera important pour assurer la réussite de l’atelier ?
Identifier le problème à l’origine de la demande
Si un atelier est organisé, il répond forcément à une question, à un problème qui doit être résolu. Ce problème peut être avéré, ou bien à venir. Il est aussi intéressant d’évaluer l’importance du problème et son impact sur le groupe. Avoir cette information permettra d’anticiper un éventuel état de stress dans l’équipe que vous allez rencontrer.
Déterminer l’objectif précis recherché
L’atelier doit viser un objectif plus ou moins mesurable. Que cherche-on à atteindre pour résoudre le problème ?
Nous aimons utiliser l’acronyme SMART pour cadrer les objectifs : Spécifiques (précis, clairs), Mesurables (donc évaluables), Acceptables (pour que tous y adhèrent), Réalistes (donc atteignables) et Temporellement cadrés.
Formaliser le livrable attendu
Il faut préciser le livrable attendu. Nous posons toujours la question à nos commanditaires : à la fin de l’atelier, si vous repartez avec un sac bien rempli, qu’y a t il dedans comme résultat concret ?
Le livrable peut prendre la forme d’un plan d’action, d’une liste de nouvelles idées, d’une solution pour surmonter une difficulté. Il peut aussi être moins palpable comme : des participants rassurés, des coéquipiers qui se connaissent mieux, ou des gens bien informés.
Mieux connaître les personnes concernées
Il est important de bien identifier les 3 niveaux suivants :
Le commanditaire : qui est la personne à l’origine de la commande ? Quelle sera son implication ? Sera-t-il ou elle présent.e ?
Le sponsor: qui est celui qui va porter la commande tout le long du projet ?
Les participants : qui sont ceux qui participeront à l’atelier ?
Au-delà de les identifier, comprendre la mécanique des relations entre tous est un plus. Nous cherchons toujours à prendre la température d’une équipe avec laquelle nous nous apprêtons à passer du temps en atelier.
Prévoir la logistique nécessaire
Pour construire un atelier, il ne suffit pas de mettre en place une déroulé de séquences de travail, il faut aussi anticiper tout l’aspect matériel. Où se passera l’atelier ? A quelle heure la salle sera-t-elle disponible? A-t-on des murs pour travailler avec du management visuel ? Qui s’occupe du café ? Du repas de midi ? Qui fournit les post-it, le paper-board ?
La liste est longue et il vaut mieux ne rien oublier pour assurer un super confort le jour J.
Rien de pire que d’arriver sur un lieu d’atelier et de devoir gérer en panique les aléas logistiques …
Connaître les contraintes du groupe ou du lieu
Certains arrivent-ils de loin ? Le lieu est-il accessible en transport en commun ? Ont-ils des contraintes d’horaire pour la fin ? Y-a-t il des personnes à mobilité réduite ou d’autres formes de handicap ?
Cherchez ici tous les invariants avec lesquels vous devrez composer pour écrire votre déroulé.
En résumé, vous l’avez compris, cette phase de cadrage est une véritable enquête. Vous devrez parfois poser des questions qui surprendront vos interlocuteurs. Parfois ils ne voudront pas vous répondre … C’est mauvais signe ! Méfiez-vous des commandes qui comportent trop de zones de flou.
Pour aller plus loin, nous avons enregistré un live sur le sujet avec des retours d’expérience, des outils et des idées pour réussir votre cadrage : c’est par ici : le défi du cadrage.
PS : vous aurez reconnu bien sûr entre les lignes de cet article notre outil préféré pour le cadrage : le CQQCOQP 😉 !
